企業で安否確認システムは導入すべき？導入前に知っておくべきこと

安否確認システムとは

安否システムとは、災害時に社員やその家族の安否情報を確認するためのシステムです。コールや掲示板などの機能を備え、迅速に連絡を取るための手段になります。

このシステムを利用することで素早い状況把握と対処が可能になります。結果として、事業への二次被害も最小限に食い止めることができるでしょう。

企業が安否確認を行う必要性

あまり安否確認システムは必要でないように思われるかもしれません。実際、矢野経済研究がが2011年５月に実施した調査では、「あまり導入したいと思わない」「導入しない・不要である」と答えた企業が32.1％にも上ります。

しかし、安否確認システムの必要性はこれまでの災害によって証明されています。東日本大震災では携帯電話を含む多くの連絡手段が使えなくなりました。さらに事務所の倒壊により、従業員の連絡先が失われた企業も多く存在します。

結果として安否を確認し連絡を取るのに多大な時間を要し、事業を再開するまでに長い期間が必要になりました。そのような事態が再び起こらないように、安否確認システムを導入する必要があるといえます。

安否確認システム導入のメリット

安否確認システムを導入すると、具体的に次のようなメリットがあります。

自動送信メールでの安否確認が可能に

災害時には気象庁から一斉にメールが配信されます。安否確認システムはそれに応じて自動で従業員にメールを送信します。これにより、自動的に安否確認ができるようになります。

複数の通信デバイスでの安否確認が可能に

携帯電話のメールだけでなく、PCメールやSNS、掲示板など、多くの手段で連絡を取ることが可能です。対応デバイスが少ないと、それが使えなくなった時に連絡手段がなくなります。

多様なデバイスでの連絡手段を確保しておくことで、安否確認の確実性が増すでしょう。

企業が安否確認システムを導入する前に行うべきこと

安否確認システムを導入する前に行うべきことを紹介します。

安否確認の目的を明確化しよう

そもそも安否確認とは、次の２つを確認することです。

• ●従業員が無事かどうか
• ●出勤できるかどうか

もし医療関係やライフラインのように災害直後から稼働する必要があるのであれば、まず従業員が無事かどうかを確認しなければなりません。緊急の安否確認が必要となるでしょう。

しかし、逆にそれ以外の企業の従業員は災害直後に急に出勤をする必要はありません。そのため、単なる安否確認のメールは必要性が薄いといえます。むしろ限られた時間が無駄になるでしょう。ただし企業の被害状況を確認したり、その後の計画を練るための最低限の人員は必要となります。

このように、安否確認をすることが事業再開にどのようなメリットをもたらすのかを考えておきましょう。

災害時に命令指揮官を決めよう

企業の安否確認の意義は単に無事かどうかを確認することではなく、出勤・稼働が可能かどうかを知ることにあります。そしてその時に誰が指揮官になるのかを決めておくことで、より迅速な稼働が可能になるでしょう。

大抵の場合は社長や副社長が務めますが、震災直後に必ずしもそれらの役職の人物が動ける状況にあるとは限りません。代行できる人物もあらかじめ決めておく必要があります。これにより限られた人員でも組織的な行動をとることができます。

また人員が確保できたときに、具体的にどのような対策を行うのかも事前に決めておきましょう。何を行うのかを決めていないと、せっかく安否確認システムで連絡を取り人員を確保しても無駄になってしまいます。

災害直後の行動指針とチェックリストを決めよう

災害後に組織的な行動をとることが事業再開に大事とはいえ、個人で対応しなければならない場面も出てくるでしょう。特に災害直後の身の安全の確保や状況確認の成否は、個人的な行動によるところが大きくなります。

そのため、災害直後の行動指針を決めておきましょう。例えば地震直後はデスクの下に隠れる、安否報告は責任者に行うなど、いくつかの項目を記載したチェックリストを準備しておきましょう。

安否確認利用の訓練をしよう

行動指針を定めたら、実際にそれが実施できるように訓練を行わなければなりません。ェックリストがあっても、実際に行動に移したことがなければ、いざ災害が発生した時に冷静に対処できません。

多くの企業では、訓練は地震発生から火災発生、そして従業員は外に退避するという方法で行います。これでは行動指針やチェックリストが活かされていません。

実際にチェックリストに則って対処できる、あらかじめ決めた責任者や指揮官とスムーズな意思疎通を図ることができるかなど、より実際の状況に即した方法で訓練を行うことが大切です。

【企業向け】安否確認システムの比較4選

安否確認システムを紹介します。

Safetylink24

スマートフォンアプリにより、音声やGPS機能を利用して安否確認ができます。またメールは社員一人あたり６つまで登録可能です。複数の連絡手段を確保することで安否確認の確実性を確保します。

安否コール

「回答率100 パーセント」にこだわった製品です。ユーザー登録から安否確認の連絡、履歴や掲示板への書き込みなどがすべてシンプルで使いやすいのが特徴です。

安否LifeMail

新潟中越地震や東日本大震災を経験した、安否確認システムの中では長い歴史を誇る製品です。訓練に利用できる訓練メール機能を搭載し、普段から使うことで従業員の意識を高めることができます。またLINE、Twitter、Facebookのすべてに対応しています。

エマージェンシーコール

　

連絡がつくまで何度でも繰り返しアプローチを行います。最大100回までリトライを繰り返し、確実に従業員に連絡が届くようなシステムです。部署や管理者の数に制限がないため、グループ会社も一括で管理することができます。

まとめ

安否確認システムの活用により、災害後の対応の成否が大きく変わります。企業の継続的な事業運営を行なっていく上で、安否確認システムの導入は欠かせないものとなっているでしょう。

普段から対策を練り訓練を行うことでシステムをうまく活かし、早急な事業再開につなげましょう。