見積管理システムとは？どんなメリットがある？わかりやすく解説

見積管理とは？

見積管理とは、見積書の作成から発行に至る各業務を管理することです。受注率を上げるために、以下の４つの項目の管理が効果的です。

見積書作成

金額や納品日、取引条件など、顧客と認識のズレが生じないよう、正確に記載しなければなりません。また、顧客ごとのテンプレートや値引き率を管理します。

承認フロー

見積業務のスピードに影響を与える承認フローは、適正に管理されるべきです。承認に時間がかかるようでは、受注を逃すおそれもあるでしょう。

適正価格

原価を考慮した正確な価格提示が大切です。原価割れするような値引きは経営に影響を与えてしまいます。逆に提示金額が大きすぎては受注が期待できません。

ナレッジの共有

見積書作成のポイントや提出時のタイミングといった受注を勝ち取るノウハウやテクニックを共有します。これらの業務が属人化されてしまって、適切な管理を欠くようでは、受注率のアップは見込めないでしょう。

見積管理システムとは？

見積管理システムは、見積管理を効率化する機能を搭載しています。代表的な機能は以下の３つです。

見積書作成

様々な顧客や商品に合わせたテンプレートを登録し、案件に応じたテンプレートを使用できます。見積書を作成後、メールを顧客へ送信できる機能を持つシステムもあります。

承認フロー

承認フローを電子化して業務を最適化。外出先でも申請や承認業務が行えます。

他システム連携

原価管理システムなどとの連携により、リアルタイムな原価情報を把握できます。また基幹システムとの連携も可能です。

クラウドやフリーなど、見積管理システムの提供形態はさまざまです。自社の見積管理に合う提供形態の活用をおすすめします。

見積管理システムを利用するメリット

見積管理システムには見積業務を効率化し、受注率アップが期待できる４つのメリットがあります。それぞれどのようなメリットなのか見ていきましょう。

見積書を作成する業務を効率化できる

従来の見積書はエクセルで作成されるものがほとんどでした。しかし、顧客や商品に合わせて見積書のテンプレートを変えるとなると、エクセルでは管理が大変です。適切なテンプレートを探し出すだけでも時間がかかってしまうでしょう。

見積管理システムは、顧客や商品ごとのテンプレートをデータベースで管理します。さらに値引き率も管理できるため、顧客に応じた的確な見積書の作成が可能です。過去の見積りはデータとして蓄積され、類似案件発生時に活かせます。

承認フローのスピードアップが実現する

見積書提出のタイミングを左右するのは、承認フローの早さです。上司が不在がちで承認フローが滞るようでは受注を逃すおそれもあるでしょう。見積管理システムでは、承認フローの最適化が図れます。

見積書を電子化すれば、システム上で文書を共有し、承認作業を行えます。担当者が上司のもとに出向いたり書面を回したりする時間が要りません。また上司は外出先でも承認業務を行え、申請者は社外から見積書のアップが可能です。いつでもどこでも申請・承認が行え、迅速な承認業務が実現します。

原価をもとにした価格を提示できる

見積書で適正価格を提示しないと利益は見込めず、状況によっては原価割れで赤字が発生する事態にもなりかねません。適正価格の割出しには、原価計算が必須です。

見積管理システムと原価管理システムを連携すれば、タイムリーな原価計算を反映した価格提示が実現します。システムによっては人件費など、工程ごとの原価情報を管理できるものもあります。

これにより、原価を勘案した適正価格を顧客に提示できるようになり、赤字につながるリスクが軽減できます。

いつでもどこでも見積書を作成できる

クラウド対応の見積管理システムであれば、商談の場で見積りを作成し提示できます。外出先からデータベースにアクセスできるため、移動中など空き時間を利用した見積書の作成も可能です。顧客からの依頼に迅速に応える見積提示は、競合他社との差別化につながるでしょう。

見積管理システムを活用して業務を効率化しよう！

見積管理は見積業務の各工程を管理する業務です。見積管理による迅速な承認フローや適正価格の提示、またノウハウの蓄積が受注率のアップにつながります。見積管理システムは見積管理を促進し、見積業務の効率化を実現します。主なメリットは以下のとおりです。

• ■見積書作成の効率化
• ■承認フローの最適化
• ■適正価格の算出
• ■社外で見積書の作成可能

見積管理システムのメリットを活かし、効果的な見積管理を行いましょう。