RPAで自動化できる業務の種類を３つご紹介！導入時のポイントは？

RPAで自動化できる業務の種類

RPAで自動化できる業務を３種類に分けて見ていきましょう。

１．ルーティンワーク

RPAで自動化できる業務の筆頭格は、デスクワークを主としたルーティンワークです。あらかじめ手順を教えれば誰でもできるような定型作業を代行します。具体的には以下のような業務が該当します。

• ■データ入力
• ■コピー&ペースト
• ■社内システムからのデータ取り込み
• ■データ出力
• ■自動メール配信
• ■受信メールの添付ファイル保存
• ■文書ファイルのPDF化
• ■ネットからの情報収集

２．アプリケーション間の処理

複数のアプリケーションを跨いだデータ処理もRPAの得意分野です。例として、以下の業務を自動化できます。

• ■外部システムのデータを社内システムに転記
• ■社内システム間でのデータ転記
• ■Webと業務アプリケーション間における受発注処理

本来、システム同士の連携にはセキュリティ上の不安が生じます。特に外部システムと内部システムを連携してデータの流出などが生じれば大変です。しかし、RPAに転記作業を任せればシステム同士を連携させることなくデータを取り込めます。

３．データの収集・加工

RPAはデータの集計や加工も担えます。たとえば、自社ECサイトのデータから購買情報を抽出し、そこからグラフやレポートの作成が可能です。人間がやるよりも高速かつ正確なため、長時間労働対策を目的とした業務改善にも役立ちます。

ただし、これらの作業もRPAは事前に設定したことだけを遂行します。自力でデータを分析して意味を見出したり経営判断を提案したりはできません。意思決定は人間が行い、その準備として求められる単純なデータ処理をRPAに任せる形で活用します。単純作業が減る分、人間が重要な意思決定に割ける時間や労力が増えるため、堅実なビジネスが実現するでしょう。

RPAの対象業務を選定する際のポイント

RPAを導入する際には、具体的にどの業務に適用するのか業務選定をしなければなりません。そこで注意したいのが、スモールスタートを意識することです。

単純に自動化したい業務があるかと問われれば、多くの業務が該当するはずです。特に現場にヒアリングをすれば、膨大な業務の自動化を望まれることがあります。しかし、RPAを適用できる業務は限られています。まずは適用可能な最小限の業務を選定し、小規模から導入を進めていきましょう。

適用対象が決まったら、次は業務フローの洗い出しを行います。できればこの際に業務フローをマニュアル化すると良いでしょう。なぜなら、RPAを導入する際には業務の手順を事細かに教える必要があるからです。また、業務フローを視覚化することで、どこからどこまでを自動化できるのか判断しやすくなるメリットもあります。

こうした綿密な準備をすることで、導入後に活用できずじまいになるリスクを抑えられます。

RPAで自動化できる業務を知り、慎重に検討しよう！

RPAで自動化できる業務は、誰でもできる単純作業に限られます。具体的には以下の３種類です。

• ■ルーティンワーク
• ■アプリケーション間の処理
• ■データの収集・加工

適用できる対象が限られている以上、何に適用するのかはRPAの導入前に決めておかなければなりません。いきなり大規模な導入を目指すと失敗するリスクが高いため、スモールスタートを心がけましょう。

以上を踏まえ、RPAの堅実な活用を目指しましょう。