給与計算だけじゃない！アウトソースできる業務をご紹介

給与計算以外のアウトソース可能業務をご紹介

給与計算業務とは、一般的に毎月の給与計算・賞与計算・年末調整・住民税徴収額更新給与計算などが含まれます。しかし、給与計算業務を請け負うアウトソーシング企業に依頼できるのは、給与計算だけではありません。
今回は、マイナンバーの導入などでますます複雑化すると考えられる人事・総務業務をアウトソースするメリットについてお伝えします。

BPOとアウトソーシングの違い

アウトソーシングできる業務をご紹介する前に、よくあるBPOとアウトソーシングに違いについてご説明します。BPOとはBusiness Process Outsourcingの頭文字をとったもので、外部企業に業務の委託をおこなうことを意味します。
アウトソーシングは、自社業務を外部企業に委託することを指します。しかし、BPOは業務設計から効果分析、改善案実行による業務効率化まで、一貫して外部業者に委託を行います。

「マイナンバー管理」のアウトソーシング

マイナンバー制度とは、住民票を有する国民全員を対象に、個人の基本情報（氏名・性別・住所・生年月日）を関連付けた個人番号を付番する仕組みです。 2016年1月からマイナンバーの利用が開始されました。今後は、結婚出産などの戸籍関係の手続き、パスポートの発行、金融機関での口座開設や、医療介護など社会保障分野の各手続きなどに、利用範囲が拡大する見通しです。
法定調書・支払調書などへのマイナンバー記載が求められるようになるので、人事・総務担当者とも無縁ではありません。

マイナンバー制度の導入に際し、人事労務担当者は回収・登録・保管・運用の4つの業務を請け負います。マイナンバーは特定個人情報にあたるため、情報が漏えいした際は個人情報保護法・番号法によって厳しく罰せられます。そのため、取り扱いには細心の注意が必要で、自社で対応しようとすると大きな負担がかかります。
だからといって、最重要情報をアウトソースするということに、疑問を感じる方もいるかもしれません。しかし、現行の人事給与システムをマイナンバー対応に改修する、情報漏えいリスク対策としてセキュリティ環境を見直すといった対策をとるよりも、専門家に任せた方が安心で低コストという考え方もあります。

「社会保険」のアウトソーシング

年末調整や労働保険年度更新などは毎年発生する煩わしい「年中行事」です。最近は、社会保険諸法令の改正が相次ぎ、役所に提出する書類等も多くなっています。社会保険手続きは社会保険労務士の専門分野ですが、アウトソーシング会社の中には、社会保険労務士と提携することで、労働保険・社会保険の諸手続きの委託を可能にする企業もあります。 具体的には、従業員の採用から退職までにわたる以下のような手続きをアウトソースすることが可能です。

• 労働保険・社会保険の新規加入と脱退、被保険者資格の取得・喪失などの手続き
• 健康保険証・離職票の発行手続き
• 健康保険・厚生年金保険の算定基礎届・月額変更届の手続き
• 労働保険料申告の手続き
• 健康保険・厚生年金保険賞与支払い届の手続き
• 健康保険の傷病手当金・出産手当金などの給付申請
• 労災保険の休養補償給付や第三者行為災害時申請の手続き
• 解雇予告除外認定申請の手続き
• 老齢年金・遺族年金・障害年金などの裁定請求手続き
• 労働者派遣事業などの許可申請手続き
• 時間外協定などの各種労使協定に関する届出手続き
• 育児休業給付の受給資格の確認および基本給付金の申請手続き
• 求人申込みの事務代理 など

「人事労務関連」のアウトソーシング

給与計算業務や社会保険手続きといった、人事・総務関連の業務をアウトソースすることは、単なる作業の代行に留まりません。 「アウトソーシング」とは、外部の専門家による知識やノウハウを有効活用し、自社のコア業務に戦力を集中するための戦略的な経営手段といえます。コスト削減といった消極的な理由にとどまらず、業務の流れの効率化や新たな付加価値の追求といった、積極的な理由での活用も進めていくべきです。

給与計算業務のアウトソーシングを請け負う企業のなかには、人事労務コンサルティングを手掛ける企業も存在します。個々の企業の現状や将来的なビジョン、コア業務を前提として、経営資源としての「人財」を最大限生かすための評価制度、賃金制度、退職金制度等の設計や構築を行います。
たとえば、正社員のほか、契約社員・パ－ト・アルバイトといった非正規雇用者や高齢者を雇用することで、人材の流動化・就業形態の多様化に適合した企業体質に変化します。その結果、人件費の変動費化とコスト削減が実現できます。また、働き方の多様化やワークライフバランスに配慮した複線型の人事制度を取り入れることで、人材の流出を防ぎ、社員のモチベーションを上げることができるでしょう。
アウトソーシングによって人事労務関連で頼れる専門家とのつながりを持つことで、日常発生する人事・労務管理上の問題についても、専門家による支援を受けることができます。

アウトソーシングできない業務

では、逆にアウトソーシングできない業務には、何があるのでしょうか。アウトソーシングできない業務を把握しておくことで認識違いや無駄ないらいを行わずにすみます。

企画立案

アウトソーシングでは、決められた業務を遂行することが原則になります。そのため、企画立案などの新しい業務を創出する分野はおこなうことができません。

判断業務

業務遂行中にルールにないことが発生した場合、委託企業で勝手に判断、実行することはできません。また、このようなイレギュラーが頻発する業務はアウトソーシングすることができません。

独占業務

弁護士、会計士、税理士など資格が必要な業務はアウトソーシングすることができません。資格所持者による独占業務は専門家に依頼する必要があります。

まとめ

このように、給与計算業務のアウトソーシングを請け負う企業に依頼できるのは、毎月の給与支払いといった定型業務だけではありません。給与計算業務のアウトソーシングを検討しているなら、企業体質の改善や業務フローの見直しを含めて、業務改善コンサルティング的な視点や経験を有し、経営基盤の強化に向けた戦略的パートナーとなってくれるアウトソーサーを選択すべきです。