多くの企業で「働き方改革」の司令塔の役割を担う人事部門。ですが、当の人事担当者は日常業務に追われ、「とても全社の改革を推進する余裕がない」と悲鳴をあげているのが実情です。
そんな中、「ITリテラシーがさほど高くない人事担当者でも、契約初日からエクセル感覚で使いこなせる採用管理システムがある」とのウワサをキャッチ。採用業務は人事担当者を多忙にさせている原因のひとつ。ウワサがホントなら、人事部門の働き方改革を推進する救世主になるかも!
さっそく編集部は、ウワサの『HITO-Link リクルーティング』の営業責任者である、パーソルプロセス&テクノロジーのグラントさんを直撃。真相を確かめてきました!

パーソルプロセス&テクノロジー株式会社
システムソリューション事業部 HITO-Linkサービス開発部 マネジャー
グラント 悠也さん
(所属・役職は取材当時)

初日からフルスピードで使える“強いミカタ”をどうぞ!

──グラントさん、単刀直入にお聞きします。「特別なITの知識も、システム立ち上げのための準備作業も不要。契約初日からエクセル感覚で使いこなすことができる採用管理システムがある」。こんなウワサがあるんですが、ホントですか?

はい。当社の『HITO-Link リクルーティング』のことですね。間違いありません。

──うーん、とはいえ、人事部門の方々って、失礼ながらITリテラシーがそんなに高くないと…。

確かに、そういう方もいますね。でも、大丈夫です。当社のカスタマーサクセス部門が、システム立ち上げのための準備作業のすべてを代行しますから。システム導入以前のお客さまの業務フローを、できる限り当社のシステム上で再現できるようにカスタマイズします。「フローは変わらず、業務のスピードは猛烈に速くなった」と実感してもらえる状態に調整したうえで、お客さまにお渡しをしています。

この作業は契約日より前に終わらせることを鉄則にしています。だから、契約初日から、あたかも「なじみの道具」のように使いこなせるんです。

──それはすごい。ITシステムって、導入後のカスタマイズとか操作方法への習熟に、多くの時間を使うイメージがあります。

当社のシステムでは、そんなことは起こりません。当社のシステムの目的は人事担当者の業務負荷を減らすこと。契約がスタートしたのに「まだ使い勝手がわからないから使いこなせていない」という期間があったら、それだけ業務負荷が変わらない期間が増えてしまいます。まして、カスタマイズや操作方法の習熟のために、お客さまの残業が発生してしまうようなことは、あってはならないことだと考えています。

この“エクセルっぽさ”なら安心。

──パーソルプロセス&テクノロジーさんの想いの深さは伝わってきました。でも、人事担当者の中にはエクセル・ワードぐらいしかPCソフトを使っていないヒトもいます。いくらなんでも、操作方法への習熟期間は必要なのではないでしょうか。

では、こちらの画面を見てください。『HITO-Link リクルーティング』で、自社に応募してくれている人材を一覧できる画面です。


──うん? なんか、エクセルの画面っぽいですね…。

そうなんです。実は、エクセルを意識したユーザーインターフェースになっているんです。人事担当者の多くが、採用管理をエクセルベースでやっているので、エクセルに慣れています。だから、エクセルを操作する感覚で、当社のシステムを操作できるように工夫しました。

──「ユーザーフレンドリー」とはこのことですね! では、このシステムを使うと業務がどのように変わるのか、解説をお願いします。

はい。いま、多くの企業では、採用活動を人材紹介会社やナビ媒体を介しておこなっています。そこでは、どんな業務フローになっているのかというと…

  • ナビAに新規の応募がないか、3時間ごとにID・パスワードを入力して管理画面にアクセス。新規応募者がいた場合、その情報をコピーしてエクセルの全応募者リストに転記
  • 人材紹介会社Bからの新規応募者の紹介があると…。パスワードを入れてファイルを解凍し、PDFのエントリーシートを開き、その情報をコピーして、エクセルの全応募者リストに転記
  • 社員Cから『私の知り合いで、ウチへの転職に興味を示しているヒトがいます』との紹介があると…。社員Cからその人材の属性情報をヒアリング。そのデータを全応募者リストに入力

