プロジェクト成功のためのプロジェクト管理とは？

プロジェクト管理とは？

独自のプロダクトやサービスを創造するために、複数の個人や企業など組織が参画して実施する「プロジェクト」。明確な期限が設定され、有期的に行われることが特徴となっています。組織や個人のそれぞれが短期的に実行するタスクを積みあげ、目指す成果を挙げるためには、その実行を監視し、間違いを是正する管理者が必要となるのです。

こうした管理者を助け、プロジェクトを成功に導くのがプロジェクト管理ツールです。タスクの進捗管理はもちろん、スタッフ間のコミュニケーション補助や、データ共有、コスト管理などをトータルに行えるシステムです。

「立ち上げ」から「終結」まで、プロジェクトの流れを可視化

通常、プロジェクトには「立ち上げ」から報告書などを提出する「終結」までの間に、以下の4つのアクションがあります。

• Plan（計画）：設定したゴールに向かって、具体的な工数を算出し個々のタスクを決定
• Do（実行）：計画に従ってタスクを実施
• Check（確認）：タスクが計画に従った内容と納期で実行されているかを確認
• Act（是正）：確認することによって浮き彫りにされた問題を解決

この4つのアクションはPDCAサイクルと呼ばれ、プロジェクト遂行のために欠かせないものとされています。プロジェクト管理ツールを導入することで、このPDCAサイクルを可視化することができ、より効率的にタスクの実行とその進捗を管理することができます。

例えば、プロジェクト管理ツールではタスクごとの収支を瞬時に可視化し、その継続や方向性についてスピーディーな経営判断を下すことが可能となります。また、スタッフ間でタスクに関わるデータを共有することで業務を効率化することもできるのです。

プロジェクトのQCD向上に働く、プロジェクト管理

さて、成功するプロジェクトに欠かせない要素として、以下の3つが挙げられます。

• Quality（品質）
• Cost（コスト）
• Delivery（納期）

これらの三要素（QCD）を管理し、向上させることが、顧客満足に繋がる成果の創造には不可欠と言えるでしょう。このことは「プロジェクト管理」の概念が導入される前から、従来の製造業などの分野でも盛んに言われてきました。

しかし、インターネットの発展が急速に進むIT分野では、このQCDを守りながらプロジェクトを進めることはとても難しくなっているという現状があります。プロジェクト管理とは、こうした現状を打破するために生まれたツールなのです。

進捗状況を可視化するガントチャート

プロジェクト管理ツールで、プロジェクトに関わるタスクとその流れを視覚化したガントチャートを作成、共有することで、プロジェクト管理者やメンバーはそれぞれのタスクの「開始／終了時期」や「タスクの流れ」「担当者」「進捗状況」を瞬時に把握することができます。これは納期の管理に大きな成果を挙げることでしょう。

全メンバーをリアルタイムで把握するタスク管理

プロジェクト管理ツールでは、それぞれのメンバーについて、「誰が」「何を」しているのかをリアルタイムで共有することができます。どのメンバーに現在空きがあるのかをひと目で確認できるため、労働力を無駄にすることなく効率的にタスクを割り当てることができ、納期の短縮やコストダウンに繋がるのです。

品質の向上には、タスクに関わる意見交換ができるフォーラム機能や、製作ガイドラインをまとめる機能などが有効です。プロジェクト管理ツールは、さまざまな機能でプロジェクトの品質、コスト、納期を向上させることができるのです。

まとめ

プロジェクトの効率化とその成果の向上に欠かせないプロジェクト管理ツール。プロジェクトの流れを可視化し、さまざまな機能でその成功を後押ししてくれるプロジェクト管理ツールは、より高い成果を目指すなら、ぜひ導入を検討したい心強いツールなのです。