こんにちは。ITトレンドスタイルの運営会社、イノベーションで人事を務める山宮です。キャリア3年半の若手です。これからお話するのは、そんな私が、人事部の中核業務の1つである採用業務の効率化に取り組んだ奮戦記。そのためにどんなツールを選び、どう使いこなしたのか。私と同じようなポジションの方々、とりわけ、採用業務の効率化にお悩みの方々に、お役に立てれば幸いです。

ヒトが増えた。業務効率落ちた。

2017年4月までの1年間、採用や人事制度設計などをすべてひとりで担当する「僕だけ部署」でしたが、なんと、待ちに待った後輩が入社したんです!ついに、仕事を分担して、より多くのこと、新しいことに挑戦できるときがやってきたのです。

それまでは、わからないことを必死に調べながら、多種多様な業務をひとりで回して四苦八苦。大変なことは確かでしたが、急成長中の会社のなかで、「極めて重要な仕事を任されている」という実感があり、業務自体を「つらい」と思ったことはありません。でも、ひとりだけで業務を回していると、自分の器量の範囲内でしか、こなせない。会社の成長のペースは速く、「このままでは、会社の期待にこたえられなくなるぞ」という危機感も抱いていました。

不安になっていたところに、後輩が配属されたんです。これで、より多くの業務、より質の高い業務を回せるようになる。「あれもやってみたい」「これにもトライしてみたい」。夢はふくらむばかりでした。

が、しかし。2名体制になったとたん、なんと業務効率は落ち、仕事の生産性は低下してしまったのでした。もし、かつての私と同じように「ひとり部署」の状態で人事・採用業務を回していて、「早くもうひとり配属されないかなあ」と思っている方がいるとすれば、声を大にしていいたいです。

「なにも考えずに人数だけ増やすと、業務効率が下がる」

その主な原因は、「共有」の作業が増えたことです。これまでの採用業務では、面接の日程調整からその結果をエクセルシートにまとめるまで、全部ひとりでやっていました。私の頭のなかにすべての情報があり、私だけで判断できました。ところが、新たに配属された後輩と分業するようになると、後輩と情報を「共有」する必要が出てきたのです。

とくに面接結果の情報共有は必須。「どんな投げかけに応募者はどう答えたのか」といった情報を、ニュアンスまで含めて情報を共有しておかないと、合否の判断ができません。これらの情報共有のためのミーティング時間だけでも、週2~3時間はさいていました。「ひとり部署」だったときには、不要だったものです。それだけでなく、「『この日のこの時間帯はほかの仕事が入るかもしれないから、面接を入れないで』といっていたけど、どうなったのかな?」とか、後輩と直接、コミュニケーションしないといけない事態が次々に起きていました。

結果、応募者へのレスが遅くなってしまうことも。新卒採用で「この学生は見どころがありそう。一緒に仕事したいな」とこちらが思い、学生も当社に強い興味を示してくれていたのに、「僕はスピーディーにものごとが決まる環境で成長したい。やり取りや面談を迅速に行なってくれた企業に行きます」といわれてしまったときは、悔しくて夜も眠れませんでしたね。

20の“求める機能”をデモで確認

なんとかしなければ。と、思案をめぐらせていたとき、「採用管理システム」に思い当たったのです。実は当社、以前は採用管理システムを使っていたんです。ただ、社内スタッフのスケジュール管理システムとの連動ができないシステムだったので、面接の日程調整がやりにくい。その点が、私には不満でした。「私がエクセルシートで管理すれば十分です」。そう上長に訴えて、解約してもらったんです。

それから1年半。この間に、複数のベンダーさんから採用管理システムの提案がありました。そうした既知の情報にくわえ、ネットの情報などを参考に4社にしぼりました。各社の営業担当者に来ていただき、プロダクトのデモをしてもらったんです。その結果…。

Donutsさんが提供している『ジョブカン採用管理』に決めました!

