販売管理システム導入に失敗する５つの理由と防ぎ方

１　販売管理システムの導入が目的になっている

販売管理システムを導入する際、さまざまな課題やこれまでになかった新しい作業が増え、それらに対応しているうちにシステムの導入という課題解決への手段が目的化してしまいがちです。その結果本来の本来の目的であった業務の効率化を見失ってしまうことがあるのです。

例えば、システムの導入により、従来行っていた作業のいくつかができなくなったとき、本来であればその作業は元々不要だったのではないか、あるいは新たなシステムに搭載されている別の機能で補われているのではないか、といったことを検討すべきなのです。

しかし、それらの見直しをすることなく、新たなシステムへの追加カスタマイズで対応しようとしてしまうことが多くあります。その結果、システム導入に追加費用が発生し、システム自体も煩雑化してしまい、使いにくいシステムが出来上がってしまいます。

さらに、合理化を見直すチャンスだった業務が相変わらず残ってしまうことになり、当初の目的だった業務の効率化が実現していない事態に陥ってしまうことがあります。

失敗しないために考えるべき点

• ●現段階の課題とシステムでの効果はなにか
• ●なぜシステム代行する必要があるのか
• ●すでに同じ機能のシステムを持っていないか

２　販売管理システムの操作が使いにくい

導入した販売管理システムが高機能過ぎて操作が難しくなり、運用するためにやることが増えてしまうという失敗例があります。現場の要望を合理化というフィルターにかけず、なんでもシステム側で対応できるようにした結果、それらの高機能・多機能を使うためにより複雑な運用手続きが発生します。

例えば、ある機能を使うためには事前に幾つもの項目を入力しなければならないなどの業務が発生し、システムを運用するための業務が増えてしまいます。その結果、現場では業務負担を減らすために、システムの特定の機能を活用することを避けるようになってしまい、全体としては業務効率化が見込めません。

その結果、現場では業務負担を減らすために、システムの特定の機能を活用することを避けるようになってしまい、全体としては業務効率化が実現せず、システムも無用の長物に化してしまいます。

失敗しないために考えるべき点

• ●現在使っているシステムと連携できるか
• ●システム内の情報は会社内で共有できるか
• ●無料体験やトライアルを体験したか
• ●利用画面を実際に確認したか
• ●サポート体制は整っているか
• ●従業員の意見を取り入れたか

３　現場の仕事と販売管理システムマッチしてない

販売管理システムは在庫管理や調達管理、売り上げ管理などさまざまな管理機能で構成されています。そのため、導入する際には営業部門だけでなく、製造部門や仕入部門、経理部門などさまざまな部門の要望に対応しなくてはいけません。

また、各部門の要望をばらばらに実現するだけでなく、それらの部門の管理する情報を横軸で一元管理できるシステムを実現する必要があります。例えば売上状況と在庫状況などが連動している必要があるのです。

ところが各部門によって優先したい機能が異なり、また業種によっては販売管理の方法自体が異なってくるため、カスタマイズや機能のアドオンの要望をとりまとめることが難しくなります。その結果、導入プロジェクトが暗礁に乗り上げたり、なんとか導入したシステムが誰にも使い勝手が悪いシステムになってしまうという可能性があります。

失敗しないために考えるべき点

• ●現場の声を取り入れているか
• ●システム導入目的をしっかりスタッフに伝えているか

４　運用コストがかかりすぎる

クラウド型販売管理システムは初期費用がかからないので、システム選定時に最初の費用だけに目をとらわれていると、毎月かかる費用の計算が怠ることがあります。またオンプレミス型販売管理システムでは、自社用のシステムを莫大な金額で購入する必要があるのです。クラウド型販売管理システムを導入しても、結果として費用対効果が出ない場合もあります。

失敗しないために考えるべき点

• ●クラウド型は通年費用を確認したか
• ●システムの費用対効果を明確にしたか
• ●有料機能が勝手に追加されていないか
• ●自社に一番必要な機能は何か

５　アップデートが簡単にできない

システムは日々利用者が使いやすいように、安全に利用できるように更新されていきます。そのためシステムのアップデートは必須とされていますが、その際に製品によっては今までのデータを保管する必要や、システムごと新しく買い換えるなどさまざまな負担があります。費用を抑え安心して利用するためにもアップデート方法を確認しておく必要があります。

失敗しないために考えるべき点

• ●アップデートは簡単にできるか
• ●データは安全に保存できるのか
• ●セキュリティレベルは自社に合っているか

販売管理システムの導入を失敗せずに活用しよう

以上のように販売管理システムは事業拡大に必要でありながら、導入に失敗しがちなシステムであるともいえます。これらの失敗を回避するには、自社の事業形態とマッチした販売管理システムとはどのようなものであるかを慎重に見極める必要があります。

各部門が一体となって販売管理システムの導入に参加してシステムを活用しながら業務効率化を図りましょう。初めのうちは実際に資料を請求してみることをおすすめします。

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