給与計算業務はミスが無くて当たり前？
労務業務の中でも、給与計算は従業員の方々の生活と密接している非常に重要な業務です。当然ながらミスをしないように注意を払いながら多くの工程を辿り計算をします。
しかし、給与計算は煩雑な作業であり、労働者数や働き方が増えれば増えるほど、難しい作業になります。特に有給休暇の時間単位での取得や、労働基準法の改正などの変数が加わるとミスが起こる可能性は極めて高まります。
また、会社によっては給与締め日と給与支給日の間のいわゆる作業ができる給与計算期間が短いこともあり、時間的な余裕がなく、チェックが十分ではない状態で給与支給になってしまうこともあります。こういった状況を解消するために、システム化やアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。
給与計算によくあるミスとは？
給与計算におけるよくある代表的なミスというのはいくつかあります。
よくあるミス1有給休暇・残業時間の計算ミス
まずは前述の通り、有給休暇の取得を考慮した場合や、残業時間など個人毎に時間を計算する必要があります。これは勤怠管理と紐づいており、まず勤怠管理をデジタルで管理していない企業は人的ミスが多く発生してしまう傾向にあります。
この勤怠管理をシステム化し、例えばクラウドの勤怠管理システムを使い、給与計算前の集計を自動化することができます。また一括で給与計算業務をアウトソーシングすることでミスを減らすこともできると思います。
よくあるミス2年末調整での入力ミス
年末調整は年1回の作業になりますので、多くの担当者が作業の全体像から入力方法を思い出すところからスタートすると思います。所得税や源泉所得税の法改正の把握も必要になります。また、従業員から年末調整に必要な情報の取得も一苦労なので、いつも通りの給与、賞与計算をしながらですと時間もない中での作業となりミスも増えてしまうかもしれません。
給与計算と同様にアウトソーシングすることも可能です。法改正対応もさることながら年末年始の何かと忙しい時期にお願いできるのは非常に助かるかと思います。
よくあるミス3従業員のデータ変更ミス
従業員のライフイベントなどにより給与に影響がある場合、変更を忘れずにおこなう必要があります。例えば、住所変更に伴い発生する通勤経路が変わったことによる通勤交通費の変更や、扶養家族が増えることによる家族手当の変更、源泉所得税の変更など様々な変更があります。
従業員から給与変更に間に合うように申請してもらえれば問題ないのですが、あまり頻度がないので申請を忘れたり、一部の変更申請しかない場合もあります。
給与を支給した後での遡及して給与計算をし直すことはできませんので、仮に年末調整を跨いでしまうようなことになると、再度年末調整をし直すなどの処理が必要になります。
そのような事態に陥らないためにも、給与計算に間に合うように変更したいものです。そのために、事前に従業員に周知することで理解を深めたり、他にも申請することがないかをこちらから確認することで変更漏れを防ぐ必要があります。
従業員のデータ変更業務は、細かいチェックや追加の確認などホスピタリティを持って取り組むことが、ミスを防ぐポイントになります。
よくあるミス4給与システムの更新忘れ
法律改正等により社会保険や雇用保険の料率が変更になる場合があります。また、直近で消費税が改正になった場合は通勤交通費なども変更になります。手計算でおこなっている場合は、変更タイミングで給与計算を新しい料率、金額でおこなわなければなりません。
また、給与計算をシステムでおこなっている場合、システム更新処理をする必要がある場合があります。クラウド型であれば自動で更新される場合が多いかと思います。
給与アウトソーシングを利用することで、更新忘れなどのうっかりミスを防ぐことができます。アウトソーシング先が、法改正などの事項に対応していますので、それらの心配をする必要はありません。
給与計算担当者の方はがシステム周りを負担に感じているのであれば、アウトソーシングを利用されるのも一つの手でしょう。
その他こんなミスも！？
年末調整同様に年に数回しかない処理がいくつかあります。給与改定に伴う給与額の変更、住民税控除額の変更や社会保険料の等級変更による控除額の変更など年間スケジュールをしっかり立てて、ミスなく忘れずにおこなうようにしましょう。また社員口座登録の間違いにより振込エラーとなってしまい給与支給日に給与が振り込まれないことも発生してしまいます。これは複数人で確認し絶対に漏れ、間違いがないようにしょましょう。
アウトソーシングするなら、ここに注意！
給与関連のアウトソーシングを考える場合、いくつか注意するポイントがあります。
まずはコストです。コストを考える上で重要になるのは勤怠計算、給与計算をどのようにおこなうかではないでしょうか。分解すると、業務自体をどこまでアウトソーシングするかという業務的な部分と、システムは自社、アウトソーシング先のどちらのものを使うかというシステム的な部分になります。
決めるポイントは業務であればアウトソーシングして「どうしたいか、何を達成したいか」ではないでしょうか。ミスを減らしたい、他の業務と重なる時間を平準化したいなどまずは達成したいことを決めるとアウトソーシングがスムーズになると思います。
また、システムを利用している場合、自社の他システムとの連携を確認するべきでしょう。給与計算システムは、勤怠管理システムや会計システムなどと連携していることがほとんどです。
基本的には、CSV形式でのデータのやりとりが可能なシステムが多いようですが内部統制上、問題が発生するかもしれませんので注意が必要です。業務部分とシステム部分の2軸でコストをしっかり見積もることが必要です。
もう一つのポイントは、アウトソーシング先の選定です。アウトソーシング先は社労士事務所や税理士事務所、勤怠システム会社、個人のフリーランスなど多岐に渡ります。自社の従業員の規模をこなす事ができるのか、法改正への対応の速さや他業務との連携などそれぞれに強みがありますので自社にあったアウトソーシング先を選ぶことが必要です。
給与計算業務をアウトソースすべき企業とは？
給与アウトソーシングを利用すべき企業は、大企業・中小企業ともにいくつかの共通点があります。まずそれは、経営戦略の立案に管理部門が関われていない企業です。
一義的には給与計算にまつわるミスや人件費が減らせるということですが、それはつまり、管理業務が、守りの業務から攻めの業務に転じられるということでもあります。
管理部門とは本来、経営企画部と連動し、会社の頭脳として数的ファクトを元にした戦略構築を実施する部署です。単純作業が煩雑になり、そういった思考ができなくなるということは人件費がかかるということ以上のネガティブインパクトがあります。
また、社労士との関係性が薄い会社なども、アウトソーシングを行った方がよいかもしれません。給与計算に関する業務として社会保険の手続がありますが、給与計算のアウトソーシングを実施している会社には、社会保険労務士事務所と強い関係を持ち、サービスを連携しているケースがあります。
アウトソーシングするシステム的な利便性と、社労士が持つ知識を並行して有効活用すると、さらにアウトソースのメリットが高まります。
まとめ
まず、給与計算のアウトソーシングを検討する場合は、自社が本来的に抱えている問題を再確認するようにしましょう。
つまり、本来は戦略的な作業を行うべき管理部門が、給与計算という煩雑な計算作業に埋没してしまっている。また、社労士との関係が浅く、給与計算を明確に行う知恵がないなど。そのような根本的な問題がある場合は給与計算の外部委託を検討すべきです。
もう一つ、具体的に委託する場合、それはコスト的にも他部署との関連性という意味から考えても、システム導入も視野に入れてアウトソーシングすべきなのかということもしっかりと検討しましょう。会社が抱えている問題を認識してアウトソーシングの要否を決めることが重要です。
給与計算アウトソーシングのサービス比較は下記のサイトから参照ください。
※法人向けサービス比較、資料請求サイト「Bizトレンド」へ移動します。
https://biz-trend.jp/kyuyo/outsourcing/
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