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社内の情報共有や、コミュニケーションの活性化のために社内SNS・ビジネスチャットツールを導入する企業が増えています。メールや社内ブログよりもリアルタイムで双方向のコミュニケーションができるとして、多くの企業に選ばれています。導入企業が増える一方で、活用できないといった運用の課題を抱える企業が増えているのも事実です。今回はそのような失敗事例を踏まえて、導入時に整えるべき利用のルールを紹介します。
失敗しない社内SNS・ビジネスチャットの活用の為に、整えるべき運用のポイント3点を紹介します。
導入後によくある失敗例はこちらからご覧ください。
参考記事：社内SNS・ビジネスチャットの失敗例
社内SNS・ビジネスチャットツールの導入は、部署内の情報共有や業務ノウハウの蓄積、業務外での情報共有など様々なメリットがあります。自社の課題に合わせて活用ができる一方で、目的を明確にしないと運用を失敗してしまうリスクもあります。
導入の前には、自社の課題を整理して社内SNSをどう活用したいかを明確にしておきましょう。目的が整理できたら、実際に「誰がいつどんな内容を誰に向けて入力するか」ということをできるだけ具体的に決めましょう。社内SNS・ビジネスチャットに投稿することが目標になってしまうと、利用が義務になってしまい定型的なメッセージしか投稿されず盛り上がらないという残念な結果になってしまいます。
導入の目的の整理に役立つ記事はこちらをご覧ください。
参考記事：社内SNS・ビジネスチャットツールの主な導入目的
社内SNS・ビジネスチャットの運用ポイントの２つ目は、利用者を明確にすることです。
まず導入時は、一気に全社で導入するのではなく、ひとつの部署・チームなどに限定してテスト運用をしてみましょう。そうすることで、予期せぬトラブルや疑問が生じた際にも迅速に対応することが可能です。一斉に導入してトラブルがあった場合に対応が遅くなると、「使えないツール」や「面倒なツール」として社員に認識されてしまい、その後の活用が進まない原因になります。
利用の開始後は、全社で利用する場合にも、利用目的に沿った活用ができるように、誰でも入れるグループと、特定の部署の関係者しか入れないグループを決めるなど、利用の制限を行いましょう。
社内SNS・ビジネスチャットの運用ポイントの３つ目は、利用ルールを決めることです。
社員が、誰でも利用できるツールのため、事前にルールを定めておかないと、利用が混乱するだけでなく、取り返しのつかないトラブルにも発展する可能性があります。最低限、以下のような利用ルールを定めることをおすすめします。
社内SNS・ビジネスチャットは、社内の活発でスムーズなコミュニケーションを促進させるもので、面と向かって言えない不満を記載したり、社員の批判を社内に見せしめのように公開するためのものではありません。このような内容が社内SNS・ビジネスチャットに書き込まれると、一気に活用が進まなくなります。特に、影響力の強い経営層からの発信は、悪意がなくとも思わぬ波紋を広げることもあるので内容には注意が必要です。
また、社内SNS・ビジネスチャットの活用に慣れてくると、軽い気持ちでチームメンバーの結婚、出産などのプライベートな情報や写真を公開してしまいがちです。社員のプライベートな情報については、当事者の同意を得てから公開するなどのルール作りを行うことで、気持ちのよい活用ができるでしょう。
社内SNS・ビジネスチャットを社内のノウハウや情報共有をメインに活用する場合に、重要なのが固有名詞の取り扱いのルールです。
例えば、「NEWエアーマット」という新製品についての顧客からの意見を、営業担当が社内SNS・ビジネスチャットに投稿する際に、「ニューエアーマット」「エアマット」などの正式でない名称で記載してしまうと、他の人が検索するときに適切に情報を見つけることができなくなってしまいます。
自社製品名や、取引先名、競合製品の名称などは、正式名称で入力する、もしくは略称も可とするなどのルールを設定しておきましょう。
最新の情報をリアルタイムで相互に発信できるのが社内SNS・ビジネスチャットのメリットですが、情報が自由に飛び交ってしまうと、自分が欲しい情報を見つけるのが難しくなってしまい活用が進まない原因になります。
例えば、最新の資料を更新したときに、グループのタイムラインに流しただけでは、他の担当者は投稿を遡って資料を探しにいかなければなりません。
重要性の高い資料などは、保管用のフォルダを定めて別途管理するルールを設けましょう。社内SNS・ビジネスチャットツールによっては、ファイルの共有機能があるツールもありますので、その機能を活用することもおすすめです。
社内SNSやビジネスチャットツールは、社内のノウハウの共有やコミュニケーションに役立ちます。しかしあくまでツールなので活用してこそ価値が出ます。今回紹介した運用のポイント３つ、「目的に沿った活用」「対象者の明確化」「利用ルールの設定」を実践して、自社に合った活用をしていきましょう！
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