「4ステップで見積管理システムの導入効果を高めよう」IT製品の比較・資料請求サイトは「ITトレンド」

見積管理システム導入後の４つのステップ

ステップ1　見積書のフォーマットを設定する

まずは見積管理システム上で、それぞれの顧客に合わせた見積書のフォーマットを作成・登録しましょう。最近の見積管理システムでは、記載する項目数、表記方法、レイアウトなどを柔軟にカスタマイズした上でフォーマットを作成できるものが多くなっています。そのため、これまで利用していた見積書に沿った形のフォーマットを作成できます。

一方で見積管理システムでは、Excelで作成した見積書には無かった機能やデザインなどを活用することもできます。そのため、システム導入を契機として見積書のフォーマットをより利用価値の高いものへと一新するという選択肢もあります。

ステップ2　過去データを登録し分析を行う

見積管理システムの中には、システム上に登録されている過去のデータをもとにして成約率の高い（あるいは低い）見積もりのパターンを分析できる機能を有したものも存在します。

このような分析機能が搭載された見積管理システムを導入した場合には、ぜひこれまでの見積情報を導入後すぐにシステム上へと登録して分析を行ってください。過去の見積実績をシステム上で客観的に分析することで、システム導入後すぐに見積に対する成約率の向上に向けた具体的な施策の検討を開始することができるからです。

ステップ3　タブレットなどでも利用できるようにする

クラウド型のシステムをはじめ、最近ではPCのみならずスマートフォンやタブレットといったモバイル端末でも利用できる見積管理システムも登場しています。

タブレットなどで見積を作成したり承認を依頼したりできることは、成約率の向上につながります。顧客のニーズに沿っており、かつ机上の空論ではなく管理職などからの承認を得た信頼に足る見積もりを素早く提示できることは顧客にとって非常に大きなメリットとなるからです。特に複数の競合他社が見積もりを提示しているような状況においては、なおさら見積提示までの所要時間が成約に影響を与えます。

そのため、システム導入により見積提示までの所要時間を短縮し成約率を向上させるにはタブレットなどでも利用できるように導入初期段階で設定を行うことが重要です。

ステップ4　他のシステムと連携させる

見積管理システムは、基幹システムと連携させることで社内における業務全体を効率化できる可能性が高いです。たとえば会計システムと連携させれば、見積書に記載された金額をそのまま会計システムへと反映できるため入力の手間を省くことができます。同様に、在庫管理システムなどと連携させることでも入力作業の時間短縮などの業務効率化を期待できます。

さらにメールシステムと連携させることで、見積書の承認依頼を行った場合にその旨を電子メールでも通知できる場合もあります。こうした通知機能の利用は、見積書提示のスピード化につながるためシステム導入初期の段階で設定しておくことをおすすめします。

4ステップで導入効果を確実なものに

今回ご紹介した通り見積管理システムの導入後には、「見積書フォーマットの設定」、「過去データの分析」、「モバイル端末の利用設定」、「他システムとの連携設定」という4つのステップに取り組むことが重要となります。そしてこの4ステップに取り組むことで、見積管理システムの導入効果をさらに高めることができるはずです。