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販売管理システム導入後に行うべき5つのこと!

2020年02月06日 最終更新
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販売管理システム導入後に行うべき5つのこと!

さまざまな販売チャネルの一括管理、販売案件ごとの統合管理、複合ビジネス展開の効率管理、契約期間や請求タイミングが異なるサービスへの柔軟な対応などを目的として、販売管理システムの導入が進んでいます。

では、商品の発注から納品まで、販売の一連の流れを一元的に管理する販売管理システムを有効活用するにはどうすればいいのでしょうか。ここでは、導入後にまず行うべき5つのことを紹介していきます。

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1 エクセルを処理しデータ移行する

販売管理システム導入前に表計算ソフトのエクセルを利用して販売情報を管理しているケースは多いのではないでしょうか。販売管理システムの導入を機にエクセルでの管理を徹底的に排除する必要があります。

システムとエクセルの二重管理を避けよう

エクセルを利用してはいけないわけではありません。一元管理するため、販売管理システムとエクセルファイルで二重管理にならないようにしましょう。システム導入前のエクセルでの管理が一部でも残ってしまうとデータの集計や更新作業などで、システムによる効率化のメリットが得られなくなってしまいます。

販売管理システムとエクセルファイルで二重管理になることで、入力の二度手間が発生するだけではなく、本来同じであるべきデータが異なることで混乱が発生することになります。販売管理システムから出力されたデータをエクセルで加工して利用するようにすれば問題はありません。

エクセルからの移行を簡単に行えるよう工夫しよう

販売管理システムの中には、エクセルで作成された帳票などをシステムのフォーマットに変換してくれる機能なども用意されています。エクセルからできるだけストレスなく移行できるように工夫しましょう。

2 システムの操作方法に慣れる

販売管理システムは、導入に失敗しがちな分野として知られています。販売はどの企業にもある活動で、各社、長く独自のやり方で進めて来ました。

システムのカスタマイズは程々にしよう

システムを現場に合わせてカスタマイズしすぎると、コストがかかりすぎて、頓挫してしまうことがありま。またパッケージオリジナルの仕組みをそのまま手を加えずに使うと、現場への浸透が困難になります。会社側としては、なるべくパッケージに手を加えず、標準機能のままで導入できるのが理想です。現場への教育と説得を万全に行いましょう。

帳票フォーマットを使いこなそう

現場が戸惑うことが多いのは「帳票」です。日本企業の伝票や帳簿は極めて洗練されており、文化と呼んでもいいほど高品質です。ところが、欧米のパッケージを導入すると、そのあまりに簡素な帳票に驚くことも多いようです。

このままではとてもお客様に出せないと、営業担当者は情報システム部門の担当者に要望を出すかもしれません。しかし、この要望を安易に受け入れてはいけません。帳票のカスタマイズが重なり、50万円で導入したパッケージが100万円を越えてしまったという例もあります。 まずは、営業現場を説得し使ってもらうことをお勧めします。

3 業務フローをシステムに合わせる

帳票の次に現場が戸惑いがちなのが、今までとは異なる新しい業務フローです。販売管理システムと業務フローは一体化されています。そのフローに従わないと作業が先に進みません。

営業フローの変化を理解しよう

営業担当者は、慣れている従来の仕事の進め方にこだわり、慣れていない新しいシステムを敬遠しがちです。たとえば、従来お客様に見積書を出す習慣がなかったにもかかわらず、必ず見積書を起票して承認を得なければ請求書の発行が許されなくなったとします。このフローの変更に営業担当者は戸惑うのです。

以前は、口約束やメールでやり取りし、請求書を発行する前に再度本来見積書で行うべきことを電話で確認して請求書を発行しており、それで「問題がない」「問題が発生しない人間関係が成り立っている」と、信じている営業担当者もいます。

システムで内部統制を行おう

内部統制をせず部門ごとにフローを守らないと、次の販売フローが成り立ちません。販売システムが機能して、経理部門へデータが回り、最終的に月締め処理が可能となります。ある会社では、営業部門の要望を受け入れた結果、結局経理部門がその負担を負うことになり、残業時間が増したという話もあります。

