給与計算、アウトソースすべき？5つの判断ポイント

給与計算をアウトソースする5つの判断ポイント

企業の定型業務をアウトソーシングする「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」は昨今、日本企業の間でも普及し始めています。給与計算は、毎月発生する典型的な定型業務のひとつ。 しかし、人事や個人情報を外部に出したがらない日本企業の体質から、アウトソーシングの利用が一般化していませんでした。 ここでは、給与計算を内製化するか、アウトソースするか迷った場合のチェックポイントについてご紹介します。

実施前にメリット・デメリットを把握しよう

給与アウトソーシングを導入する前に、メリット・デメリットを把握し、自社によってアウトソーシングが本当に良いのかを把握しましょう。

給与計算をアウトソースするメリット①コスト削減

大半の企業にとって給与計算をアウトソースする最大の目的は、コストの削減でしょう。自社で給与計算を行う場合、経理の担当者が毎月給与計算をすることになるので、人件費として固定費になります。
一方、アウトソーシングすると、外注費として変動費化することができます。
また、担当者が社内にいると、パソコンなどのOA機器や給与計算のためのソフトウェアやシステムの保守運用費用も必要になります。毎年のように改定される労務関連法規や制度に対応するための研修も必要です。
給与計算業務を内製化するコストは人件費に留まらず、総合的に判断すべきです。

給与計算をアウトソースするメリット②人員の最適化

人事目線でも考えてみましょう。内製化の場合、よほど人員に余裕がある企業でないかぎり、給与計算のみを請け負っている社員というのは存在しないでしょう。すると1人分の人件費で複数の業務をこなすことになるので、一見コストパフォーマンスがよいように思えます。しかし、マルチタスクになることでの時間コストや効率性も見るべきです。

マルチタスクであるがゆえに効率が落ち、本来時間や能力を割いてもらうべき業務（コア業務）がおろそかになります。 たとえば、給与計算が発生する月末や年末調整や賞与の時期は、業務量が増えてほかの業務が後回しになり、残業が増える状況はよくみられるのではないでしょうか。

属人化のリスクを避ける

給与計算は、関わる人員が少ない企業がほとんどでしょう。また、社員の給与という個人情報にも関わる部分になるので、情報の取り扱いに慎重になります。
このような事情から、給与計算の内部はブラックボックス化しやすいという面があります。
特に担当者1人にまかせているというパターンは危険です。ブラックボックス化してしまえば、当然不正の温床になりやすくなり、リスクが増大します。
給与アウトソーシングを利用することで、第三者目線が強制的に入るので、不正のリスクは大幅に低減します。

法改正への対応がスムーズ

ほぼ毎年のように変更がある労務関連法規や税制、社会保険の制度などの確認が必要になります。変更があった場合システムへの反映も行う必要もあります。
給与アウトソーシングでは法改正の確認、入力などにかかる手間を解消することが出来ます。

アウトソースにもデメリットあり

一方、アウトソースにもデメリットはあります。たとえば、業務を委託する企業をきちんと選ばないと、納品されたデータを再度検品しなくてはならない事態に陥り、余計な手間がかかる可能性があります。
給与計算をアウトソースした場合、アウトソース先との業務が落ち着くのは、社会保険や税務の手続きなどが一巡する1年後だと言われています。開始から1年間は、多少の問題発生と、それに対応するためのマンパワーが必要になる可能性を覚悟すべきです。

また、給与業務を丸ごとアウトソースした場合、社内にノウハウが蓄積されないというデメリットもあります。給与に関係する労務や社会保険、税制などの最新情報を知る人間が社内にいないと、いざというときに困る可能性も考えられます。
さらに給与計算のアウトソースに二の足を踏む企業の多くは、セキュリティ面を懸念していると考えられます。たしかに、人事や給与情報は重大な個人情報なので、漏えいは避けなくてはいけません。
しかし昨今では、繁忙期・閑散期の差がある経理業務にパート社員や派遣社員を雇っているという企業も増えています。昨今の情報漏えい事例を見ると、非正規雇用社員が社内の重要データにアクセスしていたことで発生したケースもあり、一概に内製化が安心とも言えません。

給与計算の内製化、5つの判断ポイント

給与計算業務を内製化すべき企業は、以下の5ポイントから判断できます。

• コア業務をおろそかにせずに、マルチタスクを担える業務量である
• コア業務をおろそかにせずに、マルチタスクを担える人材がいる
• メイン担当者が急に休職した場合でも業務を担える人材がいる
• 企業規模が大きく、アウトソースした場合の費用がそれなりにかかる
• 社内制度が未熟で標準化されておらず、アウトソーサーの指定する業務フロー、ファイルのフォーマットに自社業務を合わせなければならず、アウトソースすることで余計なコストが発生する

給与計算のアウトソーシング、5つの判断ポイント

一方、給与計算業務をアウトソースすべき企業の判断ポイントは以下の5つです。

• マルチタスクを担うことで、コア業務がおろそかになっている
• コア業務をおろそかにせずに、マルチタスクを担える人材がいない
• メイン担当者が急に休職した場合、業務を担える人材がいない
• 中小企業や立ち上げたばかりのベンチャー企業などで、規模がそれほど大きくない
• 給与計算業務が標準化されており、アウトソース化に伴うフローなどが必要ない

まとめ

給与計算を内製化するか、アウトソースするかの判断は、単なるコスト面の問題に限りません。
企業体質の改善や業務フローの見直しを含め、業務改善コンサル的な視点や経験を持ち、業務標準化ができるようなアウトソーサーを選ぶことをおすすめします。