何が第一？「給与計算」をアウトソーシングする時の選定ポイント

2020年12月14日最終更新

実際に給与計算をアウトソースする場合、数多くの業者の中から自社にあったサービスをどのように選べばいいのか、困惑する担当者も少なくないのではないでしょうか。今回は、給与計算アウトソージングを委託する時の比較ポイントについてお伝えします。

何が第一？「給与計算」をアウトソースする時の選定ポイント

ビジネス環境が厳しさを増す中、経営基盤の強化のために事業の核とならない非コア部門をアウトソースする動きが日本企業においても目立っています。毎月発生する給与計算業務も、その一つです。しかし、実際に給与計算をアウトソースする場合、数多くの業者の中から自社にあったサービスをどのように選べばいいのか、困惑する担当者も少なくないのではないでしょうか。今回は、給与計算アウトソージングを委託する時の比較ポイントについてお伝えします。

丸投げは厳禁！

「アウトソース」＝「丸投げ」ではありません。アウトソーシング業者との契約によっては、月次の給与計算業務のほかにも、賞与計算や年末調整、労働保険料の申告業務・手続きまで委託することも可能ですが、最低でも社内には窓口となる担当者を1人置き、最低限どういった業務が行われているかを把握すべきです。給与計算は毎月発生するルーチンワークのように思われがちですが、保険料の利率は毎年のように改正されますし、社会保障に関する法律が変更されると、保険料の徴収の仕方なども変わってきます。

こうした外部要因のほかにも、「社員が産休・育休に入った」「体調を崩して入院した」「社員の異動があった」「子どもが生まれたので家族手当や控除内容を変更する」など、従業員の事情によって、給与の支給額や保険料の徴収額なども変わってきます。そうしたときに、アウトソーシング事業者にすべて丸投げしていて、社内に税務や社会保障に関して知識をもつ人がいない状況だと、ちょっとした質問や問題に対してもいちいち外部業者に問い合わせなくてはならず、業務が滞ってしまいます。税務や社会保障に関するノウハウを社内に蓄積するためにも、自社の状況がわかる人材は配置しておきましょう。

どこからアウトソースしたいかで決める

アウトソーシング事業者を選定する際に、最も決め手となるのが「価格」という企業も多いのではないでしょうか。たしかに、経営基盤強化のために業務をアウトソーシングするのであれば、価格も重要な決定要因になるでしょう。しかし、まずは自社にとって「何が必要なのか」ということを考えておく必要があります。

一口に給与計算アウトソーシングといっても、委託できる業務のレベルはさまざまです。例えば、以下が挙げられます。

個々のタイムカードの回収・集計作業から委託したい
回収や集計は自社で行い、そのあとの作業から委託したい
賞与計算や年末調整、社会保険料の手続きなども委託したい

当然ながら、委託する業務が増えるごとにサービス料金は変わります。アウトソーシングの利用を検討する際には、業務を内製化した場合のコストや人員配置などを踏まえて、アウトソーシング会社にどのような役割・業務を求めるのか、費用対効果を最大にするためにはどういった業務を依頼するべきかなどを明確にしましょう。

チェックポイントはココ

では、実際に給与計算のアウトソーシング業者を選ぶ際のポイントを5つ紹介します。

1．料金: アウトソーシング業者を選ぶ際には、上述したように料金がすべてではありませんが、価格も重要なファクターであることは間違いありません。自社で作業を内製化したときと比べて、コストメリットはどれくらいか、また、業務を委託することでどれくらいの費用対効果が見込めるかなどを検討しながら、どこまでサービスを活用するのかを決めていきます。
2．専門性: 給与計算アウトソーシングサービスとして、月次の給与計算だけでなく、賞与計算や年末調整、労働保険料の申告業務・各種手続きなども依頼することが可能です。
ただし、法的には労働保険や社会保険の手続きは社労士にしか認められていない独占業務のため、社労士のいないアウトソーシング業者と契約した場合、あらたに社労士事務所との契約が必要になる場合があります。どこまでの委託が必要なのかを検討し、状況に合わせて専門性を発揮できる業者を選ぶべきでしょう。
3．対応力: 給与計算業務は、どうしても毎月の締め日から給与支給日までに業務が集中する傾向にあります。日本企業は「5」のつく日を締め日や給与支給日としている企業が多いため、アウトソーシング業者も、同時期に業務が重なる可能性があります。
給与計算はルーチン業務ではありますが、遅れやミスが許されない業務でもあります。月末月初や年度末、年末などの繁忙期にきちんと業者の担当者が対応できるのかどうか、対応力も大切な判断ポイントになります。
4．サービス内容: どこまで権限を委譲（委託するのか）を検討したら、業者ごとのサービス内容をチェックし、自社の目的にかなう業者を選びましょう。2でもお伝えしたように、労働保険や社会保険の手続きといった社労士にしか認められていない独占業務もありますので、まず、どういったサービスが提供できる業者なのかをきちんと把握することが大切です。
5．自由度: タイムカードの集計業務などを外部委託するにあたり、業務をスムーズに行うために出退勤データなどを決まった形式で提出しなければならないことがあります。自社ですでに活用しているデータを転用できるかどうかなど、サービスの自由度も業者の選択要因になりえます。
これまで出退勤を手書きの勤務簿につけていたという企業などは、データの整備から始めなくてはいけません。社内の業務ルール変更をどこまで行うか、どうやって社員に周知するかなども、アウトソーシングを検討する際に検討すべき項目です。