効果的な安否確認システムの活用法とは？正確な安否確認へ！

安否確認とは（おさらい）

安否確認とは、社員の安全性の確認と会社へ出勤可能かを確認するために行うものです。医療機関やライフラインに関わるような災害時に緊急性を問われるビジネスを行っている企業にとっては、重要なことです。東日本大震災では多くの企業で社員と連絡がとれない事象が発生し、安否確認システムの需要が高まっています。

▼▼そもそもの安否確認について知りたい方は以下の記事が役立ちますので、ご覧になってください。

参考記事：今さら聞けない安否確認とは？安否確認に役立つシステムも解説

効果的な安否確認システムの活用とは

震災で安否確認システムの重要性は高まりました。今後、見舞われるかもしれない災害に備えて安否確認システムの効果的な活用方法を確認しておきましょう。

活用ポイント１．担当者の決定

まずはシステムのIDやパスワードを管理する担当者を決めることが必要です。 通常は企業内で危機管理を担当している人が該当するかもしれませんが、その担当者自身が被災することも考えなければいけません。そのため、各部署の責任者なども、このシステムを利用して安否確認を行う手順を理解しておく必要があるでしょう。

また、新入社員の登録や退職者の情報を削除するような場合、企業によっては人事担当者がシステムに直接ログインする必要があるかもしれません。現在提供されている安否確認システムは、担当者の端末に専用のソフトウェアをインストールする方式と、クラウドのサービスとしてWebブラウザから利用する方式に分かれます。

どちらにしても、複数の担当者・端末から利用できるような体制をとる必要があります。それはどの部署にある端末であっても、大災害によって使用できなくなる可能性があるからです。

活用ポイント２．定期的なテストの実行

どれほど素晴らしいシステムを導入しても、非常事態が発生したときに初めて利用していては意味がありません。

そのため、定期的にテストを行って、全ての従業員、および関係者に対する安否確認が可能であるかを確認することが重要です。このようなテストを、安否確認システムにログインする権限を持っている担当者が交代して行うことによって、いつでも有事に対応できる体制を実現することが可能となります。日頃から操作しているシステムであれば、非常時にも慌てることがありません。

この点をさらに進めると、非常時以外にも利用した方が良いという点に気がつきます。安否確認のサービスのなかには、非常時以外にも利用できる機能を提供しているものが存在します。

例えば、非常時以外にも、通常の連絡手段として利用できるサービスです。一斉メールを送信できるだけではなく、社内の特定グループ内での連絡メールなども送信できれば、使い勝手も悪くありません。実際に利用されている事例としては、学校と保護者間の連絡に安否確認のサービスを利用しているケースがあります。

活用ポイント３．システムの管理、準備の必要性

日頃から生活している自分の部屋であれば、たとえ、停電になったとしても手探りで解決できる場合があります。それと同じように、日頃から触っているシステムであれば、大きな災害が発生したとしても冷静に必要な操作を行うことができるはずです。そのためにも、安否確認システムの仕組みと運用方法を事前に理解しておく必要があるでしょう。

このシステムを経由して届いた安否情報から、次にどのような対応を行うかを判断するためには、まず届いた情報を確認することが必要となります。そのときになって、システムへのログイン方法を思い出せなくなるような事態だけは避けるべきです。

これからの安否確認におけるIT活用

「ビーコン」と「スマホ」の活用

安否確認システムとは、メールを手段に社員の安否や所在地を収集するシステムのことで、1995年の阪神淡路大震災後から見られるようになりました。

しかし、これら既存のメール基盤を利用したシステムでは、点呼や避難場所の確認に時間がかかる、外出先の点呼ができない、管理者が名簿を持って避難できないなどの課題が浮かびあがりました。この対策として開発されたのがビーコンやスマホのGPSを活用した安否確認システムです。

ビーコン（Beacon）は、BLE（Bluetooth Low Energy）を使って位置情報を配信する小さな装置のことです。この装置から発信される電波をスマートフォンやタブレットで受信することで、ビーコンを所有している社員の安否状況をすばやく確認できるようになります。

社員はビーコンを常に携帯しておき、地震発生時にビーコンを持って避難します。社員に必要な行動はこれだけ。このビーコンから発する電波をスマートフォンでキャッチします。

たとえば社長があらかじめアプリケーションをインストールしたスマートフォンを携帯し、社員からの電波を受け取り、社員の所在を一覧できます。社長は屋内にいる必要はなく、社員と同じように避難場所に避難していてもかまいません。これにより、社員を個々に点呼をする必要がなくなります。

同じような活用方法がスマートフォンのGPS（全地球測位システム）でも可能です。スマホにGPS機能が内蔵されていることをご存じの方は多いでしょう。そのGPSの位置情報から社員の所在地を確認します。国内の地震のみならず、海外で災害に遭遇した社員の所在情報をキャッチすることもできます。

「DTN」の活用

ビーコンもスマホも既存の通信基盤が機能していることを前提としています。しかし、災害時は通信機能が不能になったり、通信の混雑により使い物にならなくなったりすることがしばしばあります。そこで、試行されているのがDTN（Delay Tolerant Network＝アドホック通信ネットワーク）です。

DTNは既存の携帯網のインフラや無線LANのアクセスポイントなどを利用せず、端末同士の無線通信のみにより構築されるネットワークのことです。たとえば、スマートフォンに無線通信機能を持たせ、アドホック通信ネットワークを構築します。これにより、場所を選ぶことなく通信ネットワークができあがり、バケツリレーのようにデータを遠方まで転送していくことが可能になります。

スマホにDTN機能を持たせる実験も行われており、テキストや写真データの収集実績も積み重ねられています。近い将来、安否確認システムとして製品化されることが期待されています。

「ドローン」の活用

ドローン（無人航空機）による災害状況の把握はすでに現実化し、テレビなどでご覧になった方も多いことでしょう。このドローンを使った安否確認システムは、通信インフラが使えない状況において、ドローンが中継システムとして飛び、避難場所にメッセージを届けたり、避難者からメッセージを受け取ってくるものです。

これも実験が行われており、ドローンに無線通信機能とメッセージ送受信機能を持たせ、孤立した避難所まで飛ばします。上空50メートルを飛行し、現地からメッセージの送受信に成功しています。

出典： KDDI研究所「無人航空機を活用したEメール配送システムを開発」
　　 http://www.kddi-research.jp/newsrelease/2016/022502.html

まとめ

実際、経験しないとわからない震災への対策が多くあります。その代表的なものが、避難者の情報収集です。そのために、多くの事業者や研究機関が新たな安否確認システムの開発に着手しています。また、現代のテクノロジーを駆使した新たな安否確認の方法も登場しております。ですので、自社にあったシステムやツールを選択し、再び見舞われるかもしれない災害に備えていきましょう。安否確認システムが気になる方は、以下のボタンから安否確認システムの製品ランキングを参考にしてください。