購買管理システム導入の７つのメリット！選定ポイントも解説

購買管理システムとは

購買管理システムとは、購買活動を自動で最適化し、効率的に購買管理を行うためのシステムです。

必要な材料の調達を「最適なタイミング」で「必要な量」だけ「低価格かつ安定的」に行えるよう、購買活動を管理します。

システム導入により、調達から管理を自動で行えるようになるため、業務効率UPと経費削減につながるでしょう。

なお購買管理を行う方式には大きく以下の２つがあります。

■集中購買方式

集中購買方式は、必要な購買活動を全社で統一して一括で行う方式です。高額な資材などを発注することに適した方式であり、取引先との金額交渉が有利に進みやすいでしょう。また、購買において発生する手続きや事務作業を削減できるのもポイントです。

分散購買方式

分散購買方式は、それぞれの会社や部署で必要な購買活動を行う方式です。低額な原材料を発注することに適した方式であり、自分都合で購入ができ、さらに緊急時の発注にも適しています。定期的な発注により取引先と良好な関係を築けるでしょう。

なお、以下記事では「購買管理システム」の機能について解説しています。具体的な機能を知ることで、導入メリットも自ずと見えてくるでしょう。

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購買管理システムの７つの導入メリット

購買管理システムを活用した際にどんなメリットがあるのかを紹介します。

導入メリット１．調達先・購買履歴の「見える化」

部署ごと、拠点ごとに仕入や購買・調達を行う体制を敷いている企業では、誤発注による過剰在庫、欠品発生への対応の遅れ、消耗品の購入時期の誤りが発生しやすくなります。結果として、部署の事務量が増加するほか経営状態にまで悪影響を及ぼすおそれがあるでしょう。

購買管理システムは、物品ごとの購買先企業が一覧表示されます。それぞれの物品の前回購入時期、単価、個数等がわかるため、適切な時期、ロットによる調達が行えます。また、部署からの購買申請、承認作業も可能なため、社内の「モノ」の流れを一元的に把握できるでしょう。

導入メリット２．本部一括でのコストコントロール

部署ごとの購買を事後的に確認する体制の場合、購買の非効率性を発見しにくくなります。例えば「複数の部署で重複して同種の物品調達を行っている」「割高となるサプライヤーとの取引が放置されている」といったケースです。

購買管理システムを導入することで、このような問題をすぐに発見できるでしょう。部署別の購買が財務的に悪影響を及ぼしている場合、発注先を集約することで効率化、まとめ買いによる値引き交渉も可能となります。また、見積の取得・比較をシステム上で行えば、最適な購買先・購入条件を事前に検討できるでしょう。

導入メリット３．発注業務の大幅な削減

企業が購買を行う際は、メールやFAX、ECサイトのフォーム入力など、自社あるいは相手先が用意する様式に則り、発注の事務作業を行います。この作業は、発注先が複数になると煩雑なものになり、事務量の増加が避けられません。また、手作業による書類の作成では、人的ミスも起こりやすくなります。

購買管理システムでは、発注の際の書式をサプライヤーにあわせてカスタマイズでき、発注書の作成もシステム上で行えます。取引先と購買データを共有することで、作業がさらに簡略化され、システム上の入力操作のみでの発注が可能です

導入メリット４．サプライチェーン構築による業務改善

メリット2のコストコントロールに関連し、購買戦略を立てるサプライチェーンマネジメントの体制構築にも、購買管理システムが大きな力を発揮してくれます。

製造業など、調達からリリースまでにリードタイムがあり、サプライチェーンの構築が企業業績を大きく影響する業種や卸売・小売のように、倉庫などの拠点の在庫量を考慮しながら、購買量を調整しなければならない業種では、購買管理システムによって、適正な購買戦略を立てるメリットが大きくなります。

業種にあわせて生産管理システムや販売管理システムと連携させ、サプライチェーン全体を統合することでこれらのメリットをさらに得やすくなるでしょう。各拠点・部署に滞留する在庫量の把握や欠品リスクを考慮した安全在庫量などを全社的に検討し、部門ごとの部分最適化からサプライチェーン全体の最適化を図ることは重要です。

導入メリット５．購買実績記録で取引が有利にできる

購買活動を行うとき、購買実績がなければ物品を適正価格で購入できない場合があります。会社の経費を最適化するためには、適正価格で物品を仕入れなくてはいけません。

購買管理システムはこれまでの購入実績を記録してあるので、見積作成依頼を出した際に参考にするとよいでしょう。

導入メリット６．注文書・支払い書を電子化して管理できる

購買を行う際は非常に多くの書類が、自社と取引先・社内でも行き交います。購入依頼書や見積書、契約書、注文表、納品書などどれも購買取引の上で必須かつ保存しておく必要のある書類です。

従来のように紙での管理の場合、紛失リスクや管理に場所をとってしまうというデメリットがあります。しかしシステムを利用することでシステム上にデータを電子化して保存が可能です。電子化により社内のペーパーレス化にもつながるでしょう。

