RPAツール導入における４つのポイント！失敗を防ぐには？

RPAツールを導入する際のポイント

RPAツールを導入する際のポイントを４つ見ていきましょう。

１．目的・目標を設定する

ツールの導入は、経営層の独断で実施するケースがほとんどです。そのため、経営層と現場社員との間には認識の齟齬が生じやすいです。しかし、実際にRPAツールを活用し、運用していくのは現場社員となります。そのため、現場をできるだけ巻き込み、両者の齟齬をなくすことが導入の成功につながります。

そこで、企業内でのRPAツールの役割・位置付けを明確にしましょう。特に、RPAツールはすべての業務を自動化できると勘違いされがちです。「残業時間の削減」「業務自動化についての知識を身に付ける」など、現場目線の目標を設定して組織で共有してください。

２．自動化する業務を精査する

現場社員のニーズをRPAツールに反映させすぎると、思ったように自動化が進まなくなる可能性があります。そこで必要となるのが、「自動化ができる業務」と「自動化したい業務」のすり合わせです。現場社員へヒアリングを行い、適用すべき業務を洗い出しましょう。

このとき、ヒアリングをする相手は、現場業務を熟知しつつ、物事を建設的に捉えることができる社員が望ましいです。なぜなら、RPAツールに業務フローを落とし込む際、正確にマニュアル化する必要があるためです。ヒアリング内容の精度がマニュアルの完成度を左右するため、社員の選定は慎重に行いましょう。

さらに、「クイックウィン」に基づき業務を精査すべきです。業務効率化の最大化を図ると、開発に多くの時間がかかるとプロジェクトが頓挫しかねません。しかし、重要度の高くない業務ばかり自動化していてはRPAツールの効果を感じづらく、周囲からの評価を得にくくなるでしょう。

３．RPAツールを綿密に選定する

各企業で設けた導入ポイントを軸にして、RPAツールを選定しましょう。このとき重要視すべきポイントは以下のとおりです。

機能の選定

自動化に欠かせない機能を搭載しているかを確認します。

利用規模

企業の規模でツールの利用形態が異なります。中・大企業の場合はサーバで管理するタイプ、小規模企業であれば１台のパソコン上で稼働するRDA（Robotic Desktop Automation）が最適です。

コスト

費用対効果の高いツールを選定します。予算内で導入できるかどうかも重要です。

操作性

RPAツールは連携システムの更改で多くの変更が発生します。そのため、現場社員でも変更が容易にできるRPAツールを選ぶことが大切です。

４．トラブル時の対応策を決定する

RPAツールによる業務の自動化に成功しても、トラブルが発生する可能性は否めません。トラブルの復旧がスムーズに進めば問題はありませんが、時間がかかると業務に支障をきたす恐れがあります。業務停止が長引けば企業の信用問題にもかかわります。

そのような事態を避けるためにも、トラブル時の対応策をあらかじめ決めておきましょう。たとえば、業務データのバックアップを定期的にとったり、RPAの担当業務を社員に割り振っておいたりといった対策が求められます。このような仕組みの構築にコストをかけるのが難しい場合は、業務フローの見直しを行うのがおすすめです。

RPAツール導入後のポイント

RPAツールは導入して終わりではありません。そこから本格的な運用が始まります。円滑な運用のため、ツールのガバナンスを確立しましょう。そして、ガバナンスを定期的に見直し、アップデートに努めてください。また、運用時は以下の事項を把握・実施することをおすすめします。

• ■RPAツールと部門間の連携をとる
• ■ツール啓蒙のため、現場社員に対して勉強会を実施する

さらに、RPAツールの効果検証を行ってPDCAを回します。下記は、効果測定の際に用いる評価項目の一例です。

• ■ツールの処理件数
• ■ツールのエラー件数
• ■ツールにより削減した労働時間

PDCAは回し続けることが大切です。ときには、ベンダーのサポートといった外部のアドバイスを参考にし、運用体制の改善を心がけましょう。

RPAツールの導入後は、以上の管理体制を構築することがポイントになります。

RPAツールの導入ポイントを押さえて、成功へつなげよう！

RPAツール導入時のポイントは以下のとおりです。

• ■目的、目標の設定
• ■自動化する業務の精査
• ■ツールの選定
• ■トラブル時における対応策の決定

導入後はツール運用時の管理体制を構築します。運用フローは常にアップデートを行い、ツールの効果を最大限に引き上げましょう。

以上のポイントを踏まえ、導入を成功させてください。