クラウド版「販売管理」システムの基本機能とは

販売管理システムの基本機能

販売管理システムとは販売に関するデータを管理し、業務を効率化するシステムです。基本的な機能はどの形態でも違いはありません。まず、販売管理システムの基本機能を解説します。

基本機能１．「売上管理」

受注から入金までの業務の流れを管理する販売管理システムの中核となる一連の基本機能です。まず、お客様から注文の打診を受け、見積り書を作成します。金額や納期が折り合えば受注でき、受注伝票の入力、在庫の引き当て、受注請書の作成。商品が揃ったら納品書とともに出荷し、売上を計上します。月末には、請求書を発行、サイトに従って回収します。

営業担当が中心になって行う業務です。受注伝票の入力後は、営業アシスタントがフォローすることもあります。一連の業務の流れはデータ連携そのもので、ミスのない効率的なやり取りが求められます。

販売管理システムの特長の1つに業種特化があります。食品向けや医療向けなど、特殊な業務が必要な業種向けに、必要な機能を搭載して提供しています。現在、販売管理システムは多数提供されていますが、クラウドサービスでも業種特化のシステムが提供されており、選択の幅が広がっています。

基本機能２．「購買管理」

発注した商品を取り寄せ、支払いまでを完結させる一連の基本機能です。発注、入荷、仕入、支払、買掛の流れを管理します。売上管理と比較して、購買管理を軽視している風もありますが、これは大きな間違いです。

商いの世界では「仕入を征するものは商いを征する」とさえいわれています。できるだけ安く高品質なものを仕入れることが商いの極意なのです。このため、購買単価・掛け率の設定、見積り依頼、発注処理、受注処理、請求処理というような細かな業務が発生します。

この購買管理は販売管理システムの基本機能として提供されていますが、別アプリケーションとして販売もされています。第一ステップとして売上管理を導入し、第二ステップとして購買管理を導入する手順も考えられます。これらステップを追った導入はクラウドサービスの得意とするところです。

基本機能３．「在庫管理」

商品や部品の入庫から出庫までを管理する基本機能です。販売管理における在庫は、メーカーや問屋から仕入れた商品、あるいは自社で製造した商品を倉庫で管理することになります。具体的には、入荷・検品、返品、棚上げ、返品、長期在庫・期限切れ在庫の処理、棚卸、保管・ロケーション管理、ピッキング、出庫・出荷などの業務があります。

モバイル端末の進化によってタブレットやスマートフォンで入出庫やピッキング指示が可能となりました。クラウドサービスはモバイル端末と相性がいいため、在庫管理の効率化に役立っています。

この在庫が少ないと営業担当は心細くなり、思い切った販売活動ができません。逆に在庫が過剰になると経営を圧迫します。在庫には適正量があり、在庫管理機能はこの適正量を保つための支援もしてくれます。

在庫管理機能は購買管理同様、別アプリケーションとして提供される場合もあります。クラウドサービスでは、必要に応じた順を追った導入が容易です。

基本機能４．「データ分析」

全社的な売上状況を集計・分析します。販売管理システムにより、販売状況をリアルタイムに電子化し、共有できるようになります。担当者は自分の成績を確認して、目標を達成しようと努力します。マネージャー層は部下の動きを把握して、的確なアドバイスをします。

販売促進部門はこれまでの傾向と予想から販売戦略を立案します。経営層は経営判断や経営戦略に役立てます。このようにデータ分析も販売管理システムには不可欠の基本機能となっています。

まとめ　～ 即戦力として機能するクラウドサービス ～

クラウドから提供される販売管理システムを利用することで、短納期・低コストでさまざまな機能を利用できます。運用担当者も不要で、常に最新機能を利用できます。これを機会にクラウドサービスによる販売管理システムの導入を検討してみませんか？