購買管理システム活用のメリットとは？集中購買や分散購買の２つの方式も紹介

知っておくべき購買管理の基本

購買管理は企業活動において重要な業務の１つです。購買管理をいかに効率的に行えるかで、経営状況が一変します。ここでは効率的な購買管理を行うために知っておくべき基本を紹介します。

購買管理とは

購買管理とは、企業の購買活動のプロセスを効率的にするために管理することを指します。例えば、必要な材料の調達を「最適なタイミング」で「必要な量だけ」「質の良いものを」「低価格で」「安定的に」行うことのできるようにプロセスを構築・管理します。

購買管理の2つの方式

購買管理を行う方式には大きく以下の２つがあります。

集中購買方式

集中購買方式は、必要な購買活動を全社で統一して一括で行う方式です。高額な資材などを発注することに適した方式であり、取引先との金額交渉が有利に進みやすいです。また、購買において発生する手続きや事務作業を削減することができます。

分散購買方式

分散購買方式は、それぞれの会社や部署で必要な購買活動を行う方式です。低額な原材料を発注することに適した方式であり、自分都合で購入ができ、さらに緊急時の発注も間に合う可能性があります。また、定期的な発注により取引先と良好な関係を築くことができます。

購買管理システムとは

購買管理システムとは、購買活動を自動で最適化するためのシステムです。先で述べました、必要な材料の調達を「最適なタイミング」で「必要な量だけ」「質の良いものを」「低価格で」「安定的に」を自動で行うことを可能とします。システムを活用しないと目算で行わなければならずとても非効率となります。システムを導入することで、業務効率UPと経費削減に繋がります。

購買管理システムの４つの導入メリット

購買管理システムを活用した際にどんなメリットがあるのかを紹介します。

導入メリット１．調達先・購買履歴の「見える化」

部署ごと、拠点ごとに、バラバラに仕入や購買・調達を行う体制を敷いている場合、誤発注による過剰在庫、欠品の発生への対応の遅れ、消耗品の購入時期の誤り、部署の事務量増加などが発生し、経営状態へ悪影響を及ぼす原因となります。

購買管理システムは、物品ごとの購買先企業が一覧表示され、それぞれの物品の前回購入時期、単価、個数等がわかるため、適切な時期、ロットによる調達を行うことができます。また、部署からの購買申請、承認作業を行うこともできるため、社内の「モノ」の流れを一元的に把握することができます。

導入メリット２．本部一括でのコストコントロール

部署ごとの購買を事後的に確認する体制の場合、購買の非効率性を発見しにくくなります。たとえば、複数の部署で重複して同種の物品調達を行っている、特定の物品の購入において、割高となるサプライヤーとの取引が放置されているといったケースです。

購買管理システムを導入することで、このような問題をすぐに発見することができます。部署別の購買が財務的に悪影響を及ぼしている場合、発注先を集約することによる効率化、まとめ買いによる値引き交渉も可能となります。また、見積の取得・比較をシステム上で行えば、最適な購買先、購入条件を事前に検討することができます。

導入メリット３．発注業務の大幅な削減

企業が購買を行う際は、メールやFAX、ECサイトのフォーム入力など、自社あるいは相手先が用意する様式に則り、発注の事務作業を行います。この作業は、発注先が複数になると煩雑なものになり、事務量の増加が避けられません。また、手作業による書類の作成では、人的ミスも起こりやすくなります。

購買管理システムでは、発注の際の書式を、サプライヤーに合わせてカスタマイズでき、発注書の作成もシステム上で行うことができます。取引先と購買データを共有することで、この作業はさらに簡略化され、システム上の入力操作のみでの発注が可能となります。

導入メリット４．サプライチェーン構築による業務改善

メリット2のコストコントロールに関連し、企業の仕入や調達から販売までのプロセス全体を見ながら、購買戦略を立てるサプライチェーンマネジメントの体制構築を行う際も、購買管理システムが大きな力を発揮してくれます。

製造業など、調達からリリースまでにリードタイムがあり、サプライチェーンの構築が企業業績を大きく影響する業種、また卸売・小売のように、倉庫などの拠点の在庫量を考慮しながら、購買量を調整しなければならない業種では、購買管理システムによって、適正な購買戦略を立てやすくなるメリットが大きくなります。

このメリットは、業種に合わせて生産管理システムや販売管理システムと連携させ、サプライチェーン全体を統合することでさらに得やすくなります。、各拠点・部署に滞留する在庫量の把握、また、欠品リスクを考慮した安全在庫量などを全社的に検討するなど、部門ごとの部分最適化からサプライチェーン全体の最適化が重要なのです。

まとめ

事業全体のコストの中で、大きなファクターである購買・調達情報を購買管理システムによって一元化する体制を築くことには、以上のようなメリットがあります。業務プロセスを合理化し、財務状況を改善するための第一歩として検討すべき業務システムのひとつであるといえるでしょう。