プロジェクトを成功に導く！プロジェクト管理ツールとは？

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトに関わるリソースを管理できるシステムです。タスクの進捗管理はもちろん、スタッフ間のコミュニケーション補助や、データ共有、コスト管理などをトータルに行うことができます。

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「立ち上げ」から「終結」まで、プロジェクトの流れを可視化

プロジェクト管理ツールを利用すると、エクセルなどの管理では難しかった、プロジェクトの流れを「見える化」することができます。

プロジェクトに欠かせない「PDCAサイクル」

通常、プロジェクトには「立ち上げ」から報告書などを提出する「終結」までの間に、以下の4つのアクションがあります。

• ●Plan（計画）：設定したゴールに向かって、具体的な工数を算出し個々のタスクを決定
• ●Do（実行）：計画に従ってタスクを実施
• ●Check（確認）：タスクが計画に従った内容と納期で実行されているかを確認
• ●Act（是正）：確認することによって浮き彫りにされた問題を解決

この4つのアクションはPDCAサイクルと呼ばれ、プロジェクト遂行のために欠かせないものとされています。プロジェクト管理ツールを導入することで、このPDCAサイクルを可視化することができ、より効率的にタスクの実行とその進捗を管理することができます。

エクセルではできなかった部分を見える化

プロジェクトをエクセルで管理することのデメリットは、計画の変更時の対応が難しく、プロジェクトの過程が不透明になりやすいことです。

プロジェクト管理ツールではタスクごとの収支を瞬時に可視化し、その継続や方向性についてスピーディーな経営判断を下すことが可能となります。また、スタッフ間でタスクに関わるデータを共有することで業務を効率化することもできるのです。

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プロジェクトのQCD向上に働く、プロジェクト管理ツール

さて、成功するプロジェクトに欠かせない要素として、以下の3つが挙げられます。

• ■Quality（品質）
• ■Cost（コスト）
• ■Delivery（納期）

これらの三要素（QCD）を管理し、向上させることが、顧客満足に繋がる成果の創造には不可欠と言えるでしょう。このことは「プロジェクト管理」の概念が導入される前から、従来の製造業などの分野でも盛んに言われてきました。

また、QCD向上のための知識や方法をまとめたPMBOKという参考書のようなものがあります。プロジェクト管理ツールにはこの基準に対応した製品も増えてきており、より良い成果をだすサポートをしてくれます。

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プロジェクト管理ツールの機能

しかし、インターネットの発展が急速に進むIT分野では、このQCDを守りながらプロジェクトを進めることはとても難しくなっているという現状があります。プロジェクト管理とは、こうした現状を打破するために生まれたツールなのです。

進捗状況を可視化するガントチャート

プロジェクト管理ツールで、プロジェクトに関わるタスクとその流れを視覚化したガントチャートを作成、共有することで、プロジェクト管理者やメンバーはそれぞれのタスクの「開始／終了時期」や「タスクの流れ」「担当者」「進捗状況」を瞬時に把握することができます。これは納期の管理に大きな成果を挙げることでしょう。

全メンバーをリアルタイムで把握するタスク管理

プロジェクト管理ツールでは、それぞれのメンバーについて、「誰が」「何を」しているのかをリアルタイムで共有することができます。どのメンバーに現在空きがあるのかをひと目で確認できるため、労働力を無駄にすることなく効率的にタスクを割り当てることができ、納期の短縮やコストダウンに繋がるのです。

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プロジェクト管理ツールでプロジェクトを成功に導く！

品質の向上には、タスクに関わる意見交換ができるフォーラム機能や、製作ガイドラインをまとめる機能などが有効です。プロジェクト管理ツールは、さまざまな機能でプロジェクトの品質、コスト、納期を向上させることができるのです。

プロジェクトの効率化とその成果の向上に欠かせないプロジェクト管理ツール。プロジェクトの流れを可視化し、さまざまな機能でその成功を後押ししてくれるプロジェクト管理ツールは、より高い成果を目指すなら、ぜひ導入を検討したい心強いツールなのです。