生産管理で属人化が発生するのはなぜ？解消方法や事例を解説！

生産管理で属人化が発生する理由

生産管理で属人化が発生するのは、人力で業務を行っているからです。エクセルや紙を用いて、「生産計画の立案・労務費の計算」や「指示書や報告書の作成」といった業務を、膨大な時間をかけて行います。個人の裁量によって進められることも多く、各業務をどのような意図で行ったかが分かりません。

さらに、基幹システムで管理しているところでも、機能不足で属人化が発生することもあります。たとえば数十年前の基幹システムは、工程の可視化やデータの共有機能などが不十分で、属人化の解消にはつながりません。したがって、旧態依然として古い基幹システムを利用している企業ほど、属人化が発生しやすくなります。

生産管理で属人化を解消する方法

生産管理における属人化を解消するには、どのようにすればよいのでしょうか。

マニュアルや仕組みの作成

生産管理は、必要な知識や技量が多く、属人化が発生しがちです。特に生産計画の立案や部署間のスケジュール調整など、個人の裁量で成果が決まりやすい業務は、マニュアルを作成して定型化しましょう。誰でも同じように作業ができるので、品質が一定となり、属人化の解消につながります。

口頭や阿吽の呼吸などの曖昧な意思表示では、業務内容を正確に伝えることはできません。

マニュアルを作成した後は、訓練制度を実施しましょう。指定した社員に対して、顧客への訪問や電話対応などを任せ、それをサポートしてください。こうして業務権限を委譲しましょう。

Webデータベースの導入

Webデータベースは、データの検索・参照・登録・更新、テーブルの作成などを、インターネット上で行えるシステムです。インターネットにさえ繋がっていれば、世界中どこからでもデータベース内の情報にアクセスできます。

属人化の解消には、必要な情報を全員で共有するための、業務内容・データの可視化が不可欠です。

そして、それを可能にするのがWebデータベースです。Webデータベースなら、膨大なエクセルデータや手順書・ノウハウなどを、システム上で共有できます。検索機能を利用すれば、複数のデータから新しい情報を得ることも可能です。また業務内容の手順や注意点も透明化するため、作業ミスのチェックにも応用できます。

これらの機能を有効活用すれば、誰もが同じクオリティの業務を行えるでしょう。

生産スケジューラの導入

生産スケジューラは、現場で工程管理を行えるシステムです。計画の精度に優れ、分・秒単位でスケジュールを管理できます。細かな工程管理が可能なため、経営層より現場で使われることが多いです。以下のようなメリットがあります。

• ■ノウハウを共有し、属人化を解消できる
• ■製造現場が可視化され、現場の状況に合わせた日程調整ができる
• ■社員のスキルに応じて、作業の割り振りができる
• ■在庫を一元管理でき、細かな生産調整が実現する

生産管理で属人化を解消するポイント

生産管理の業務改善は広範囲に渡ります。大規模な改善を進めると、製造工程の中枢に不具合が生じ、工程全体に大きな影響が出る可能性があります。

そのため、１～２週間で改善が完了する範囲で始めましょう。生産管理における属人化解消のコツをつかんだ後は、少しずつ適用範囲を広げていくと良いです。最初のうちは劇的な変化は見られませんが、小さな改善効果を感じることが大切です。

改善後は、PDCAサイクルを回すことも忘れてはいけません。「計画」「実行」「評価」「改善」を繰り返し、属人化を効率的に解消しましょう。PDCAを回すことを怠り途中で放置すると、ゆくゆくは大きなトラブルに発展する可能性があります。業務を改善し続ける姿勢を忘れないようにしてください。

生産管理の属人化を解消した事例

A社は、注文数の急激な増減やキャンセル、製品の制約条件などが複雑に絡み合う状況でした。そして、これらの生産管理を一手に担うベテラン社員の負担は非常に大きかったです。

そこで生産管理システムを導入したところ、現場の状況が可視化され、誰でも簡単に生産計画を立案できるようになりました。さらに、生産計画立案作業や注文数の増減・キャンセルなどの業務時間も大幅に短縮されたそうです。

B社では多品種・少量生産を行っていました。そのため、商品のパターンが増えるたびに原材料の種類・量の管理が複雑化していました。当時はエクセルで管理しており、入力間違いや計算ミスなどが多数発生していたそうです。

生産管理システムの導入後は、生産や在庫データの共有が可能となり、ミスも減りました。

生産管理における属人化を解消し、業務を円滑化！

生産管理で属人化が発生するのは、人力で業務を行っているためです。エクセルや古いシステムで情報を管理することで、業務負担が大きくなり、入力ミスや計算間違いが発生します。

属人化を解消するには、下記の導入がおすすめです。

• ■マニュアルの作成と仕組み化
• ■Webデータベース
• ■生産スケジューラ

生産管理における属人化を解消し、業務を円滑化しましょう。