主な機能
まずは、印刷セキュリティの主な機能を2つご紹介します。
機能1 個人認証による印刷制限
印刷セキュリティは、自社にある印刷機のセキュリティを強化します。個人情報の書かれているリストを印刷できなくしたり、人が印刷した印刷物を持ち出すことができないようにしたりするものです。
具体的な機能として、個人認証による印刷制限などの印刷環境の整備ができます。
ここで、質問ですが、今、自社の印刷機の環境はどうなっていますか？自分のパソコンから印刷物の出力ができるために、放置印刷が発生していたり、自分の印刷物を他人が勝手に持ち出せるようになっていたりしませんか？また、他人になりすまして、印刷することが可能になっていませんか？
もし、このような状況にあると、印刷物から情報漏えいが起こる可能性があります。印刷セキュリティツールを使うことで、ぜひとも回避したい状況です。印刷セキュリティツールを導入すると、印刷する際に印刷機の前でICカードなどを利用した個人認証をしなければ、印刷できなくなるなどのセキュリティ機能を提供します。
それにより、他人の印刷物を勝手に印刷することができなくなるので、なりすまし印刷の危険がなくなります。また、印刷機の前までいかないと印刷できないことにより、自席のパソコンで印刷物の出力ができなくなるので、放置印刷や他人の印刷物を持ち出すといった危険もほとんどなくなります。
ちなみにICカードは、製品によっては社員証と兼用させることができたり、中には交通系ICカードと一体化できるものもあります。
機能2 ログの蓄積
印刷セキュリティでは、印刷環境に加えて、印刷内容の統制もできます。
印刷セキュリティは、印刷のログを蓄積します。“だれが”“いつ”“何を”“何部”印刷したのか、すべてログを蓄積し、追跡可能にします。すべての印刷物を監視することで、印刷セキュリティは、情報漏えいに関わる個人情報の印刷の抑止力として働き、悪意を持った人が、紙媒体での個人情報印刷をためらうようにします。
さらに情報漏えい者が、重要書類を印刷した後で元ファイルを削除し、何を印刷したのかをわからないようにすることに対しても、印刷イメージを保存・復元できるようにすることで、抑止します。
また、ログ蓄積は、セキュリティ強化だけではなく、コスト削減にもつながります。一般的に印刷物の10～20％くらいが、“ミス印刷”“とりあえず印刷”とも言われます。ログ蓄積をすると、社員一人一人の印刷状況を確認できるので、余計な印刷をしないように徹底できます。
付随機能
印刷セキュリティは、単体でもセキュリティ向上につながります。しかし、さらにセキュリティを強化するため、あるいは利便性を上げるために付随機能がついていることがあります。自社の状況によっては、こういった付随機能を利用したいという場合もあるでしょう。具体的には以下の4つです。
付随機能１ マイナンバー管理
マイナンバー制の導入により、企業の持つ個人情報の価値は増しています。マイナンバーは印刷されて持ちだされると、社員の不利益に直結します。
そこで、マイナンバーデータを印刷できないようにする印刷セキュリティツールが登場しています。マイナンバーデータが印刷されそうになると、マイナンバーの数字やデータを読みこむことで、印刷機が、印刷物がマイナンバーであることを察知し、管理者にメールを送られるとともに、印刷を禁止します。
また、製品によってはクレジット番号も同様に、印刷機が察知し、印刷されることがないように管理者へのメールと、印刷の禁止を行います。
付随機能2 PDF、WordといったOfficeソフトの印刷禁止
重要書類がPDF形式で保存されていることは多いでしょう。印刷セキュリティによっては、PDFの印刷を禁止してしまうものもあります。また、管理者だけが印刷できるように設定を変えられるものもあります。
付随機能3 印刷物の複製防止機能
印刷物の複製を防止できる機能もあります。印刷物の背景に画像破壊と呼ばれるグレーの地紋を印字することにより、対象の印刷物がコピー・スキャナされると、コピー文書・スキャナ文書がグレー一色になり、読めないようにします。証書・証明書を印刷するときなどに、役立つでしょう。
付随機能4 マルチベンダー対応
自社内に複数ベンダーの印刷機があることがあります。印刷セキュリティを導入する際に、印刷機を1つのベンダーに統一するための費用が、大きくかかると考える人もいるかと思います。しかし、マルチベンダー対応の印刷セキュリティ製品もあります。自社に複数ベンダーの印刷機がある際には、マルチベンダー対応の製品も検討してみてください。
まとめ
情報漏えいは、印刷物をつい放置してしまったなどの些細なミスから生じてしまうことがあります。そのような人為的ミスをなくすことは、中々難しいでしょう。些細なミスに足をすくわれないように、印刷セキュリティツールでセキュリティのサポートや、社員のセキュリティ意識を高める、といった対応をぜひ実施してみましょう。
