こんにちは!駆け出しライターのあやかです。
『ITトレンドスタイル』の記事を書く仕事を命じられて、毎日コツコツとニュースやコラムをアップする日々。そんなある日、「働き方改革を推し進めている企業のイベントを取材して、勉強してこい!」って編集長からびっくりするような言葉が。まだまだ働き方改革について勉強し始めたばかりの私が、突然イベントに飛び込んで、ちゃんと取材なんてできるかしら…ドキドキワクワク…。
そんな気持ちを抱えながら、迎えた今日、2017年12月13日水曜日。皆さん、最後までお付き合いくださいね!



「経理部門の働き方改革が変わった」 白熱したセッションがスタート!

今日のイベント会場は、東京コンベンションホール。よくセミナーが開催されているところとは聞いていたけど、実際に入ってみると大きなセミナー会場以外にも、展示ブースもあって、なんだかにぎやか。平日のど真ん中、水曜日だから人が少ないのでは?という心配とは裏腹に、大勢の経理担当者が来場していて、ほっと緊張が解けます。

そんなイベントは、「IT技術で中小企業を強くします!」というミッションを掲げる「ラクス」主催。その名も、『RAKUS Cloud Forum2017 経理は変わる、クラウドで変わる。』です。
日頃から、中小企業向けにクラウドサービスを提供しているラクスによる、経理部門に対する働き方改革の熱い提案が聞けそうですね。

基調講演には元大阪府知事の橋下徹さん、IT企業役員でお笑い芸人の厚切りジェイソンさんだなんて、とっても豪華!その合間のセッションも、白熱したセッションが繰り広げられていました。


今回は、その見どころの一つである事例講演から3社をピックアップ。「ミュゼプラチナム」、「デリカフーズ」、「第一生命カードサービス」の3社が、それぞれ抱えていた経理部門の課題と、実際にラクスの経費精算システムを導入した改善効果をレポートします!

180店舗での小口精算業務を改善! システムでどう変わった?

トップバッターは、ミュゼプラチナムの柏木俊之さんから。脱毛サロンなどを全国に展開しているミュゼプラチナムですが、従業員約4000人を支える経理業務の体制は、経理課と財務課で総勢「11名」ですって!


柏木俊之氏
株式会社ミュゼプラチナム 取締役執行役員 管理部 部長
(所属・役職はイベント開催当時)

柏木さんによると、同社の課題は「小口精算業務」。
本社と全国180店舗(2017年3月末時点)で行われる小口精算業務の実際の処理フローは、「エクセルの専用紙での申請」→「複数の申請書が存在し異なる確認項目、作業の処理」→「担当者の目視チェック」などと作業が非常に煩雑だったそうです。
さらには、紙ならではの記入ミス、二重三重の確認作業、承認者の長期出張による作業遅延が発生してしまうなど、次々と課題が浮き彫りに…!
この話には大きくうなずく聴講者の姿も見受けられたので、共通の課題を持つ担当者は多いんですね。

専用紙からの転記ミスを確認する作業が大きな負担になっていたことをきっかけに、ラクスの経費精算システム『楽楽精算』を導入した柏木さん。
導入したことで、経理担当者が複数の申請書をチェックしたり作成したりする作業量を削減でき、それに伴いミスも軽減できたとのこと。さらには、承認者のスケジュールを気にせず申請ができたり、内部統制対策に対応できたりと、システム導入で一気に複数の課題が解決されているそうです!

経理課・財務課の11人で約4000人を支えるなんて、業務量がとてつもなく多いイメージですが、システムを導入して課題が解決され、より少数精鋭で管理ができそうですね!

まとめ:ミュゼプラチナムでのシステム導入効果

  • 経理担当者の作業量・ミスが激減!
  • →申請者がシステムで入力した内容と帳票チェックだけで済み、確認作業自体も簡素化

  • 承認者のスケジュールを気にせず申請、承認時間も短縮!
  • →システムがクラウドのため、上長が遠隔にいても容易に承認が取れ、時間短縮へ

  • 内部統制対策での確認・検証が容易に!
  • →上場企業の子会社である同社に求められる確認・検証作業記録の管理負担が軽減

小口現金が金庫に入ったまま!? システムで管理方法が激変!

続いては、デリカフーズの神永恵也さんによる事例共有。青果物の卸売会社で、カット野菜の製造なども行っている会社ですね。
経理部門は東京本社に経理課が2名、総務との兼務が3名。そのうち1名が経費精算などの支払業務を担当。社員は426名(2017年9月時点)で、関係会社も含めるとおよそ10事業所が全国にあって、その事業所ごとに総務と兼任する経費担当者を置いています。

神永さんによると、同社の課題は「小口現金の精算と管理」とのこと。
小口現金で経費精算を行っていたところ、精算した社員が現金の受け取りを忘れたり取りに来なかったりすることが多々あり、金庫に現金が滞留することが常態化。受け取りの督促業務も含めて管理者の負担になっていたそうです。
実際、システムを導入する前は多額の現金が常に金庫にあったそうで、管理する側としては大金を常に抱え続けるプレッシャーにもなりますね。


神永恵也氏
デリカフーズ株式会社 経営企画室 室長
(所属・役職はイベント開催当時)

システム導入前は、グループウェアのワークフロー機能を使って経費申請をしていたデリカフーズですが、グループウェアが会計ソフトと連携していなかったので、なんとわざわざ申請内容を紙に印刷し、それを会計ソフトに手入力!入力の手間だけではなく、出力した大量の紙も悩みの種になっていたそうです。

