RPA導入のメリットとデメリットを調査！業務自動化は本当に便利？

RPA導入で得られるメリット

ここでは、RPAを導入することによって得られるメリットを大きく３点に分けて解説します。後の見出しで取り上げるデメリットと見比べながら、導入の是非を検討する材料としてお役立てください。

メリット１．コスト削減の実現

RPAのメリットの１つ目はコストパフォーマンスの良さです。社内の単純労働をRPAで自動化することによって、設備の導入費や維持費など必要最低限の経費しかかからなくなるため、人件費の大幅なコストカットにつながります。人手不足でありながら、人件費の節約も目指していきたいと考えている方には適しているといえるでしょう。

メリット２．業務効率化による生産性の向上

RPAを導入すると、あらかじめ設定した業務を機械が淡々とこなしてくれるため、人間がこなすよりも品質やスピードが一定で、業務の生産性の効率化が図れます。

また単純労働の自動化によって生まれた時間で、さらなる企業の発展や業務改善についての検討、さらに創造性が求められる仕事に時間を割くことが可能になります。一部の業務の効率化だけでなく、企業全体での生産性向上へとつなげていくこともできるのです。

メリット３．ヒューマンエラーの防止

人間が長時間同じ作業を続けると、集中力が低下して大小さまざまなヒューマンエラーが起こりがちです。

一方でRPAは、設定された業務を淡々と実行していく仕様であるため、長時間使っていても業務品質にかかわるような深刻なミスが生じることはまれです。RPAによる単純労働の自動化によって、ヒューマンエラーの発生に気をもむ必要がなくなるでしょう。

RPA導入によるデメリット

RPAは、良い点ばかりを兼ね備えているものではないというのも事実です。ここでは、RPA導入によって起こる可能性のある問題やデメリットを２つ取り上げます。RPA導入にかかる初期費用は安くはないため、メリットとデメリットの双方を見比べたうえで、導入の是非を検討するようにしてください。

デメリット１．業務自体がブラックボックス化する

急な人事異動や退職が発生した場合、引き継ぎ業務をしっかりと行わなければ、その後の担当者がRPA業務を理解できないことがあります。

RPAは使用する人のITリテラシーのレベルによっては、操作方法をなかなか覚えられない場合もあり、ITシステムの操作に慣れた人に部署全体で頼りがちです。後任の担当者がRPAの操作や仕組みを理解できず、重要な業務がブラックボックス化してしまう最悪の状況は防がなければなりません。

デメリット２．システム障害が起きた際に業務停止してしまう

RPAを導入すると、業務の一部を機械に置き換えることになるため、災害や急なシステム障害が発生した際に設備がダウンしてしまうことも考えられます。システムが一度止まってしまうと、復旧には多くの時間を費やす場合もあります。

長期間にわたって業務が停止してしまうと、中小規模の企業では企業の存続に影響するような多大な損失を出してしまったり、大きなチャンスを逃すことにもつながるため、システム障害が発生した際の対応策を予め練っておく必要があります。

デメリットを乗り切る対策は？

RPAの導入にデメリットは付きものですが、それでも業務の効率化においては非常に力を発揮するツールであるといえるでしょう。RPAをうまく扱うためには、デメリットへの対策を予め講じておく必要があります。

「RPA導入によるデメリット」で取り上げた、「業務のブラックボックス化」については、業務にかかるプロセスをマニュアル化し、誰が見ても分かるよう可視化して、担当者間で共有できる環境を整えておきます。

「システム障害が起きた際の業務停止のリスク」については、システムのバックアップを取り、業務を継続できるような仕組みを構築することで対応します。そのほか、業務停止が起こった際に発生すると考えられる影響の範囲を明確にし、被害を最小限に抑えられる方法を検討しましょう。

RPA導入時に検討すべき３つのポイント

ひとくちにRPAと言っても、カバーできる業務の範囲やコストなど、製品によって性質が異なります。数多くあるRPAの中から自社にあった製品を得ぶためには、選定前に検討しなければならない項目がいくつかあります。

ここでは、RPAを導入する前に検討するべ３つのポイントを解説します。RPAは決して安い買い物ではありません。導入後に「うまく使いこなせなかった」と後悔しないためにも、各プロセスでは妥協しないようにしてください。

検討ポイント１．ユーザーが使いこなせるツールを導入する

数あるRPA製品の中には、プログラミング言語でガッツリ構築しなければならないものから、あらかじめ自動設定された範囲でユーザが設定変更するものもあります。プログラミング能力など、社内の担当者の持つスキルにはばらつきがあるため、使いこなせるRPAを選ぶ必要があります。

この問題は、導入前に製品をトライアル（試用）で利用することで解決できるでしょう。１ヶ月などの期間限定ではありますが、無料で製品の使用感を試すことができます。導入前の段階で設備を動かす機会を設けられるのであれば、積極的に利用するようにしましょう。

検討ポイント２．自動化すべき業務を選定する

業務を自動化してくれるという点はRPAのメリットですが、すべての業務を自動化してしまうと、予期せぬエラーで業務全体が止まってしまうことがあります。また、すべての業務をRPAでカバーするとなると、それだけ多くの費用がかかります。費用対効果の面から見ても、すべての業務を自動化することは好ましいとは言えません。

そのため、RPAを導入する際は「どの業務を自動化するのか」という範囲を明確にしておく必要があります。フローチャートの作成や業務の棚卸を行い、RPAを利用することで業務効率を改善できる業務とそうでない業務を分けるようにしましょう。

また場合によっては、現行の業務システムにRPAを当てはめるのではなく、RPA導入に合わせた業務プロセスに変更する必要もあるでしょう。

検討ポイント３．適切なRPA製品を選定する

ここまでの２つのポイントをもとに、それらを叶えるRPA製品を実際に選定していきます。

ここで大切なのは、安易に製品を絞り込まないということです。たとえば、導入コストが安いかどうかという点だけに絞って製品選びをしてしまうと、本当に必要な機能が備わっていなかったなどの問題が起こりえます。

選定にはできるだけ多くの時間を使うようにし、無料トライアルがあれば積極的に利用するようにして、複数の候補の中から本当に納得できるものを選んでください。

導入前にメリットとデメリットを理解しよう！

この記事では、RPA製品を導入することのメリットとデメリットに焦点を当て、デメリットとの付き合い方や、導入後のトラブルを回避するための製品選びのポイントをまとめました。

RPAによる業務の自動化の影響は紙一重で、メリットになり得る要素とデメリットになり得る要素があります。RPAの導入を検討する際には、RPAのデメリットにも目を向けるようにし、それを克服できるような製品選びと環境構築を実施しましょう。記事内で登場した情報を参考にして、RPAの導入を後悔しないように進めてください。