2018年のあいだに年間3,000万人に達しそうな訪日外国人。WAmazingさんは、その訪日外国人向けに国内の宿泊施設やアクティビティを予約できるアプリを提供しているベンチャー企業です。実は同社、年間10名前後の人材採用をたった一人の担当者がこなしています。しかも、労務・人事制度設計・人材育成・組織活性など人事全般や総務も兼ねながら…。そんなことができる秘密が、採用管理システムの導入なのだそうです。担当者本人にシステム化の効果を聞いてみました!


WAmazing株式会社 人事責任者 小島隆秀さん
「前職も現職も、入社順は18番目。創業メンバーによる立ち上げ期から、次のステージへ行くための“第2ロケット”が必要な時期が自分に合っているんでしょうね」

人材は模倣できないからこそ獲得競争には勝ち残りたい

──WAmazingさんは拡大する訪日外国人市場向けのサービスを提供、業績を順調に伸ばしています。それを支える組織面での課題は何ですか。

いくつもありますが、一つは人材採用です。当社の従業員数は2018年6月時点で45名。その半分はこの1年間に入社した人材です。今後も引き続き採用を続け、年間10名前後の人材を確保する計画です。

私たちのようなベンチャー企業は、優秀な人材を一人採用するだけで、その後の事業成長の行方が大きく変わることもありえます。IT業界では、ビジネスモデルを模倣されてしまうことがしばしばありますが、ヒトは模倣できません。つまり、競争優位性の源泉は人材にあるのです。そう考えている方が多い現在、IT業界の人材獲得競争は熾烈を極めています。当社の経営戦略において、その競争に勝ち残っていくことは最優先課題といっても過言ではありません。

創業メンバー6人全員でおこなっていた採用業務を一人で

──では、これまでの採用業務に、どんな課題があったのか教えてください。

システム化もそうですが、仕組み化や役割分担も十分ではありませんでした。代表を含む創業メンバー6名が採用担当で、野球にたとえれば「全員で1個のボールを追いかけている」状態。応募者全員の情報を6名全員が読み込み、6名全員が面接官を担当、合議で採用するか決定する、というプロセスでした。

──非常に効率が悪そうですし…生産性も上がらなさそうですね…。

ただ、そんな状況でも必要な人数の採用はできていました。私自身もそのプロセスを経て採用された一人なんです。しかし、サスティナブルではないですよね。今後、会社が成長していく中で、「採用人数を増やす」「エグゼクティブ層の採用を行う」など、採用の難易度が上がった場合、対応できなくなることは6名の創業メンバーもわかっていました。人事担当者として私が採用されたのも今後の採用活動を強化するためで、私が入社してからは私が採用業務をリードすることになりました。

──えっ。6人で回していた業務をひとりで…? とんでもない負荷がかかったのではないでしょうか。

はい。その負荷を軽くするために採用管理システムを導入しました。以前は、採用業務で使用するITツールといえばエクセルくらい。そこへ応募者情報を一人ずつ入力し、手作業で「応募者が◯名、エントリー用紙の通過者が◯名、一次面接の通過者が◯名…」と確認していたのです。これでは膨大な時間がかかってしまうという危機感があったので、経路ごとに応募などの「入り口」から、採用を決定する「出口」までの一連の「採用パイプライン」を一つのシステムで管理できる『HRMOS(ハーモス)採用管理』を導入しました

「採用のコア業務」に専念し効率的に採用の質を高める

──採用管理システムにも多くの種類があると思います。『HRMOS採用管理』を選択した決め手を教えてください。

3つあります。まず、「採用情報をフルパッケージで一元化している」点。採用業務のうち、コアになるのは採用戦略を立てたり人材要件をブラッシュアップしたりすることです。もう少し噛み砕くと、「入社後、より長く、より価値の高い仕事をしてくれる人材」の要件を固め、その人材を、より効率的に採用するにはどんなアプローチをしたらいいのか企画します。これがいちばん、採用業務の中で価値の高い仕事なのです。それ以外はノンコア業務です。

『HRMOS採用管理』はノンコア業務のすべてを網羅してくれていて、格段に効率化できます。おかげでコア業務に割く時間を創出し、結果として採用の質が向上するのです。とくに私の場合、採用だけでなく労務・人事制度設計・人材育成・組織活性など人事全般を一人で担当しています。さらに、もう一人のメンバーと一緒に総務も兼任しているので、なおさら採用のノンコア業務に時間をかけるわけにはいきません。

実は、私は前職でも『HRMOS採用管理』を使っていて、「一元管理」による業務効率化のメリットを十分に享受してたんです。だから、当社でも導入を推進した経緯があります。