そこで神永さんは一念発起。「金庫にある現金」と「紙の印刷と入力の手間」を減らすために、経費精算システムの導入を決めました。
導入後は、ラクスの経費精算システム『楽楽精算』に搭載されている「振り込みデータ作成機能」を利用することで、「経費精算の支払いを振り込みにして、以前より手持ちの現金をかなり少額までに減らすことができた。また(精算金を)強制的に振り込めるので、なかなか取りに来ない社員に渡せるようになった」と神永さんはいいます。また、システムであればデータを出力して会計ソフトに反映できるので、紙を印刷する手間もなくなったそうです。

同社では、2017年10月から全事業所やグループ会社に経費精算システムを展開し運用を始めています。神永さんによると、今後は「2000名いるパート社員の契約更新や年末調整の書類を電子化してデータで処理できる環境を作ろうと考えている。請求書の支払い管理も同じように改善していきたい」とのことで、さらなる書類の電子化を推進していくそうです。ますます効率よく経費精算ができるようになりそうですね!

まとめ:デリカフーズでのシステム導入効果

  • 「金庫内の現金滞留問題」を解消!精算金の支払いも確実に
  • →振り込みデータ作成機能で振り込みが容易になり、現金の削減と確実な精算が可能に

  • 入力のための紙を削減!
  • →管理部門が抱えていた「大量の印刷問題」が解消

  • 会計ソフトとの連携で精算後の二重作業に終止符!
  • データを会計ソフトに入力する「二度手間」が消滅、チェック工数も削減に

手入力&ブラックボックス化した会計処理。 透明化させた秘訣は?

最後は、第一生命カードサービスの池田安広さんが登場。同社は、クレジットカード事業を行う第一生命保険株式会社の子会社で、従業員は25名。経理部門には業務部8名がいて、経理会計を中心に人事給与、総務、経営計画も行っているそうです。


池田安広氏
第一生命カードサービス株式会社 業務部 副部長 兼 IT企画室長
(所属・役職はイベント開催当時)

8名体制でしっかりと管理ができているかと思いきや、「入力処理」に課題があったそうです。
池田さんによると、「伝票入力から資金の移動といった財務的な操作を含めた会計処理全般のほとんどの処理が手作業だった。作業はベテラン社員が行っていて、ミスは少なかったが、属人化、ブラックボックス化していた」とのこと。また「会計処理を一人の人がずっと携わっていることは、内部統制から見るとかなり大きな課題だった」とも振り返っていました。

具体的なフローを見てみても、「申請者がエクセルシートにデータを入力」→「上長が確認」→「経理部門が中身を確認して会計処理」などと、立て替え経費精算処理すべてのシチュエーションで入力ややりとりが手作業になっていますね。これではスムーズに処理が進まないし、いつかはミスが発生しそうです。

そんな手作業をなくすために、池田さんは経費精算システム『楽楽精算』の導入に踏み切ったとのこと。
その結果、手入力していた各種経費申請の確認作業が格段に減少!交通費などの経費申請も、システム化されることで、確認も承認も簡便になったそうです。さらには、内部統制の観点からも、会計処理が透明化されたということですから、メリットは大きかったのでしょうね!

最後に、システムを活用した今後の方針について、「(経理部門を)今までのオペレーションを中心とした業務から、付加価値が創造できる部門と業務へと進化させて、働き方改革を進めていきたい」と池田さんはいいます。
また、「経費精算システムと自社の決済サービスを結び付けて決済業務の効率化させながら、その仕組みをパッケージ化して、グループ会社に提供することで、グループ全体での業務効率化も目指していきたい」とも話していました。

まとめ:第一生命カードサービスでのシステム導入効果

  • 申請金額の確認が不要に!
  • →手入力による申請金額の確認が不要になり、交通費の金額確認もシステム化で容易に

  • 内部統制上でもクリアな経理体制へ!
  • →属人化していた会計処理が透明化、申請・確認の手入力もなくなり作業時間も大幅短縮

アナログからシステム化へ!経理部門の働き方改革を推進

3社からの事例講演が終了し、やっぱり「リアルな声」が聞けるイベントは興味深いな~!と思いながらセミナー会場を出ると、そこには『楽楽精算』などの製品を紹介する展示エリアが。講演の合間や終了後にも、機能や導入効果について、説明員に質問する来場者の姿が多く見られましたね。その様子からも、「経理部門の業務への問題意識の高さ」が感じ取れました。


「小口精算」「現金管理」「属人化した入力処理」――。名前を聞けば分かるほどの大手企業にもかかわらず、登壇3社が悩んでいた経理業務の課題は「従来のアナログ作業がネックになっていた」という共通した点。アナログ作業で発生する業務の停滞とコスト増は、働き方改革の骨子の一つである「労働生産性の向上」にブレーキをかける要因になりえるので避けたいところ。

とはいえ、まだまだIT活用の余地がありそうな経理業務。企業の核になる部門だからこそ、アナログ作業やプロセスの改革を行いにくいと思われているのかもしれませんね。
ただ、今回の事例講演からは、「管理部門であってもITシステムを導入して課題を解決できる」というITの貢献領域の幅広さと、改善を期待する企業の多さを実感しました!

『楽楽精算』については、こちらから確認してみてくださいね。
交通費・経費精算システム 『楽楽精算』|株式会社ラクス

関連する記事