社内SNSと働き方改革の関係は？導入の問題点やポイントも解説！

社内SNSが働き方改革を実現する理由

ここでは、社内SNSで働き方改革を実現できる理由を見ていきましょう。

スマートワークが可能となる

スマートワークとは、場所と時間に縛られないフレキシブルな働き方のことです。IT機器を活用することで、労働生産性の向上やコスト削減・長時間勤務是正などを目指します。日本政府が打ち出した働き方改革の中で推進されているテレワークもその一つです。

時間を有効活用できる

社内SNSを利用すれば、情報を時系列で把握でき、情報共有やコミュニケーションが容易になります。重要な情報を見落とすこともないため、時間を有効に活用できます。質問内容をデータベース化しておけば、ノウハウを蓄積することも可能です。

メールや電話では当事者間のみのコミュニケーションとなるため、他の社員との情報共有ができません。また、すぐに連絡がつくとは限らないため、入ってきた情報に対するリアクションも遅くなりがちです。

どこにいても仕事を進められる

社内SNSは、スマホやタブレットでも使えるため、自宅や外出先からアクセス可能です。外出している社員に急ぎの指示を出したり、かかってきた電話の内容を伝えたりなど、タイムラグの少ない仕事の進め方ができるでしょう。

また、外回りの多い営業社員・在宅ワーカー・短時間労働者など、普段あまり接点を持てない人同士でも簡単にコミュニケーションを取りながら仕事を進めることができます。

コミュニケーションが活性化する

社内SNSを連絡手段として一本化することで、リアルタイムな意思疎通が可能になります。異なる部署同士でのコミュニケーションが容易になるため、労働生産性や効率性の向上に効果的。部署を越えて目標を共有し切磋琢磨することで、革新的なアイデアが生まれることもあります。

「テキストチャット」が一般的なコミュニケーションより心理的ハードルが低いことも好要因のひとつとなるでしょう。社員一人ひとりが居心地のよい場所だと認識すれば、離職率の低下にもつながるでしょう。

社内SNS導入の問題点

ここでは、社内SNSの導入により懸念される注意事項を紹介します。

プライベートと仕事の区別がつかなくなる

時間と場所に縛られることなく仕事ができる関係上、プライベートと仕事の区別がつかなくなる可能性があります。その切り替えがうまくいかなくなると、労働生産性が低下する場合があるので注意しましょう。業務時間外の仕事の連絡はストレスの原因となります。

また、業務時間内にプライベートな投稿があると、業務遂行に支障をきたしかねません。

労務管理やセキュリティ管理が難しくなる

社内SNSによりスマートワークが可能になると、社員が今どこで何をしているのかを把握しにくくなります。また職場外で作業をする場合、集中力を削ぐ要因が多くなり労働生産性が低下することも懸念されます。

外部への通信が増えることで、情報漏洩リスクが増大するという問題もあるでしょう。セキュリティ対策が十分でない製品を使うこともリスク要因となり得ます。社員のセキュリティ意識が低い場合には、対策が必要となるでしょう。

社内SNS導入を失敗させないポイント

上記のような懸念を解消するためにも、社内SNS導入時にはいくつかのポイントを意識しましょう。それぞれのポイントは、以下の通りです。

• ■社内SNSを導入する目的を明確にする
• ■利用ルールを設定して、プライベートと仕事の区別をつける
• ■勤務時間、業務内容を連絡することで、グループ内で進捗状況を共有する
• ■社外への接続を極力控えるなどして、情報漏洩リスクを低下させる

社内SNSの導入目的を明確にし、必要な機能や人件費を予測することで、正確な運用計画が立てられます。導入後も慌てる必要がなくなるため、より効率的な業務遂行が可能です。

またプライベートと仕事を区別するためには、「業務時間外での利用を禁止する」「仕事以外の投稿を禁止する」などの、徹底したルール作りが必要です。

働き方改革で注目を集める社内SNSをビジネスに活かそう

社内SNSの導入で、スマートワークという働き方改革の実現をサポートできます。

これにより、時間を有効に活用できるため、労働生産性の向上に効果的です。異なる部門間の社内コミュニケーションも活発になり、革新的なアイデアの創出が期待できるでしょう。ただし利用ルールが曖昧では、プライベートと仕事の区別や勤怠管理ができなくなるので注意が必要です。

導入目的と利用ルールを明確にして、社内SNSをビジネスに活かしてください。