導入メリット７．人的要因によるミス（ヒューマンエラー）防止

購買管理では、取引において発生するデータを正確に残しておく必要があります。どの工程でも、多くの情報が発生するうえ、同時に数多くの取引を行う場合も少なくありません。数値データを人的に管理しようとすると、どうしてもミスが起きてしまいます。

購買管理システムでは、システムが自動で数字を記録するため、人的ミスを防ぎます。ミスによる損失を回避するという点でも、購買管理システムは導入メリットが大きいでしょう。

以下リンクでは、過去30日間でユーザーから問い合わせの多かった購買管理システムをランキング形式で紹介しています。

導入効果を最大化する５つのステップ

購買管理システムを導入した場合、システムの効果を最大化するためには、以下の5つのステップを意識しておく必要があります。

導入ステップ１．システム上で購買データを分析し調達先を見直す

購買管理システムでは、仕入れ先への発注を行えるだけでなく、過去の発注データを保存し、閲覧することもできます。そして、蓄積されたデータをさまざまな条件に沿って分析することもできます。

過去の購買データを活用して分析をしたい場合、購買管理システムの導入後にこれまでの購買管理データを移行する必要があります。

導入ステップ２．調達先ごとに購買用途を検討する

調達する物品や資材によっては、同種の品目であっても複数の供給先から調達を行っている場合もあります。そのような場合には、供給先ごとに調達を行うべき条件をあらかじめ区分しておきましょう。

例えば「価格は高いが納品が早いA社は、緊急時の調達先」「低価格だが納品期間の長いB社は、通常時の調達先」といった具合です。こうした条件をシステム上に登録しておくことで、購買担当者が変わった場合であってもあらゆる状況で最適な供給先を迅速に選択できるようになります。

導入ステップ３．調達先ごとに発注書のフォーマットを作成する

購買管理システムでは、記載項目やレイアウトなどをカスタマイズして発注書のフォーマットを作成することも可能です。そのため見積管理システムの導入後には、初期段階で仕入れ先ごとの見積書のフォーマットを作成しましょう。

導入ステップ４．購買に関するルールを決定・周知する

購買管理システムを利用する上では、できる限り多くの作業をシステム上で自動的に行うことによって購買管理にかかわる労務コストを削減することができます。

そしてシステム上での自動化を実現するには、物品ごとの購買承認の必要性と承認権者、一括購入時の上限数量、調達先、他部門との折衝の必要性など購買に関するルールを決定する必要があります。

購買管理システムの導入に際しては、購買時のルールとなる購買ポリシーを策定し社内で周知しましょう。策定した購買ポリシーをシステムの設定へと反映し、できる限り多くの作業を自動化することが重要です。

導入ステップ５．調達先と連携しEDI化する

購買管理システムを活用する場合には、仕入れ先との間でEDI（電子データ交換）を活用すると一層の業務効率化を実現できます。紙伝票を利用していた場合と比べて、EDIを活用すると購買管理に関わる帳票作成業務などの作業時間を大きく短縮できるからです。そのため、購買管理システムの導入後にはEDIによる仕入れ先との連携をも検討すべきです。

購買管理システムの選び方

購買管理システムの選定ポイントは大きくわけて３つあります。

業務・業種に合った機能を搭載しているか

購買管理システムには、利用する業種・業務によってさまざまな製品があります。仕入れ・販売がメインの卸売・流通業であれば、在庫管理や販売管理に特化したシステムが適しているでしょう。製造業であれば、生産計画に基づいた計画発注ができ、生産と調達がスムーズに連携できるシステムがおすすめです。製品選びに失敗しないためにも、自社業務の特質に合わせた選択を行いましょう。

既存システムとの連携が可能か

業務の効率化を図るためにも、既存システムとの連携は大きなポイントです。自社で使用している受注管理システムや販売管理システム、会計システムとの連携は欠かせません。なお、多くの購買管理システムではシステム連携に対応していますが、連携方式や対応実績は製品によって異なるため、細かく確認するようにしましょう。

ベンダーのサポート体制が十分か

製品のサポート体制はベンダーによって異なります。メール・チャットサポート以外に電話サポートにも対応しているかは重要なポイントです。特に新しいシステムを導入したばかりの時期は想定外のトラブルが起きやすいため、サポートが充実した製品を選ぶとよいでしょう。またサポート範囲や窓口の受付時間帯についても必ず確認して、製品選びを行いましょう。

購買管理システムで業務を効率化しよう

購買・調達は、事業全体のコストの中でも非常に大きな要因を占めます。そのため購買情報をシステムによって一元管理することは、多くのメリットがあります。

自社に合った購買管理システムを活用して、経費利用の最適化を図りましょう。

以下の記事では、最新の購買管理システムを比較しています。製品選びにぜひお役立てください。

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