4 機能や操作性を改善する

新しいシステムが使いづらい原因は、営業担当者ばかりではありません。

機能が多すぎるとシステムが使いにくい

実際、システムが高度すぎて、現場のリテラシーが追いついていけないという例もあります。情報システム部門はよかれと思い、今後の展開も考慮しながら、潜在能力のある多機能なシステムを選定しがちです。

しかし、その機能が多すぎて、どの機能を利用すればいいのか分からず、現場で混乱してしまうことがよくあります。これは、販売管理システムに限らず、さまざまなシステム導入時の問題としてよく見られます。

必要な要素を洗い出して最低限の機能に絞ろう

こういった場合には、最初の段階では使える機能を思い切って絞ります。必要に応じて徐々に機能を増やしていくことにして、当面は従来と同じか、あるいは必要最低限の機能を使っていきましょう。

また、ミスが発生しがちなボタンの並びや入力する順番を変更します。こうしたカスタマイズのときには、現場を巻き込んでじっくり進めていきましょう。現場の意見も取り入れつつ、使いやすいシステムに育て上げていくことが大切なのです。

5 外部システムと積極的に連携する

販売管理は販売業務に関することを一元管理しますが顧客管理に特化したSRMや現場で利用されるPOSシステム、既存顧客との連携強化にはSFAやカスタマーサポートとの連携でよりサービス向上が可能になります。有力な企業戦略を立てるときも大きく貢献するでしょう

POSとの連携について詳しく知りたい方は以下の記事を参照してください。

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導入後の変化に対応し販売管理システムを活用しよう!

販売管理システムを導入したからと言って、簡単にシステムのメリットを得ることができるわけではありません。システムを活用するためには、順応していくことも大切です。

また、そのためには自社にマッチしている販売管理システムを導入する必要があります。販売管理システムの細かい機能や仕様が気になる方は、無料でお問い合わせしてみてはいかがでしょうか。

