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プロジェクトを成功に導く!プロジェクト管理ツールとは?

2021年05月13日 最終更新
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プロジェクトを成功に導く!プロジェクト管理ツールとは?

独自のプロダクトやサービスを創造するために、複数の個人や企業など組織が参画して実施する「プロジェクト」。明確な期限が設定され、有期的に行われることが特徴となっています。

組織や個人のそれぞれが短期的に実行するタスクを積みあげ、目指す成果を挙げるためには、その実行を監視し、間違いを是正する管理者が必要となるのです。プロジェクト成功に欠かせない、プロジェクト管理ツールについて、どのような目的で何を管理するのか、正しく理解しましょう。

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プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトに関わるリソースを管理できるシステムです。タスクの進捗管理はもちろん、スタッフ間のコミュニケーション補助や、データ共有、コスト管理などをトータルに行うことができます。

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「立ち上げ」から「終結」まで、プロジェクトの流れを可視化

プロジェクト管理ツールを利用すると、エクセルなどの管理では難しかった、プロジェクトの流れを「見える化」することができます。

プロジェクトに欠かせない「PDCAサイクル」

通常、プロジェクトには「立ち上げ」から報告書などを提出する「終結」までの間に、以下の4つのアクションがあります。

  • ●Plan(計画):設定したゴールに向かって、具体的な工数を算出し個々のタスクを決定
  • ●Do(実行):計画に従ってタスクを実施
  • ●Check(確認):タスクが計画に従った内容と納期で実行されているかを確認
  • ●Act(是正):確認することによって浮き彫りにされた問題を解決

この4つのアクションはPDCAサイクルと呼ばれ、プロジェクト遂行のために欠かせないものとされています。プロジェクト管理ツールを導入することで、このPDCAサイクルを可視化することができ、より効率的にタスクの実行とその進捗を管理することができます。

エクセルではできなかった部分を見える化

プロジェクトをエクセルで管理することのデメリットは、計画の変更時の対応が難しく、プロジェクトの過程が不透明になりやすいことです。

プロジェクト管理ツールではタスクごとの収支を瞬時に可視化し、その継続や方向性についてスピーディーな経営判断を下すことが可能となります。また、スタッフ間でタスクに関わるデータを共有することで業務を効率化することもできるのです。

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プロジェクトのQCD向上に働く、プロジェクト管理ツール

さて、成功するプロジェクトに欠かせない要素として、以下の3つが挙げられます。

  • ■Quality(品質)
  • ■Cost(コスト)
  • ■Delivery(納期)

これらの三要素(QCD)を管理し、向上させることが、顧客満足に繋がる成果の創造には不可欠と言えるでしょう。このことは「プロジェクト管理」の概念が導入される前から、従来の製造業などの分野でも盛んに言われてきました。

また、QCD向上のための知識や方法をまとめたPMBOKという参考書のようなものがあります。プロジェクト管理ツールにはこの基準に対応した製品も増えてきており、より良い成果をだすサポートをしてくれます。

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プロジェクト管理ツールの機能

しかし、インターネットの発展が急速に進むIT分野では、このQCDを守りながらプロジェクトを進めることはとても難しくなっているという現状があります。プロジェクト管理とは、こうした現状を打破するために生まれたツールなのです。

進捗状況を可視化するガントチャート

プロジェクト管理ツールで、プロジェクトに関わるタスクとその流れを視覚化したガントチャートを作成、共有することで、プロジェクト管理者やメンバーはそれぞれのタスクの「開始/終了時期」や「タスクの流れ」「担当者」「進捗状況」を瞬時に把握することができます。これは納期の管理に大きな成果を挙げることでしょう。

全メンバーをリアルタイムで把握するタスク管理

プロジェクト管理ツールでは、それぞれのメンバーについて、「誰が」「何を」しているのかをリアルタイムで共有することができます。どのメンバーに現在空きがあるのかをひと目で確認できるため、労働力を無駄にすることなく効率的にタスクを割り当てることができ、納期の短縮やコストダウンに繋がるのです。

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プロジェクト管理ツールでプロジェクトを成功に導く!