決め手は、3つでした。

まずは、ベンダーであるDonutsさんの担当営業の方の誠実さ、熱心さ。デモに来ていただく前に、「こんな機能があったらいいな」「こんなことができたらいいな」という20項目を各社に渡していました。私が採用業務をしているなかで、日々、システム化したかった項目です。Donutsさんの営業の方は、1項目ずつ、デモをしながら「こう使えばできます」と実践を通じてこたえてくれました。

全ての項目が『ジョブカン採用管理』でできるわけではありません。4~5つの項目は「いまのバージョンではできません」とのこと。各社のプロダクトの間で、「できない」項目の数にはそれほど差はありませんでした。違ったのは、「できる・できない」を伝えるだけでなく、Donutsさんは「こう使えばできます」「いまのバージョンではできませんが、改善すべき課題にはリストアップされており、1年以内にできるようになると思います」「いまのところ、できるようになる見通しはついていないです」と、誠実に回答してくれた点です。

2つ目の決め手は、価格の安さです。応募者数によって月額の利用料が変わるのですが、当社レベルでは1万円未満でした。

そして、3つ目。サポート体制の充実度。システム内で問い合わせができるので、その即応性は頼もしい限りです。

採用管理システム導入を検討している人事の方にアドバイスできることがあるとすれば、「ほしい項目を箇条書きにして、デモで実践してもらって比較検討する」といいですよ!

採用管理システムがやってきた!

かくして、採用管理システムを導入しました。さっそく、ツールを活用しながらの採用業務を開始です! 導入初日、2日、3日、そして1週間。後輩がつぶやきました。「これ、使いやすいですね」。それを聞いて、私は小さくガッツポーズ。実は、後輩が配属されたとき、業務の多さに戸惑っていたんです。そのとき『必ず、人事業務を効率化する道筋をつけるから』と約束したんです。だから面目躍如ってカンジですね(笑)。

いままで多大な時間をかけていた面接内容の共有。それぞれがシステムに入力するだけでOK。夜遅くに「集合」する必要がなくなりました。外出先からもアクセスできるため、私が不在のとき、後輩がどんな面接をしているのか把握できます。採用管理システムの導入後は、応募者から「レスが遅い」という不満の声を聞くことはなくなりましたね。

求人詳細ページ
1つの求人に対しての候補者の全体像を把握できる

応募者ごと、面接者ごとなどのいろんなグルーピングで一覧表示することが可能。そこから詳しい内容に入っていけるので、「ええと、名前忘れちゃったけど、先週、事業部長が面接したあの男性の情報は…?」といったことで迷うことはなくなりました。

候補者一覧画面
説明会や場所、面接者などグループ分けが可能

数ある機能の中で、真っ先に活用したのが、パートナーである人材紹介会社へのID付与でした。IDをもつ人材紹介会社は、ジョブカン上に公開されている求人の情報を見ることができ、候補者の情報をジョブカン上に登録することができます。私たちは、その情報が届けられた通知がきたときに、応募情報を見にいけばよく、以前のように画面上で、常時「新しい応募者が来ていないか」と気にしている必要はなくなりました。

また、分析機能も有効でした。一次面接の通過率や面接の設定率を、クリックひとつで算出することができます。いままでエクセルで週単位で行なっていた作業が一瞬でクリアになったので、業務の効率化に繋がったのはもちろん、面接者へのフィードバックが中身の濃い、説得力のあるものに変わっていきました。

選考ステップレポート(経路別)
応募経路単位で色付けされ分析可能

業務の効率性だけでなく、正確性も向上しました。応募のメール着信があった際、そのデータに触れていなければアラートをよこしてくれるんです。これは心強い限り。さらに、「人材のダブり」への不安も消えました。紹介会社Aから紹介された人材をNGにして、紹介会社Bから同じ人材を紹介されたとき。これは人材業界のルール上、もし合格とするなら、先に紹介してくれた紹介会社Aからの紹介案件としてあつかう必要がある。人材を紹介されるたび、「前にどこかから紹介された人材じゃなかったか?」と不安でした。いまは、同じ人材を別の紹介会社が紹介してきたとき、アラートが出る。不安なく仕事ができています。

