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販売管理システムは商品の受注から始まり、発注、仕入れ、納品、代金回収までの業務を一元管理するシステムで、事業が拡大するほどその必要性が高まります。しかし、販売管理システムは製造業なのか小売業なのかなど、業種や部門によって必要とする機能が異なったり、高機能になるほど運用が難しくなりがちです。ここでは販売管理システム導入の失敗例について見ていきます。
販売管理システムを導入する際、さまざまな課題やこれまでになかった新しい作業が増え、それらに対応しているうちに、システムの導入という課題解決への手段が目的化してしまいがちです。その結果、本来の目的であった業務の効率化を見失ってしまうことがあります。
例えば、システムの導入により、従来行っていた作業のいくつかができなくなったとき、本来であればその作業は元々不要だったのではないか、あるいは新たなシステムに搭載されている別の機能で補われているのではないか、といったことを検討すべきなのです。
しかし、それらの見直しをすることなく、新たなシステムへの追加カスタマイズで対応しようとしてしまうことが多くあります。その結果、システム導入に追加費用が発生し、システム自体も煩雑化してしまい、使いにくいシステムが出来上がってしまいます。
しかも、合理化を見直すチャンスだった業務が相変わらず残ってしまうことになり、当初の目的だった業務の効率化が実現していない事態に陥ってしまうことがあります。
導入した販売管理システムが高機能過ぎて操作が難しくなり、運用するためにやることが増えてしまうという失敗例があります。現場の要望を合理化というフィルターにかけずに、なんでもシステム側で対応できるようにした結果、それらの高機能・多機能を使うために、より複雑な運用手続きが発生してしまうことがあります。
例えば、ある機能を使うためには事前に幾つもの項目を入力しなければならないなどの業務が発生してしまうといった状況です。このような状況が重なると、システムを運用するための業務が増えてしまいます。
その結果、現場では業務負担を減らすために、システムの特定の機能を活用することを避けるようになってしまい、全体としては業務効率化が実現せず、システムも無用の長物に化してしまいます。
販売管理システムは在庫管理や調達管理、売り上げ管理などさまざまな管理機能で構成されています。そのため、導入する際には営業部門だけでなく、製造部門や仕入部門、経理部門などさまざまな部門の要望に対応せねばなりません。
また、各部門の要望をばらばらに実現するだけでなく、それらの部門の管理する情報を横軸で一元管理できるシステムを実現する必要があります。例えば売上状況と在庫状況などが連動している必要があるのです。
ところが各部門によって優先したい機能が異なり、また業種によっては販売管理の方法自体が異なってくるため、カスタマイズや機能のアドオンの要望をとりまとめることが難しくなります。その結果、導入プロジェクトが暗礁に乗り上げたり、なんとか導入したシステムが、誰にも使い勝手が悪いシステムになってしまうという可能性があります。
以上のように販売管理システムは事業拡大に必要でありながら、導入に失敗しがちなシステムであるともいえます。 これらの失敗を回避するには、自社の事業形態とマッチした販売管理システムとはどのようなものであるかを慎重に見極める必要があります。
それと同時に、各工程が部分的な業務効率化だけを進めるために個別なシステムを導入しないようにとりまとめ、トータルな一元管理ができるシステム導入を推進できるプロジェクトを立ち上げる必要があります。
そのためには経営トップや幹部がプロジェクト全体をとりまとめる必要も出てきます。企業活動の中核を成す販売管理を効率化するためには、各部門が一体となってシステム導入に参加する必要があるのです。
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株式会社センチュリーシステムズ
| 9月17日(月) 更新 | |
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