品質の向上には、タスクに関わる意見交換ができるフォーラム機能や、製作ガイドラインをまとめる機能などが有効です。プロジェクト管理ツールは、さまざまな機能でプロジェクトの品質、コスト、納期を向上させることができるのです。

プロジェクトの効率化とその成果の向上に欠かせないプロジェクト管理ツール。プロジェクトの流れを可視化し、さまざまな機能でその成功を後押ししてくれるプロジェクト管理ツールは、より高い成果を目指すなら、ぜひ導入を検討したい心強いツールなのです。

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株式会社クラウドワークス
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クラウド型工数管理・プロジェクト管理ツールクラウドログ
簡単な工数入力やレポート作成・プロジェクト管理などの機能によりシンプルな工数管理を可能にし、プロジェクトの損益を可視化します。
Asana Japan株式会社
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4.1
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仕事の管理(ワークマネジメント)で本物の働き方改革をすばやく実現Asana
日々の業務から、プロジェクト、目標、全体のミッションまで、企業のすべての仕事を管理します。無駄な仕事のための仕事をなくし、生産性が高く強いチーム組織にすばやく変革します。
リックソフト株式会社
リックソフト株式会社
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4
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3,000以上のアプリが存在!拡張性抜群Jira Software(ジラ ソフトウェア)
Jira Software は、Bitbucket、GitHub などの開発ツールと連携可能で、多くの開発チームに支持されており、アジャイルを実現するプロジェクト管理ツールです。
株式会社ギャプライズ
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monday.com
チームが連携して日々の仕事を計画、実行、追跡するワークスペース! 時間を節約し、プロセスとプロジェクトを合理化しすべての稼働状況を把握できる最適なワークフローです。
サイフォーマ株式会社
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世界20か国、30万人以上のご利用実績と30年の経験が詰まった Sciforma 7.1
Sciformaは、お客様独自のプロセスと管理手法に応じてカスタマイズ可能な プロジェクト管理ツールです。 より使いやすく高度な財務分析、キャパシティ計画、リスク管理、コスト管理を提供します。
株式会社ビーブレイクシステムズ
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3.1
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プロジェクトごとの予実管理に特化したシステムMA-EYES
企業の全業務を統合的サポート! プロジェクト管理をメインにしたプロジェクト型企業向けMA-EYESシステムです。
リックソフト株式会社
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4.2
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「誰が、何を、いつまでに」の可視化で生産性UPTrello(トレロ)
世界中で数百万人ものユーザーが利用中!タスクをカード(かんばん方式)で視覚的に管理。誰でも簡単に利用できる操作性のため、初めてタスク管理ツールを導入する企業にもおすすめです。
株式会社アイル
株式会社アイル
☆☆☆☆☆
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【導入実績5000社超!】プロジェクト管理システム「アラジンオフィス」
【対象地域:関東・関西・東海】プロジェクト管理に必要な原価管理、案件管理、収支管理といった機能をしっかりと網羅。お客様のご要望によって必要な機能をカスタマイズすることも可能です。
株式会社オロ
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Web/広告/開発/コンサル業のためのプロジェクト収支管理「Reforma PSA」
初期費用0円、月額30,000円から使える低価格クラウドERP。 販売・購買管理から工数・経費管理まで一元化! あらゆるデータを案件に紐づけて管理することで、正確な案件別収支を”見える化”します。
株式会社オロ
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プロジェクト別の工数・原価・損益を可視化クラウドERP ZAC
プロジェクト型ビジネスに特化したクラウドERP。プロジェクト別の損益管理を販売・勤怠・経費管理、ワークフロー、管理会計などの機能により実現するパッケージシステム。段階導入も可能。
株式会社ワークスアプリケーションズ
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プロジェクト管理サービスHUE Project Board
チームや組織、外部ユーザーとのコラボレーションによる業務効率化をサポートする法人向けオンラインシェア型プロジェクト進捗管理サービスです。
freee株式会社
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freee
工数入力を簡単に! プロジェクトの収支を素早く正確に見える化するプロジェクト管理ツールです。
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