──2つ目の決め手はなんでしょう。

既存社員に人材を紹介・推薦してもらう「リファラル採用」を支援する機能が組み込まれていることです。今後、当社はリファラル採用を強化していくつもりです。「類は友を呼ぶ」という言葉があるように、活躍している社員が紹介してくれる人材は、当社にマッチする可能性が高く、また、採用コストを大きく下げることもできるからです。

──3つ目の決め手をお願いします。

採用のROI(Return on Investment)を自動レポート化する機能が充実していることです。これは、採用のコア業務を支援してくれる機能という意味で、とても魅力的でした。応募者数や面接実施数、面接官の評価などのデータをもとに、非常に細かい切り口で分析してくれます。それをもとに精度の高い改善施策が立てられます。

当社は訪日外国人向けサービスを提供しているので、「ユーザーのことを理解している人材」という意味で、中国や台湾の外国人材も積極的に採用しています。彼らへの効果的なアプローチ方法が日本人とは異なるので、採用プロセスのPDCAを高速で回し、最適なアプローチ方法を見つけ出さなければいけません。その際に、『HRMOS採用管理』のレポート機能をフル活用していますね。

応募者の個人情報を守りながら情報共有が簡単に

──導入後、どんな変化がありましたか。

システムを使わずに私一人でおこなった場合と比べて、採用業務にかける時間が半分程度に短縮されたと思います。仮に、いまある業務をシステムなしにやっていたら、深夜残業の連続で身体をこわして、倒れてしまっていますよ(笑)。

それから、個人情報保護の観点でもセキュリティが高まりました。以前は面接予定日などをGoogleカレンダーで管理していました。登録の段階で、応募者の情報も記載していたのですが、Googleカレンダーは全社員が見ることができるので、面接官の予定欄に「応募者Aさんは年収◯万円を希望」などと書き込むわけにいかないですよね。面接官への応募者情報の共有と、個人情報保護の両立は大きな課題でした。

『HRMOS採用管理』なら「どのアカウントは、どの情報まで見られるのか」を細かく管理できる。しかも、Googleカレンダーと連携しているのでいままでのやり方を変えずに、Googleカレンダー上で情報共有ができる。その結果、面接日調整のスピードとセキュリティの強度がともに向上していますね。

──「働き方改革」とセキュリティ確保の両面でITシステムが貢献しているわけですね。採用業務以外で、「働き方改革」につながったITシステム導入の実績はありますか。

はい。たとえば『Slack』です。当社は今後、一定のルールを設けつつリモートワークを推進していく方針です。現在は、「子どもが急に体調不良になった」「台風や天候不順の影響で電車が止まってしまった」など緊急の場合に、週1回程度の在宅勤務を許可しています。そうしたリモートワークで働いている社員とは、『Slack』を活用して連絡を取り合っています。勤務時間の把握は、「リモートワーク」というチャンネルをつくってあり、そこで業務開始時や休憩時、終了時に報告してもらう仕組みをつくっています。

また、多国籍のメンバーが集まっている会社なので、国の違いを越えて交流できる「文化づくり」や「組織づくり」のために、コミュニケーションシステムを活用できないか、検討しています。中国、台湾、香港といった外国籍メンバーと、日本国籍メンバーとが深いレベルで交流してくれれば、よりよいサービスを生み出せるはずだからです。

規模が小さいうちからシステム化を

──最後に、採用業務の効率化や採用管理システムに関心がある人事担当者へのアドバイスをお願いします。

企業が採用を成功させる秘訣は、「いかにノンコア業務を効率化してコア業務に時間をさくか」です。「求人票に改善の余地があった」「手法を見直す必要があった」というようなコア業務上の問題があるのに、目の前のノンコア業務に追われてしまうと気づきにくいですよね。そのままでは「採用担当者は多忙を極めているのに、採用人数は不足し、スペックも満たせていない」となりがちです。そんな状況を打破するためにも、ITシステムの導入は不可欠でしょう。

中小・ベンチャー企業の中には、「まだ会社の規模が小さいから」「採用人数が少ないから」という理由で、採用業務をシステム化していないところが多いと思います。しかし、これから急拡大する組織のフェーズだからこそ、採用業務をシステム化することが重要だと思います。そうでないと、業務の非効率性によって人材獲得競争に負けてしまう可能性が高いからです。早すぎるということはありません。いまのやり方にこだわらず、システム導入の余地を探ってみてほしいですね。

──なるほど。「小規模だからシステム化の必要はない」と考えていると、「システム化していないからなかなか規模を拡大できない」という状態になりかねないわけですね。採用業務のシステム化は、企業成長における最優先課題だということがよくわかりました。本日は貴重なお話をありがとうございました!

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