見積管理システムの種類とは？特徴を押さえて導入しよう

見積管理システムには販売管理や仕入・在庫管理などの機能がついているもの、モバイルデバイスに対応しているもの、マイナンバーや消費税等の将来の制度改正に対応しているものなど、さまざまなタイプの見積管理システムが存在します。それぞれのシステムの特徴を3種類にわけてご紹介します。

種類１：販売管理や仕入・在庫管理などの機能があるタイプ

見積書の作成・受発注処理・商品の出荷・請求書発行・売掛金の管理など、販売管理や仕入・在庫管理といった受注から納品まで、全ての業務に対応した高性能見積管理ソフトが注目されています。

これらの製品は、導入企業の業種や管理体系に合わせた最適なシステム構築にカスタマイズすることが可能です。企業毎のビジネスシーンを想定し、適応させていくことで、自社オリジナルの使いやすい設計にしていくことができるのです。

また、予めスケジュールをパターン登録することで、定期的な物品販売や定期的に発生する契約等の売上計上処理が可能なシステムも存在し、入力の手間さえ省いてくれます。

このタイプは、多種多様な商品の販売、多くの取引先を抱える大企業向けの見積管理システムです。高性能な分、導入コストが高いことがネックになりますが、案件が多岐にわたるほど、業務効率化の余地も大きくなります。

モバイルデバイスに対応することで、パソコンがあるオフィスにいなくても、見積書の作成が可能な見積管理システムです。

このタイプの1番のメリットは「顧客対応の迅速化」という点でしょう。見積書作成から、承認・発行・保管・分析まですべて電子化したWEBアプリケーションを全社で共有でき、なおかつモバイルデバイスで管理が可能な為、担当者がいなくても、スムーズにお客様へ対応することが可能です。

さらに、この手のタイプのシステムは営業活動の強化に特化しており、SFAと連動することで見積書の履歴を自動で残すことが可能なものもあります。主にモバイルデバイスを扱い営業を行う企業にマッチした見積管理システムといえます。

将来にわたる制度改正に対応した見積管理システムも注目されています。

まずは、国策ともいえるマイナンバー制度の導入に対応しているという点です。法人番号は、今後、様々な利用用途が検討されています。法令に従ったシステムの対応を随時行い、更新していくことで、最新のデータを見積管理システムに関連付けることが可能になります。

次に、消費税等の税率変更に対応しているという点です。最新のデータを読み込むことで、「日付」に応じて自動で現在の消費税率を計算してくれます。これにより、今後税率が10%に上昇したときも、業務に遅れが生じることなく、スムーズに新税率に移行することが可能です。

法改正や、税改正時に備えたシステムであれば、長く効率的にシステムと付き合っていけるでしょう。

見積管理システムを特徴うごとに分けてご紹介しましたが、取引先企業数・案件数はどれくらいあるのか、外出先からも見積作成が必要なのかなどの洗い出しができると、自社に合った見積管理システムがみつけられるでしょう。

見積管理システムの選定ポイントが気になる方は、以下の記事をご覧ください。

2019.11.28

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