プロジェクト管理でおこる課題とツール導入のメリット

プロジェクトマネージャを悩ませる5つの課題

プロジェクトマネージャは常に、プロジェクト管理に関わる課題に立ち向かわなければなりません。特に下記5つの課題は、プロジェクトのQCDに直結するので無視できません。

• ●メンバーや社内外のステークホルダーへの対応に追われ、スケジュール調整ができない
• ●プロジェクト進行中に発生している費用を、正確に把握できない
• ●作業の質や個人の能力に合わせた、適切なメンバーの確保と配置を行うことができない
• ●タスクの指示が徹底されておらず、宙に浮いてしまっている作業が多数発生している
• ●プロジェクト進行中の収集情報が散逸し、必要とする情報をすばやく入手できない

そして、こうしたプロジェクトマネージャの抱える重大な課題の解決に貢献するのがプロジェクト管理ツールです。

プロジェクト管理ツールを導入するメリット

プロジェクト管理ツールは、想定したQCDをクリアしプロジェクトを成功へと導く上で大きなメリットとなる機能を有しています。

1. スケジュールを柔軟に調整できる

Excelで作成したWBSなどと比べて、プロジェクト管理ツールでは容易かつ柔軟にスケジュールを調整することができます。最近では、Webブラウザ上で動作するクラウド型のプロジェクト管理ツールも登場。UIの柔軟性も増したため、タブレットなどのタッチ操作でより直感的にスケジュール調整をできるようになりました。

2. 費用を正確に把握できる

原材料費や人件費といったコストを記録することができるため、ツール上でプロジェクトの損益状況を把握することが可能です。また現時点でのコストだけではなく、プロジェクト終結までに発生するコストも予測し損益予測を行うことのできるプロジェクト管理ツールも存在します。

3. メンバーの最適配置を実現できる

プロジェクトメンバーの実務経験や保有スキルといったデータを閲覧できる製品も存在します。こうしたツールでは、各メンバーの適性に合わせた人材配置を実現できます。また各タスクの作業時間を記録できるツールもあり、特定のメンバーに過大な負担のかかることを防ぐことに役立っています。

4. タスクの抜け漏れを防ぐことができる

プロジェクト管理ツールでは、細分化したタスクを各メンバーへと割り振ることができます。また多くのツールでは、タスクの割り振りを行った時点で該当するメンバーに対してメールなどで自動的に通知が行われます。そのため、確実にタスクを割り振ることができタスク漏れが起こりません。

5. プロジェクトに関する情報を一元管理できる

プロジェクト管理ツールでは、各種情報を一元管理することで情報の散逸を防ぐことができます。そのため、必要な情報を迅速に検索できるようになり、また情報を抜け漏れなく一元管理することで今後のプロジェクトの成功確率を向上させることもできます。

プロジェクト進行中に蓄積された情報はそのプロジェクトだけではなく、今後のプロジェクトにおいても大きな糧となるからです。

プロジェクト管理ツールはプロマネの心強い味方

プロジェクトが成功するか否かは、舵取り役であるプロジェクトマネージャのパフォーマンスにかかっています。そして、プロジェクトマネージャが最大限の能力を発揮するには不要な業務負担を排除し冷静に業務を遂行できる環境を整えることが重要です。

そのためには、プロジェクト管理ツールを利用しプロジェクトマネジメント業務にかかわる課題の解決を図ることが欠かせないのです。

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