ビジネスチャットのメリットとデメリットを解説！失敗しない選び方も

ビジネスチャットのメリット

ビジネスチャットの利用には以下の４つのメリットがあります。

1.業務を効率化できる

ビジネスチャットであれば、今までのやり取りを時系列ごとに把握できるため、情報を理解するスピードが速いです。個人間のやり取りだけでなく、部署やチームのグループ単位で情報共有でき、意見交換も行いやすくなります。

ほかにもファイルを簡単に共有できる機能も備わっているため、必要なときにすぐシェアをすることができ、スムーズな情報共有を行えるでしょう。

2.メールよりメッセージを簡単に送信できる

ビジネスチャットは、メールと比較すると、決まりきった定型文を入力する必要がないため簡潔な文章を素早く送れます。また、メールの量が多いと重要な内容が埋もれてしまう可能性もありますが、チャットであればリアルタイムにやり取りできます。

ほかにもグループチャットであれば、宛先の指定漏れを防ぎ効率良くコミュニケーションが取れるでしょう。もし誤送信しても、チャット上で編集や削除ができるため、重大なミスを防げます。

3.場所や時間を選ばず会議ができる

ビジネスチャットにはWeb会議機能があるため、対応している端末とネット環境があればいつでも会議ができます。利用するツールによりますが、専用のURLにアクセスするだけで音声や映像を繋げるものが多いです。

ビジネスチャットを使えば会議室の予約が不要なので、緊急の場合でも迅速にメンバーを集めて会議を実施できるでしょう。

4.セキュリティを確保してやり取りできる

ビジネスチャットは管理者が権限を付与し、チャットへのアクセスを制御できます。つまり、権限を付与されなければやり取りの内容は見られません。また、通信は暗号化されるため、チャットの内容やファイルも安全にやり取りが可能です。

ビジネスチャットとメールの違いについて詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

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ビジネスチャットのデメリット

つづいて、知っておきたいビジネスチャットのデメリットを見ていきましょう。

コミュニケーション疲れを起こすリスクがある

ビジネスチャットは便利に使えますが、それゆえコミュニケーションの量が増えてしまいかねません。特に本来の業務に関係がないやり取りが増える傾向にあり、かえって余計な時間が増える可能性もあります。

また、通知や既読機能の影響によって、すぐに返信しなければならない義務感で業務に集中できなくなることもあります。このため、ビジネスチャットを利用する前に、ルールを定めておくことが大切です。

社内教育が必要な場合がある

新しいビジネスツールを導入するときには、その使い方を従業員に教える必要があります。チャットツールは若い世代であれば慣れ親しんでいるため、スムーズに導入できるでしょう。しかし、チャットを初めて使うという従業員が多ければ、社員教育に時間がかかります。

導入担当者に負担がかからないよう、各現場で推進担当者を任命したり、説明会を開くなど計画的に導入をすすめましょう。

ビジネスチャットのデメリットと解決方法について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

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ビジネスチャットを選ぶポイント

最後に、自社に合ったビジネスチャットを選ぶポイントを見ていきましょう。

ツールの導入コスト

ツールを導入するときは予算を決めておきましょう。無料で利用できるビジネスチャットもありますが、機能を重視する場合は有償版のツールを検討してください。たとえ安くても操作が複雑なツールであれば、教育コストが高くなることもあるため、注意してください。

このように導入と運用にかかるコストを比較して、導入する製品を決めることが大切です。

外部サービスとの連携

ビジネスチャットでは、社内の予定について話し合うことがあります。外部サービスと柔軟に連携ができるサービスであれば、チャット上でカレンダーツールの操作が可能です。ほかにもタスク管理ツールと連携して、進捗管理や予定を通知することもできます。

１つのツールで複数のサービスの操作を行えると、より効率化を図れるでしょう。このように自社で使っているサービスと連携できるかどうかも確認してください。

セキュリティレベル

ビジネスチャットツールはセキュリティ対策を万全に行っているサービスが多いです。しかし、ツールによってセキュリティ強度は変わってくるため注意してください。もし、セキュリティ対策が不十分なツールを導入してしまったら、情報漏えいのリスクが高まります。

チャットの内容やファイルのやり取りの暗号化が可能かどうか確認しましょう。

メリット・デメリットを理解しビジネスチャットを導入しよう

ビジネスチャットツールには、メールよりもスピーディにやり取りでき、業務を効率化するメリットがあります。ほかにも時間や場所を選ばずに会議ができるため、効果的な情報共有や意見交換が可能です。

しかし、気軽にやり取りができる分、コミュニケーション疲れを起こす危険性があるため注意してください。メリットやデメリットを十分理解し、自社に合ったビジネスチャットを導入しましょう。