賃貸管理ソフトの必要性とは？エクセルと比較したメリットを解説！

賃貸管理ソフトの必要性

管理戸数が少ないうちはExcelで管理できますが、管理戸数が増えたら賃貸管理ソフトが必要になるでしょう。その理由は２つあります。

１つめは、Excelはデータベース機能を搭載しておらず、大量のデータを管理できないからです。管理する情報量が多いと動作が重くなり、業務に支障をきたします。最悪の場合、ファイル破損によりデータ紛失の事態を招きます。

２つめは、Excelはデータ共有に向かないからです。事業部ごとにファイルを管理している場合は、すべてを統括してマスターファイルを作成しないとデータ共有ができません。

賃貸管理ソフトなら、大量のデータを一元管理でき、データ共有がしやすくなります。したがって、事業規模を拡大するなら賃貸管理ソフトの導入を検討しましょう。

賃貸管理ソフトを導入するメリット

賃貸管理ソフトを導入することで、具体的にどんなメリットが得られるのでしょうか。Excelで管理するケースと比較しながら、メリットを６つに分けて紹介しましょう。

業務の手間が省ける

Excelでの管理は企業独自の書式や入力ルールがあるため、使いこなすにはそれなりの期間が必要です。また、家賃の消し込みやオーナーへの報告作業は、Excelでは効率化できません。

賃貸管理ソフトなら、書式が統一され、必要な項目に数字や名前を入力するだけで書類作成が可能です。そのため、業務負荷を軽減できます。万が一、操作方法がわからなくてもオペレーターによる操作サポートがあるため、教育工数がかかりません。

さらに、家賃の消し込みやオーナーへの報告作業は自動化されるため、業務の効率化が見込めます。

人的ミスが削減できる

賃貸管理にExcelを利用していると、操作ミスによってシート内の数式や関数を削除してしまう可能性もあります。

周囲にExcelスキルをもつ従業員がいなければ、その業務は滞ってしまうことでしょう。さらに、管理戸数の増加により、従業員に業務負担がかかるとミスを起こしやすくなります。

賃貸管理ソフトは、管理業務を一元化し、作業の効率化が可能です。そのため、人的ミスは減っていくでしょう。万が一、操作ミスをしてデータの一部を消失しても、バックアップされているため、業務に支障をきたすことはないでしょう。

職員の能力に頼らずに業務を進められる

Excelの活用には知識やスキルが必要なため、スキル次第で業務量に個人差が生じてしまいます。また、管理業務のすべてをExcelで管理している場合、スキルを持った従業員が不在になったときのリスク対策をしなければなりません。

賃貸管理ソフトは、フォームに入力するだけで誰でも簡単に操作できます。経験の浅い従業員でも書類作成が可能になるでしょう。従業員のスキルに依存することなく使えるため、業務の標準化と属人化の防止が実現します。

情報共有が容易になる

Excelでは情報共有がしにくく、他の従業員がファイルを編集しているとそのファイルを開けません。お客様から問い合わせが入っても、ファイルを開けなければスムーズな対応ができないでしょう。

賃貸管理ソフトは複数人による同時ログインができ、リアルタイムな情報共有が可能です。また、クラウドサービスの場合は、ネット環境さえあればスマートフォンからでも賃貸管理ソフトにアクセスできます。

どこにいても社内の情報が共有されるため、外出時にお客様からの問い合わせを受けても問題なく業務を進められるでしょう。

セキュリティ向上が図れる

賃貸管理業務では、個人情報や契約情報などの機密情報を扱うため、情報管理に細心の注意が必要です。しかし、Excelでの管理は誰でも閲覧や操作ができ、情報の持ち出しやデータ書き換えの不正が起こりやすい環境だといえるでしょう。

賃貸管理ソフトは、ログインや閲覧履歴を管理したり、アクセス制限を実装したソフトがほとんどで、情報の改ざんや持ち出しといったセキュリティリスクを大きく減らせます。ですから、賃貸管理ソフトを導入することで自然とセキュリティ対策が可能になるのです。

Excelが有効である賃貸管理業務とは

起業して間もない企業や、管理戸数が少なく紙ベースで賃貸管理業務を行っている場合にExcelでの管理が有効です。インターネット上には、Excelを加工したフリーソフトが多数アップされています。Excelは賃貸管理ソフトよりもコストがかからず、簡単に導入できるでしょう。

また、誰でも手軽に使えるのがExcelの強みです。難しい関数は知らなくても簡単な表計算などはできる、という人は多いでしょう。ある程度Excelを使えるのであれば、必要最低限の賃貸管理はできます。事業を拡大するまでの間は、Excelでの管理でも問題ありません。

管理戸数が増加してきたら賃貸管理ソフトを導入しよう！

管理戸数の増加でExcelが重くなったら、賃貸管理ソフトを導入する必要性が出てきます。賃貸管理ソフト導入のメリットは以下のとおりです。

• ■業務効率化
• ■人的ミス軽減
• ■業務標準化
• ■情報共有がしやすい
• ■セキュリティ向上

創業したばかりで管理戸数が少なければ、帳簿やExcelによる管理は有効です。管理戸数が増えてExcel管理に限界を感じる場合は、賃貸管理ソフト導入を検討しましょう。