一つひとつ、手作業でエクセルにまとめているわけですね。そして、人材紹介会社Dから…

ノンコア業務を自動化し、応募者と話す時間に

──うわぁ、もういいです! とんでもなく大変なんですね。

当社のシステムは、各求人サイトの応募者データを自動で収集・格納します。また、紹介会社には、専用アカウントを付与し、エージェントはそのアカウントから直接、応募者データや履歴書などをHITO-Linkに格納することが可能ですので、パスワード付きのメールを開く必要もなくなります。「応募者データの収集と管理」は採用活動業務の中で、かなり多くの時間と工数がかかってしまう業務です。HITO-Linkは、この業務をほぼゼロに削減することができるのです。

──ほぼゼロですか!業務がとても楽になりそうですね。では、2番目に時間をかけている業務はなんでしょう。面接でしょうか。

そうですね、面接が大きな割合を占めている場合もありますが、実際に応募者と会って話す時間は、採用業務の中でいちばんのコアになるものです。ですから、いくらここに時間がかかっていても、できるだけ減らさないようにすることが大切です。あくまで、ノンコア業務にかけている時間を減らすべきだと考えています。当社のシステムでは、ノンコア業務の中で「応募者データの管理」の次に多大な時間がかかっている「面接の調整」の手間を大きく削減することができます

面接調整はさくっと!優秀な人材を逃すな

──具体的なやり方を教えてください。

こちらの画面は、Outlookのスケジュール画面です。会社で使っているスケジューラーと連動させることができるんです。日本企業でいちばん利用されているOutlookのほか、Googleカレンダー、サイボウズGaroon、サイボウズOfficeといったスケジューラーとの連動が可能です。


応募者が面接段階に進むと、応募者と面接官となる社員の双方にテンプレートから面接日調整のメールを送れます。同時に、面接官のスケジューラーの面接候補日時がブロックされるのです。

応募者は候補日の中から希望日時を選択し、それを専用のWeb画面に入力。その情報が飛んで、選択されなかった候補日時のスケジューラー上のブロックが自動的に解除され、選択された日時の予定が確定されます。同時に、応募者と面接官に、テンプレートから「面接日時確定のお知らせ」メールを発信できます。付け加えれば、面接会場となる会議室の予定も同時におさえられますよ。

▼【HITO-Link リクルーティング】動画で面接日の調整方法をご紹介!

──非常にシンプルですね。システムを導入していないところでは、メールのやりとりや、直接、声をかけて調整することも多いと思います。

ええ、大変な手間がかかっています。たとえば、「部長が出張から帰ってくるまで待とう」「帰社したけど、緊急の仕事があるようだ。もう少し待とう」といった事情で、応募者への返答が遅くなってしまうケースが頻繁に起きています。いまの時代、優秀な人材ほどすぐに採用が決定します。社内調整に時間をかけている間に、他社にとられてしまう。そんな悲劇を起こさないためにも、システム化による面接の調整のスピードアップは必要になってきています。

──なるほど。システム化は、単に人事部門の働き方改革を実現するだけでなく、採用業務のスピードを上げることで優秀な人材を確保することにも貢献するんですね。他に、働き方改革の側面以外の効果はありますか。

セキュリティの向上です。採用業務の中で行き交うデータは、個人情報の山。紙ベースで運用していて、万が一、流出したら企業の信用は失墜してしまいます。これをすべてシステム上に格納することで、セキュリティリスクを大幅に軽減することができます。

「このままで競合に勝てますか?」

──多くの効果が見込めるシステムですね。最後に、「採用競争に打ち勝つと同時に、全社の働き方改革推進の司令塔役を務めたい」という意欲をもつ人事担当者に、メッセージをお願いします。

いままでのやり方を見直し、果敢に業務変革にチャレンジしてほしいですね。人事の仕事は、前任者から後任者へ業務フローが伝えられる中で「昔のやり方を変えないように」というチカラがはたらいてしまう傾向があります。
また、少し前までは、人事部は「コストセンター」とも呼ばれ、営業部などの部門のように予算が付きにくいという側面も持ち合わせています。

空前の採用難の中、他社との競争に勝って優秀な人材を獲得していかなければ、会社は衰退してしまいます。いまの業務フロー、業務スピードで、競合に勝てますか。「採用を変革したい」という課題をお持ちの人事・採用担当者の方は、ぜひ当社までお問い合わせいただければ嬉しいです。

──お話を伺って「採用管理システム」に対する考え方が変わりました! 人事担当者の働き方改革を実現するだけでなく、持続的に、かつ加速度的に企業成長を果たすために欠かせないツールなのですね! 気になる方は、こちらから問い合わせてみてください! 今日はありがとうございました!

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