購買管理システム導入後に取り組むべき5つのこと

購買管理システムの導入効果を高める５つのステップ

導入ステップ１．システム上で購買データを分析し調達先を見直す

購買管理システムでは、サプライヤーへの発注などを行えるだけではなく過去の発注データを保存することもできます。そして、蓄積されたデータをさまざまな条件で分析することも可能です。

過去の購買データを活用して分析をしたい場合、購買管理システムの導入後にこれまでの購買管理データを移行する必要があります。例えば、長期的にみて高コストのサプライヤーはどこか、納品までの所要時間が長いサプライヤーはどこか、など自社にとってマイナスとなる要素のあるサプライヤーを抽出して契約を見直す、などが可能になります。

導入ステップ２．調達先ごとに購買用途を検討する

調達する物品や資材によっては、同種の品目であっても複数のサプライヤーから調達を行っている場合もあるでしょう。そのような場合には、サプライヤーごとに調達を行うべき条件をあらかじめ区分しておくと良いです。

たとえば「価格は高いが納期が速いA社は、緊急時の調達先」「低価格だが納品期間の長いB社は、通常時の調達先」といった具合です。こうした条件をシステム上に登録しておくことで、購買担当者がかわった場合であってもあらゆる状況で最適なサプライヤーを迅速に選択できるようになります。

導入ステップ３．調達先ごとに発注書のフォーマットを作成する

購買管理システムでは、記載項目やレイアウトなどをカスタマイズして発注書のフォーマットを作成することも可能です。そのため見積管理システムの導入後には、初期段階でサプライヤーごとの見積書のフォーマットを作成しましょう。

導入ステップ４．購買に関するルールを決定・周知する

購買管理システムを利用する上では、できる限り多くの作業をシステム上で自動的に行うことによって購買管理にかかわる労務コストを削減することができます。そしてシステム上での自動化を実現するには、物品ごとの購買承認の必要性と承認権者、一括購入時の上限数量、調達先、他部門との折衝の必要性など購買に関するルールを決定する必要があります。

そのため、購買管理システムの導入に際しては購買時のルールとなる購買ポリシーを策定し社内で周知しましょう。そして、策定した購買ポリシーをシステムの設定へと反映しできる限り多くの作業を自動化することが重要です。

導入ステップ５．調達先と連携しEDI化する

購買管理システムを活用する場合には、サプライヤーとの間でEDI（電子データ交換）を活用すると一層の業務効率化を実現できます。紙伝票を利用していた場合と比べて、EDIを活用すると購買管理に関わる帳票作成業務などの作業時間を大きく短縮できるからです。そのため、購買管理システムの導入後にはEDIによるサプライヤーとの連携を実現することも検討すべきです。

内部統制のため購買業務の透明化にもつながる５ステップ

購買管理システムの導入効果を最大化するための５つのステップを紹介しました。

• ステップ１．調達先の見直し
• ステップ２．調達先の用途検討
• ステップ３．発注書フォーマットの作成
• ステップ４．購買ポリシーの作成
• ステップ５．調達先とのEDI化

以上の5つのステップに取り組むことで購買管理システム導入による効果をより大きなものとすることができます。必要な資材や部品、材料の調達などの購買業務は収益に直結する重要な業務です。事業上、重要な業務を効率化することがシステム導入の目的です。

ここで紹介した導入ステップに取り組むことで、より多くの情報をシステム上に集約できるため、属人的になりがちな購買業務を特定の購買担当者から切り離すことができます。内部統制の視点からも不正防止のため、購買業務全体の透明化にもつながる購買管理システム導入後の5ステップの取り組みをぜひ実践してください。