候補者一覧画面「重複エントリー」通知
紹介人材のダブリが一目でわかる

以前に導入していた採用管理システムと異なり、社内スタッフのスケジュール管理システムと連動できるので、面接ブッキングも容易に。これは本当に大きい。

後輩と面接について打ち合わせをする時間は、採用管理システム導入前と後では、週3時間から週10分へ大幅に短縮されました。業務の効率化に成功したことで、内定者へのフォローもより多くの時間をさく余裕が生じ、辞退される割合が減る。うれしい効果もあらわれています。

採用戦略の策定ができるように!

いま、私たち人事部は、採用の生産性を高めるステージへ突入しています。従来は、その日の業務に追われる毎日でしたが、いまでは、来期を見すえた動きができています。具体的には、今後行なう予定の会社説明会でのプレゼン内容を中心に、採用成果をあげるための意見を幅広く集め、ブラッシュアップできるようになっています。腰をすえた「採用戦略の策定」に時間をさく。採用管理システム導入前までは考えられなかった時間の使い方ができるようになりました!私たちが導入したのは『ジョブカン採用管理』でしたが、おそらく、どこの採用管理システムを導入したとしても、この「戦略策定に時間を振り向けられる」という効果は得られると思います。

そして、その採用戦略を策定するうえでも、採用管理システムは非常に有効なツールだと実感しています。たとえば、いま採用活動の「出会う」「見極める」「口説く」の各プロセスで生産性向上を推進しようとしています。そのなかで「見極める」プロセスについて、システムを活用できます。

採用して入社した人材のなかで、成果をあげている方、速いペースでキャリアアップを果たした方を抽出。それらの方が、たとえば「面接時にはこんなことを話していた」「この時期のこのイベントで接触した学生だった」といった、採用時にどんな状況だったのかを調べることができます。そこで得た知見をベースに応募者と面談すれば、面接担当者の感覚ではない、再現性のある会社の人事戦略として一歩も二歩も踏みこんだ採用ができると思います。

あと、システムでこれからできそうなことがもう1つ。パートナーである、人材紹介会社の見極めです。私たちは、新卒・中途いずれもメディア媒体は活用していないため、求職者とのコンタクトはすべてパートナー企業頼み。これからは、いずれのパートナー企業経由の応募者がいちばん内定を得ているかといった、効果測定を定量的に分析できます。さらにいえば、パートナー企業が応募者を集めるためのイベントごとに集計をとって、「この時期に開催される○○イベントに来た学生の内定率が高い」といった分析も可能です。そんなよいイベントがあれば、直接、私たちがそのイベントに出向くといった能動的なアクションがありえるかもしれません。

採用管理システム導入で、戦略的な採用活動ができるめどがつき、クリエイティブな人事部をめざして私たちは走り出しています。そんな私たちのよき「武器」として、今後、システムのアップデートに期待するのは、リファラル採用を促進できる機能AI機能ですね。リファラルについては、転職が当たり前の時代にあって、今後の採用活動においてカギを握る分野だと思います。当社でも、今後、力点を置いていく方針ですので、是非、お願いしたいです。AI機能については、精度の高い、より効率よく、データから理想像の抽出が行なえることを期待しています。


最後に。採用管理システム導入で、個人的には「自己イノベーション」のための時間が確保できるようになりました。私の仕事は、採用だけではありません。社内研修や株主対策、人事制度の構築など、上場企業の人事スタッフとしてやらねばならない仕事は数多くあり、それをやるために必要となる知識やスキルがたくさんあります。システム導入以後、その学びの時間をしっかり得られるようになりました。自分の成長機会を最大化するために、願ったりかなったりです。

自信もついて、経営に対して意見具申もできるようになった。それが採用管理システム導入で、私がいちばん変化を感じたことかもしれません。

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