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画面や帳票を自由に編集できるクラウドにて提供!! WorkVision販売管理
統合基幹ソリューションとして、販売・仕入・在庫管理など様々な業務で活用できる、サブスクリプション型販売管理システムです。使いたいとき使いたい期間だけご利用頂けます。
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販売管理販売管理ソフト 「ExeQuint(エグゼクイント)」(統合型製品)
迅速な経営判断を視覚的に支える[BIS]、外注加工管理、貿易・輸入、WEB受注、受注データ取込他、機能オプションを豊富に取揃えて、 お客様独特の業務へベストフィットさせるカスタマイズを安価にご提供。
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業務ソフト売上実績23年連続No.1!弥生販売
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販売管理・生産管理システムHi-PerBT KIT3
基本部品(テンプレート)をベースに、お客様の業務合わせた販売管理、生産管理等の業務システムを短期間/低コストで構築します。
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経営の「見える化」とリアルタイムな経営判断を支援SMILE V 販売
売上・売掛から仕入・買掛、在庫管理までの全般をカバー。マスターや伝票に独自項目の追加や、各種実績の集計・オリジナル帳票の作成・多角的なデータ分析などが行えます。
三菱電機ITソリューションズ株式会社(略称:MDSOL)
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豊富な導入実績と幅広い業種対応力で基幹業務をサポート 販売指南
機械工具卸、自動車部品卸、食品卸、製造業等幅広い業種に対応。40年を超える事業実績と導入実績に基づく業務ノウハウをパッケージング。また小規模~中・大規模まで様々な企業規模にも対応。
株式会社ビジネス・アソシエイツ
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【多通貨対応】商社向け販売管理「Plaza-i」
受注台帳は不要、事後集計システムではなく、事前収益管理を実現します。 輸出入、加工、直送、ロット管理、単品管理までカバーした中堅中小企業商社向け販売管理システムです。
株式会社ビーブレイクシステムズ
株式会社ビーブレイクシステムズ
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MA-EYES
システムの自由度が高い開発・運用環境を使用しているため、独自の経営指標の組込み、特色ある業務フローを実現する機能の追加など、自社特有の業務要件にマッチしたシステム構築が可能です。
株式会社ミロク情報サービス
株式会社ミロク情報サービス
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入力業務の負荷を少なく、業務処理を正確に「MJSLINK DX 販売大将」
中堅・中小企業向けクラウド型ERPシステム。受注から納品までのすべての販売業務に対応し、導入企業の業種・業態・管理体系にあわせた最適なシステム構築が可能です。
日本オラクル株式会社
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販売管理Oracle NetSuite
クラウドERPソリューションで事業を加速! 販売・会計・フルフィルメントを受注管理・利益管理と連結させることで、受注から入金までのプロセスをサポートします。
株式会社日本システムテクノロジー
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販売・在庫管理システム「楽商」
販売管理システム「楽商」は、中堅・中小企業の基幹業務を「低コスト」「短期間」「高性能・高品質・高信頼」で実現するソフトウェアです。
株式会社アイル
株式会社アイル
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【導入実績5000社超!】販売管理パッケージソフト「アラジンオフィス」
【対象地域:関東・関西・東海】 販売管理に必要な豊富な機能を標準搭載。お客様のご要望によって必要な機能をカスタマイズすることが可能です。ユーザーリピート率は驚異の98.4%!
株式会社アイル
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フィルム加工業向けシステムアラジンオフィス(フィルム加工業向け)
【対象地域:関東・関西・東海】 コンバーティング業、フィルム加工業様に必要な販売管理・在庫管理を広範囲にカバーするイージーオーダーシステムとなっております。
株式会社ミロク情報サービス
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販売力強化と徹底した商品管理を実現「Galileopt DX 販売大将」
プロジェクトやセグメント、ロットやロケーションなど、さまざまな付加情報を設定することにより、あらゆる切り口から販売データを分析できます。
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ねじ業向けパッケージ(販売管理)アラジンオフィス(ねじ業向け)
【対象地域:関東・関西・東海】 ねじ業界様に必要な販売管理・在庫管理・生産管理を広範囲にカバーするイージーオーダーシステムとなっております。
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レンタル・リース業向けシステムアラジンオフィス(レンタル・リース業向け)
【対象地域:関東・関西・東海】 レンタル・リース業に必要な販売在庫管理を広範囲にカバーするイージーオーダーシステムとなっております。
株式会社アイル
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電子部品業向けシステムアラジンオフィス(電子部品業向け)
【対象地域:関東・関西・東海】 電子部品業様に必要な販売管理・在庫管理を広範囲にカバーするイージーオーダーシステムとなっております。
株式会社アイル
株式会社アイル
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アパレル・ファッション業界向け(販売管理)アラジンオフィス for fashion
【対象地域:関東・関西・東海】 アパレル・ファッションのメーカー・卸業、小売業に必要な機能と業界特有の商習慣に対応。営業支援ツールとしても使用できる柔軟性のあるシステムです。
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機械販売業向けビジネスシナリオパッケージ「Plaza-s」
貿易商社や輸出・輸入で外貨を扱う機械卸など、実績豊富な機械販売業にて蓄積されたノウハウをビジネスシナリオとして整備。そのまま使うだけで、お客様のビジネスを成功に導きます!
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貿易(輸入業)向けシステムアラジンオフィス(貿易[輸入]業向け)
【対象地域:関東・関西・東海】 貿易/輸入業に必要な販売在庫管理を広範囲にカバーするイージーオーダーシステムとなっております。 ※輸出はカスタマイズになります。
株式会社ビジネス・アソシエイツ
株式会社ビジネス・アソシエイツ
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【多通貨対応】サービス業向け販売管理「Plaza-i」
時の経過、 サービスの提供状況に応じ売上を分割計上する必要がある業態の、見積、受注、売上、請求プロセスをカバー。 役務・情報提供業に特化した販売管理システムです。
株式会社アイル
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化粧品・理美容品業向けシステムアラジンオフィス(化粧品・理美容品業向け)
【対象地域:関東・関西・東海】 化粧品・理美容品業界に必要な販売在庫管理を広範囲にカバーするイージーオーダーシステムとなっております。
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【対象地域:関東・関西・東海】 鉄鋼・非鉄業に必要な販売・購買・在庫・加工管理を広範囲にカバーするイージーオーダーシステム。
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【対象地域:関東・関西・東海】 建材業に必要な販売在庫管理を広範囲にカバーするイージーオーダーシステムとなっております。
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株式会社アイル
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