店舗管理システムの導入後に気を付けるべき4つのポイント

店舗管理システム導入の4つのステップ

ステップ1　システムに合わせた業務フローへと変更する

店舗管理システムの導入後には、これまでFAXやメールで行っていた業務日報のやり取りをシステム上で完結させることが可能となります。また各店舗に対する本部からの業務指示についても、システム上で実行することができます。加えて売上情報や在庫情報についても、店舗管理システムの導入によって正確かつ迅速に本部に対して共有できるようになります。

このように、店舗管理システムの導入は店舗管理業務に大きな変化をもたらします。したがってシステム導入後には、各店舗及び本部における店舗管理業務のフローを必要に応じて変更しなければなりません。また業務フローの変更内容そのものについては、システムで利用できる機能などを加味してシステム導入に先立って検討をしておく必要があります。

店舗管理システムの基本的な機能が知りたいという方はこちらの記事をご覧ください。

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ステップ2　各店舗の状況にあった機能を利用できるようにする

多店舗を管理する場合、店舗の立地、営業期間、店舗管理者（店長やマネージャ-）の実務年数、取り扱い品目などの条件によって各店舗の管理を行う上で必要となる情報やアプローチの方法が異なります。また、管理する店舗がフランチャイジーであるのか直営店であるのかによっても、店舗管理の様相が変わります。

このような各店舗の差異に合わせて、各店舗において利用する店舗管理システムの利用機能などを変更する必要があります。そして利用機能の設定にあたっては、「不要な機能の利用は制限する」という意識を持つことが大切。

必要最低限度の機能を利用できるようにしてシンプルなシステム設計にすることが、利便性の向上につながるからです。またこうしてシンプルな設計を実現することで、ITリテラシーの高くない店舗管理者であっても店舗管理システムを不自由なく業務利用できるようになります。

ステップ3　POSなど他のシステムと連携させる

店舗管理システムには、POSシステムとの連携をはかることのできるシステムも多いです。店舗管理システムはPOSシステムと連携させることで、売上情報、在庫情報、仕入情報などを手間なく本部と共有させることができるようになります。

そのためPOSシステム連携型の店舗管理システムを導入した場合には、導入の初期段階でPOSシステムと連携させるようにしましょう。

システム連携について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

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店舗管理システムと他システムの連携で業務効率化

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ステップ4　コミュニケーション機能の利用を促す

店舗管理システムの中には、本部と各店舗との間でメッセージのやり取りをすることができるチャット機能やメッセージ機能を備えているものもあります。また、本部担当者や各店舗の責任者や従業員が利用できるSNS機能を備えたシステムも存在します。

こうしたコミュニケーション機能は、積極的に活用しましょう。従来のメール、FAX、電話などによるコミュニケーションよりも生産的かつ親密なコミュニケーションをはかることのできる可能性が高いからです。

そしてコミュニケーション機能の利用を促進するため、本部担当者側から各ツールを使って積極的にコンタクトをはかりましょう。たとえばSNSツールであれば、さまざまなジャンルのグループなどを作成することでSNS内を活性化し利用を促進することができます。

4ステップで導入効果を最大化し店舗管理の質を高めよう

以上のように店舗管理システムの導入後には「業務フローの変更」「店舗ごとの機能制限」「POSとの連携」「コミュニケーション機能の利用促進」という4ステップに取り組むことが重要です。そしてこれら4つのステップを確実に実行することによって、店舗管理業務の質を向上させることができるのです。