こんにちは! 『ITトレンドスタイル』ライターのあやかです。あっ、編集長。「こんな遅くまで原稿執筆とは感心」って、ありがとうございます。でも、いまやっているのは経費申請なんです。「提出期限過ぎている」って経理のヒトから言われちゃって。…そんなに怒らないでくださいよ。えっ、私の予定が空いていれば、今日これから取材を頼もうと思っていた? なんの取材ですか? マネーフォワードさんのユーザー会! 経費精算業務がラクになるヒントがあるかもしれないじゃないですか! 潜入取材のあとで経費申請やりまーす。いざ、行ってきます!

■経費周りの悩みや工夫をシェアしあう場

マネーフォワードさんの本社は、東京・田町駅直結の森永プラザビル。(取材時の内容で現在は東京都港区に本社を移転しております)このビルのテナント企業の社員さんは、「おいしくてヘルシー」と評判の、森永乳業さんの社員食堂を利用できるそうなんです。食べてみたいなあ。テナント企業さんに取材に来た私が利用できないのはなぜでしょう…。

マネーフォワードさんといえば、家計簿アプリと企業向けにはバックオフィス業務を効率化してくれる各種のクラウドサービスを提供しています。今回は、その中の『マネーフォワード クラウド経費』というサービスのユーザ―企業が集まる懇談会。経費精算業務に関する悩みや工夫をシェアしあう場です。同じツールを使い、同じ業務に携わる仲間同士とあって、なんだか会場はなごやかムード。ユーザー会、スタートです!

■経費精算のクラウド化で“昭和”脱出!

最初に事例を発表したのは、ユーザベースの経理担当者の松本さん。ユーザベースさんは企業・業界情報プラットフォームの『SPEEDA』やソーシャル経済メディア『NewsPicks』を提供している会社です。私も読ませていただいています!

ユーザベースさんといえば、「スーパーフレックス制度(コアタイムなし)」「リモートワークOK」「複業OK」「ロングバケーション制度(7日間連続した休暇を年2回取得可能)」といった、先進的な働き方の会社としても有名です。きっと、経費精算業務の効率化も早くから取り組んでいたんだろうな…と思ったら違いました。

『マネーフォワード クラウド経費』導入前の経費精算の方法は、申請者がエクセルのフォーマットに申請内容を入力し、そのエクセルを紙で印刷したものと領収書を台紙に貼りつけたものを一緒に提出し、経理担当者がフォーマットと領収書の記載が合っているか目視で確認。松本さんがつい「昭和でしたよ(笑)」と言ってしまうほどなので、とっても大変だったでしょうね。

2016年に『マネーフォワード クラウド経費』が導入された後は、申請者の作業工数が削減されただけではなく、経理担当者がチェックする時間も相当短縮されたそうです。申請と経理のチェック、上長承認が、PCの画面上で同時進行で進められるというスピード感。さらに、海外出張などでの外貨の経費も自動的に円に換算されたりと、便利だと感じる部分がたくさんあるそうです!

“昭和”のやり方だったころは、「半年前の経費が今になって申請されてくる・・・」というようなケースが時折あったそうです。しかしいまは、システムにロックをかけて、期限遅れの申請は精算ができないように、はじいているのだとか。ユーザベースさんの社風である「自由主義」は社員一人ひとりが自らの責任をきちんと果たすことが前提となっており「期日を守ってやるべきことをやる」のは果たすべき責任の一つ。クラウドサービスの導入によって、より社風を浸透させることができたのですね!

■経費自体の削減にまで手が回るようになった

次に体験談をシェアしてくださったのは、ビズリーチの経費担当の塩田さん。ビズリーチさんは、CMでもおなじみ。20代の転職サイト『キャリトレ』をはじめ、さまざまな転職支援サービスを提供している会社です。

ビズリーチさんは、2017年に『マネーフォワード クラウド経費』を導入。急激に社員数が伸び、業務負荷が増大したため、導入に至ったそうです。導入前はユーザベースさんと同じく、紙ベースで申請を出し、それをエクセルで集計し直して、上長に承認をもらって…。差し戻しの確認メールを毎月200通ほど送っているなど、経理担当者の業務負荷がとても大きかったとのことです。

『マネーフォワード クラウド経費』導入後は、経費申請から上長承認をもらうところまでシステム上で一括して行えます。経理担当者は承認後のチェックだけで済み、なおかつ「ここがおかしい」という経費上の指摘も、書類の差し戻しではなくアプリ上のチャット機能で簡単に連絡できるようになったそう。これは確かに便利ですよね!

また、クラウド化で時間に余裕ができたおかげで、経費の内容の精査にまで手が回るようになったそうです。「この経費は削れるのではないか」といったところまで踏み込めるようになり、大きなコスト削減につなげていこうとしています。これぞまさに本質的な業務改革ですね!

■間違った申請にどう対応するのか?

そしてユーザー会は質疑応答のパートに。参加者のみなさんからの質問が集中したのが「経費申請が間違っている場合にはどう対応するのか?」というもの。うぅ、それはもちろん、やさしい経理の担当者さんが間違いを丁寧に修正してくださるんですよね…? そうでないと私は困るんですけど…と、思っていたら、まったく違う回答がシェアされていました。

実は、経費精算の申請者が間違って申請したとしても、申請者の自己責任なのだそうです。ビズリーチ塩田さんによると、「基本的には経費をどれだけ使用したかについても、申請のし忘れも、自己責任になっています。経理担当の役目は『期限までに申請せよ!』と社内にリマインドを行うこと」だそう。…そ、そうなんだ。まずい。早く私も経費申請しなきゃ。

それでも提出期限までに出してくれない部署にはどうするのかというと──。参加者の中から出ていたのは「制裁を与えるのではなく、むしろ申請を完璧にしてくれた部署をほめたたえることで『ウチもやらなきゃ』というモチベーションをかきたてる」「経理担当者がこんこんと『こんな風に申請書を出す必要性がある』ことを伝え続けるしかない」といったところ。確かに、表彰してもらえるのなら、私も期限通り完璧な申請をするかも!

■IT化で経理担当者から改善提案が出てくる

ITが進化しても申請者がちゃんと申請を出さないといけないのは不変なのですね。というか、経費精算業務に携わっている経理の人たちって、ホント、大変だなあ。クラウド化によって、その大変さが軽減され、「どうすれば社員に経費精算の申請期限を守らせられるのか」といった、業務改善にまで目を配れる余裕ができているのを実感しました! いつもいつも期限に遅れて申請していることを反省します…。よしっ、森永乳業さんの社員食堂潜入はあきらめて、ちゃっちゃっと経費申請しちゃおう! 以上、ライターのあやかでした!

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