ビジネスチャットをどう活用すればいい？導入事例や注意点を解説！

活用事例１：チャットでメール作成時間を大幅に削減

まずは、ビジネスチャットにより社内の情報伝達の効率を改善させた事例を紹介します。

課題：メールでの情報共有に時間がかかっていた

• ■情報伝達に時間がかかり、連絡対象にも漏れがあった
• ■パートタイムの従業員などが情報共有に遅れがちだった

導入効果：リアルタイムでコミュニケーションが可能になった

ビジネスチャットはメールと違って、括送信が容易です。そのため、以下のような導入効果が見られました。

• ■過去の送受信メッセージを簡単に確認でき、情報伝達がスムーズに
• ■個人間だけでなくチームとして意思疎通できる

活用事例２：スケジュール管理やファイルを簡単に共有

ビジネスでは、パソコン上でのスケジュール管理やメンバー間でのファイルの共有など、さまざまなソフトを使って仕事をする必要があります。これを効率化することで、業務のスピードをあげられた事例を紹介します。

課題：ソフトウェア画面の切り替えが煩雑だった

• ■ソフトウェア同士を相互活用できず、業務が煩雑になっていた
• ■クラウド上にシステムを移行しても各サービスと連携がとれなかった

導入効果：ビジネスチャットと連携し、入力や管理のが効率化した

ビジネスチャットではタスク管理サービスやカレンダー、ファイル共有など、様々な外部サービスと連携できます。そのため、以下のような導入効果が見られました。

• ■リアルタイムにタスクを追加できる
• ■ミーティング内容をすぐに共有できる
• ■SNSへの自社関連の投稿に即座に反応できる
• ■日報や業務連絡など、報連相が適切に行える

活用事例３：簡単な打ち合わせであればWEB上で議論

複数部署をまたいだプロジェクトや、メンバーが多い部署の場合、業務上の質問や議論事項を毎回集まって相談するのは難しいことがあります。そこで、簡単な相談事であれば、チャットワーク上で発言することで意見を集めたりまとめることで、解決することができます。

課題：ささいな協議事項も会議で決めるため時間がかかっていた

• ■メンバー全員に確認したいが、週に１回の定例会議を待たなければいけなかった
• ■メールでは回答が遅かったりリアルタイムのコミュニケーションは無理だった

導入事例：チャット上で気軽に意見の交換ができるようになった

ビジネスチャットでは会話形式でメッセージを送れるため、集合しなくてもメンバーが意見を交換できます。簡単な相談事であれば、チャット上で決定することができるようになり、プロジェクトの進行が早くなりました。インターネットに繋がっていれば、スマホやタブレットなど様々なデバイスから利用可能のため、外出が多い営業担当者も社内に意見を伝える機会が増えます。

ビジネスチャットを導入・活用するにあたっての注意点

ビジネスチャットは便利なツールですが、効率的に運用するために押さえておくべきポイントがあります。２つのポイントを確認しておきましょう。

１.導入前に自社内でルールを定める

チャットの乱用はコミュニケーションを複雑にさせ、無駄なコストを生みます。伝達方法や使用ツールがバラバラだと、情報共有が不正確になります。そのため社内で統一ルールを作り、情報伝達体制を一本化することが大切です。

また、テキストのみのコミュニケーションとなるため、発信する情報やタイミングにも注意しましょう。例えば既読機能は、メッセージが届いたことを伝える便利な機能ですが、発信側と受信側双方を焦らせるおそれもあります。また、個人的な指摘などでは送信先を絞ることも大事です。個人の感情を逆なでするような、無駄なコミュニケーションは避けましょう。

２.セキュリティを強化する

ビジネスチャットは社外から様々なデバイスを用いて参加できるため、セキュリティにも注意を払う必要があります。自社が定めるセキュリティポリシーに照らして、最適な体制を築きましょう。

• ■SSL通信に対応
• ■不正アクセスへの対策が充実
• ■二重認証などの多重防御体制
• ■メッセージログをエクスポートする機能
• ■利用状況をいつでも観察・測定可能
• ■部署や個人レベルでアクセス制限可能
• ■不快なメッセージを削除する機能

ビジネスチャットの導入事例を知り、自社でも活用しよう

ビジネスチャットはメールと比べて、リアルタイムなコミュニケーションを可能にします。外部サービスと連携させることで、業務の効率化も期待できるでしょう。スマホやタブレットなど様々なデバイスを用いて、社外からの会議参加もできます。ただし、効果的な運用のため社内ルールを作り、セキュリティを強化しましょう。

導入事例を参考にして、自社に合った情報伝達体制を構築してください。