【管理会社向け】家賃管理を効率化する方法とは？

家賃管理を受託した場合の課題

家賃管理を受託した場合、どのような問題があるのでしょうか。２つの問題点を見ていきましょう。

管理方法がエクセルの場合、戸数が多いと大変

家賃管理をエクセルで行う場合、通帳を見ながら入金を確認して入力します。その際、振込人名と入居者名が一致しているか、入金額に振込手数料が含まれているかも確認しなければいけません。また、入居者と連絡が取りたいときはエクセル上にあるファイルや、ファイリングしている書類の中から連絡先を探す必要があります。

エクセルは管理戸数が少ないうちは効率的な家賃管理が可能です。しかし、管理戸数が増えてくると手間がかかります。入居者情報を探すときは、エクセルだと検索性に欠けるため、必要な情報を見つけにくいです。また、データ数の増加に伴いエクセルの動作が重くなったり、共有設定がしづらくなったりなど、業務面にも支障を及ぼします。

ほかにも、入力ミスや家賃が振り込まれていないのに放置してしまった、というヒューマンエラーが発生しやすくなります。

入居者が家賃を滞納する可能性がある

家賃の入金確認時は、家賃の未入金者も確認する必要があります。振り込みを忘れていただけの入居者もいるため、家賃の締め日から１～２日以内に連絡して入金をお願いしましょう。

しかし、経済的な理由で家賃を滞納する入居者もいます。その場合、管理会社は毅然とした、常識ある態度で督促を行わなければいけません。家賃督促状の送付目安は締め日から７～10日以内です。送付後も入金の確認をしながら連絡を取り続けてください。そして、締め日から15～20日が経過したら連帯保証人に連絡をし、１ケ月経過後には訴訟準備に移ります。

なお、入居者が家賃保証を利用している場合、一旦家賃の立替払いをオーナーへしなければいけません。入居者が家賃を滞納した場合、どのようなプランを利用しているのかを確認する必要があります。

家賃管理を効率化する方法

家賃管理を効率化するには、どのような方法があるのでしょうか。２つの方法を紹介します。

賃貸管理ソフトを活用する

賃貸管理ソフトの活用により、煩雑な家賃管理を効率化できます。ほとんどの賃貸管理ソフトは、ネットバンキング機能を搭載しています。通帳を確認する手間が省け、家賃の入金確認や消込作業の自動化が可能です。

また、家賃滞納者抽出機能により滞納者リストを一覧表示し、督促状の作成も簡単に行えます。ほかにも、家賃保証会社のデータと連動するソフトもあり、家賃の滞納者を把握しやすいです。

このように、賃貸管理ソフトは家賃管理に係るあらゆる情報を一元化し、それぞれのフェーズに応じた業務の最適化を実現します。

口座振替を活用する

家賃の回収は振り込みではなく、口座振替を積極的に活用すべきです。契約の際に口座振替の手続きを済ませておくと、支払い忘れや滞納といった回収リスクの軽減が可能です。

さらに、リスクの軽減だけでなく家賃管理の効率化にもつながります。口座振替連動機能を搭載する賃貸管理ソフトも数多く販売されており、振替データをシステムに取り込めば家賃消込の自動化が可能です。このように、家賃回収や家賃管理にかかる時間を大幅に削減できます。

賃貸管理ソフトや口座振替を活用して、家賃管理を効率化！

家賃管理はエクセルでもできます。しかし、戸数の増加に伴い業務効率が悪くなります。また、振込でも家賃回収は可能ですが、手間がかかり大変です。そこで賃貸管理ソフトや口座振替を活用すると、家賃管理の効率化が可能です。

戸数の増加により管理に限界を感じた場合は、この２つの方法を積極的に活用し、業務の効率化を図りましょう。