RPA導入のメリットとデメリットを調査！業務自動化は本当に便利？

RPA導入で得られるメリット

ここでは、RPAを導入することによって得られるメリットを大きく3点に分けて解説します。後の見出しで取り上げるデメリットと見比べながら、導入の是非を検討する材料としてお役立てください。

メリット（１）コスト削減の実現

RPAのメリットの１つ目がコストパフォーマンスの良さです。社内の単純労働をRPAで自動化することによって、設備の導入費や維持費など必要最低限の経費しかかからなくなるため、人件費よりも大幅なコストカットにつながります。人手不足でありながら、人件費の節約も目指していきたいと考えている方には適しているといえるでしょう。

メリット（２）業務効率化による生産性の向上

RPAを導入すると、あらかじめ設定した業務を機械が淡々とこなしてくれるため、人間がこなすよりも品質やスピードが一定で、生産業務の効率化が図れます。

また単純労働の自動化によって生まれた時間で、さらなる企業の発展や業務改善についての検討、さらに創造性が求められる仕事に従事することが可能になります。生産業務の効率化だけでなく、企業の生産性向上へとつなげていくことができるのです。

メリット（３） ヒューマンエラーの防止

人間が長時間同じ作業をしていると、集中力が低下するなどして大小さまざまなヒューマンエラーが起こりがちです。

一方でRPAは、設定された業務を淡々とこなす仕様であるため、長時間使っていても生産品質にかかわるような深刻なミスが生じにくくなります。RPAによる単純労働の自動化によって、イレギュラーに気をもむ必要がなくなるでしょう。

RPA導入によるデメリット

RPAの導入は、良い点ばかりを兼ね備えているものではないというのも事実です。ここでは、RPA導入によって起こる可能性のあるデメリットを２つ取り上げます。RPAにかかる初期費用は小さいものではないため、メリットとデメリットの双方を見比べたうえで、導入の是非を検討するようにしてください。

デメリット（１） 業務自体がブラックボックス化する

人事異動により業務を引き継がなければならなくなった際、引き継ぎ業務をしっかりと行っていなければ、その後の担当者がRPA業務を理解できないことになります。重要な業務がブラックボックスと化してしまう最悪の状況を防がなければなりません。

業務の見える化を図るためにも、導入当初のRPAシナリオや業務に関する情報をマニュアル化するなどしてまとめ、変更があれば適宜更新するという仕組みを作っておくようにしましょう。

デメリット（２）システム障害が起きた際の業務停止

RPAを導入すると、業務の一部を機械に置き換えてしまうため、災害や急なシステム障害が発生した際に設備がダウンしてしまうことも考えられます。システムが一度止まってしまうと、復旧には多くの時間を費やすことにもなりかねません。

長期間にわたって業務が停止してしまうと、中小規模の企業では企業の存続にも関わる損失を出してしまったり、大きなチャンスを逃すことにもつながったりするため、システム障害が発生した際の対応を練っておく必要があります。

デメリットを乗り切る対策は？

RPAの導入にデメリットは付きものですが、それでも業務の効率化を図るためには最適なツールだといえるでしょう。RPAをうまく扱うためには、デメリットへの対策を講じておく必要があります。

「RPA導入によるデメリット」で取り上げた、デメリット（１）「業務のブラックボックス化」に対しては、業務にかかるプロセスをマニュアル化し、誰が見ても分かるようにして、担当者間で共有できる環境を整えておきます。

デメリット（２）「システム障害が起きた際の業務停止」は、システムのバックアップを取ることで対応します。そのほか、業務停止が起こった際に発生すると考えられる影響を明確にし、被害を最小限に抑えられる仕組みを整えましょう。

RPA導入時に検討すべき３つのポイント

ひとくちにRPAと言っても、カバーできる業務の範囲やコストなど、製品によって性質が異なります。数多くあるRPAの中から自社にあった製品を得ぶためには、選定の際に検討しなければならない項目がいくつかあります。

ここでは、RPAを導入する前に検討するべき３つのポイントを解説します。RPAは決して安い買い物ではありません。導入後に「うまく使いこなせなかった」と後悔しないためにも、各プロセスでは妥協しないようにしてください。

検討ポイント（１）ユーザーが使いこなせるツールを導入する

数あるRPA製品のなかには、プログラミング言語でガッツリ構築しなければならないものから、あらかじめ自動設定された範囲でユーザが設定変更するものもあります。プログラミング能力など、社内の担当者の持つスキルにはばらつきがあるため、使いこなせるRPAを選ぶ必要があります。

この問題に関しては、導入前にお試し期間を設けている企業が多くあります。導入前の段階で設備を動かせる機会を設けられるのであれば、積極的に利用するようにしましょう。

検討ポイント（２）自動化すべき業務を選定する

業務を自動化してくれるという点はRPAのメリットですが、すべての業務を自動化してしまうと、予期せぬエラーで業務全体が止まってしまう状況になります。また、すべての業務をRPAでカバーするとなると、それだけ多くの費用がかかります。費用対効果の面から見ても、すべての業務の自動化は好ましいとは言えません。

そのため、RPAを導入するためには「どの業務を自動化するのか」という範囲を明確にしておく必要があります。フローチャートや業務の棚卸を行い、改善できる業務とそうでない業務を分けるようにしましょう。

また、現行の業務システムにRPAを当てはめるのではなく、RPA導入に合わせた業務プロセスに変更する必要もあります。

検討ポイント（３）適切なRPA製品を選定する

ここまでの２つのポイントで検討したポイントをもとに、それらを叶えるRPA製品を実際に選定していきます。

ここで大切なのは、安易な製品設定をしないことです。たとえば、導入コストが安いかどうかという点だけに絞って製品選びをしてしまうと、本当に必要な機能が備わっていなかったなどの問題が起こりえます。

選定にはできるだけ多くの時間を使うようにし、無料トライアルがあれば積極的に利用するようにして、複数の候補の中から本当に納得できるものを選んでください。

導入前にメリットとデメリットを理解しよう！

この記事では、RPA製品を導入することのメリットとデメリットに焦点を当て、デメリットとの付き合い方や、導入後のトラブルを回避するための製品選びのポイントをまとめました。

RPAによる業務の自動化による影響は紙一重で、メリットになり得る要素とデメリットになり得る要素があります。RPAの導入を検討する際には、RPAのデメリットに目を向けるようにし、それを克服できるような製品選びと環境構築が必要です。記事内で登場した情報を参考にして、RPAの導入を後悔しないように進めてください。