見積管理システム５つの選定ポイントをご紹介！

選定ポイント１　オンプレミス型・クラウド型の選択

見積管理システムの選定を行う場合、まずオンプレミス型と、最近低価格化が著しく、普及が急速に伸びているクラウド型の選択からはじめるとよいでしょう。

オンプレミス型見積管理システムの特徴

オンプレミス型は、初期費用はかかりますが、ランニングコストは低めです。また、社内のネットワークのみでシステムが完結するためセキュリティにも強みがあります。既存のオンプレミス型の業務ソフト等と同ベンダーのものを選ぶことも広く行われています。

クラウド型見積管理システムの特徴

クラウド型のメリットとしては、見積の数値入力等の場所を選ばないことがあります。拠点の多い企業、営業社員によるモバイル機器からのアクセスが多い企業は、企業規模や業態、利用料・保守費用などのコストを勘案しながら、クラウド型を検討したいところです。

企業によっては両方の形態を提供していたり、ある程度基本機能を搭載したパッケージ製品を提供している場合もあるので、自社に適した形態を導入してください。

選定ポイント２　業種特有の見積作成機能

見積を発行する業種は多岐にわたり、業種ごとに見積管理に必要とされるものは異なります。建設、建築等、価格設定に影響する工程が多層化し、積算が必要となる業務や、顧客のランク別に詳細に値引き率を設定している業種等、見積に個別性が強く、類似案件が探しにくい業種では作成の難易度が増し、作成技術が属人化する傾向があります。

価格設定のための詳細な設定が必要である業種で見積管理システムの選定を行う場合、まず過去に作成した見積を類型化し、価格を決定する各項目を特定、導入を検討するシステムに詳細な入力項目があるか、カスタマイズできるか否かをチェックする必要があります。また、過去の見積から類似案件を見つけ出す機能も重視して選びます。

見積管理システムの基本的な機能が気になる方は、以下の記事をご覧ください。

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選定ポイント３　営業管理システムとの連携

見積管理は、営業活動と並行して行われるという特徴があります。そこで大きな成果を発揮するのが営業情報の一元管理システムであるSFAとの連携です。SFAで管理される営業先企業、営業の進捗、成約状況と、見積一つ一つの内容を同時に知ることができれば、見込み顧客への訴求力を高めるための価格設定に役立つ情報が集約できます。

既存のSFAシステムがある場合、見積管理システム導入の際、導入システムとの連携状況を検討することは必須となります。また、見積管理システムとSFAシステムの同時導入を行うことで、大幅な業務改善が期待できます。そのため、営業とも連携をとって導入する製品を検討しましょう。

選定ポイント４　財務情報システムとの連携

営業管理とともに、見積と関連が深いシステムに、会計・財務システムがあります。会計ソフトで作成した財務諸表、また管理会計・原価計算ソフトで作成した原価情報にもとづき、見積の内容が財務、粗利にどのように影響しているのかを知ることができます。

財務情報との連携の際に必要となるのが、タイムリーな情報の取り込みです。たとえば、決算前に在庫を減らすために値引きを行いたい、原材料の価格変動による原価高騰に対応した見積を作成したい、といった場合、これらの情報が素早く連携される見積管理システムを選定する必要があります。

選定ポイント５　サポート体制・セキュリティ対策

システムを提供しているサポートの充実度も確認しましょう。使い方がわからなかったり、なかなかうまく運用にのっていない場合頼りになるのは提供企業のサポートになります。

さらに、その提供企業のセキュリティへの力の入れ具合によって使用するシステムのセキュリティ強度が異なってくるので、しっかりとしたセキュリティ対策を行っているか、自社のセキュリティポリシーに反していないかを確認しましょう。万が一見積などの情報が流出してしまえば、加害者ではないにしても企業の信用を失いかねません。

価格や機能だけではなく提供企業のサポートサービスやセキュリティ対策にも目を向けましょう。

必要な要件を洗い出して自社に最適な見積管理システムを！

見積管理で実現が期待できるのは、見積作成の効率化だけではありません。システム導入により、見積それ自体の位置づけの変革がもたらされます。見積が低価格競争に打ち勝つだけではなく、業務改善のためのツールであるとの認識をもとに、システムを選定していくことが成功のカギとなるといえるでしょう。

まず、しっかりどんな課題があって、システムを活用してどんな改善が行いたいのか。また、その改善に必要な機能は何なのかをしっかり明確化し、見積管理システムの導入を進めていきましょう。