テレビ会議システムのメリットは？活用例やWeb会議との違いも解説

テレビ会議システムのメリット

テレビ会議システムには４つのメリットがあります。それぞれを見ていきましょう。

コミュニケーションの活性化

コミュニケーション時に相手の顔を見るのと見ないのとでは、会話のしやすさ、理解度に差が出ます。電話やメールでは微妙なニュアンスを相手に伝えるのに苦労します。音声や文字だけでは伝わりにくい事柄もたくさんあり、意図を正確に伝えるのは難しいです。また、相手の理解度や感情がわかりにくく、会話がスムーズに進まないケースもあるでしょう。

テレビ会議システムは、実際に会っているかのようなやり取りが可能です。画面越しに会話するので、相手の表情がわかりやすいです。音声だけでは伝わりにくい事柄もジェスチャーを交えれば伝わりやすくなります。顔を見ながらだと会話もスムーズに進み、親近感を抱きやすいでしょう。

テレビ会議システムを通せば、多拠点間の社員同士のコミュニケーションを活性化でき、ひいては結束力の強化につながります。

意思決定の効率化

従来の会議は、日時をあらかじめ決めて行うものです。この場合、参加人数が多くなるほど日程の調整が難しく、会議に参加できない社員もいるでしょう。全員の参加が必要な重要な議題の場合、会議の延期を余儀なくされます。その結果、意思決定のスピードは落ちてしまいす。

また、会議に欠席した社員への連絡漏れで重要な情報を共有できないケースもあるでしょう。状況次第では、情報の共有ミスが原因で深刻な事態へ発展してしまうかもしれません。

テレビ会議システムは、必要な時にすぐに会議を開けます。日時の摺り合わせも不要で迅速な意思決定や情報の共有が可能です。また、画面越しに資料を提示しながら会議が行えるので、資料の何ページまで進んでいるかわからないといった事態を防げ、スムーズな会議進行が期待できます。

出張費や移動時間の削減

多拠点展開の企業で会議や社員教育を行おうとすると、各拠点の社員は本社に行かなければいけないので、時間や費用がかかります。

テレビ会議システムは、出張・社員教育に伴う時間・費用の削減が可能です。拠点間で会議や社員教育を行えるため、本社に行く必要はなく、交通費や宿泊費も発生しません。社員教育は必要に応じて何度も実施でき、出張はその回数を減らせます。

災害時のリスクを回避

地震や水害といった災害はビジネスシーンにさまざまな影響を及ぼします。公共交通機関の遅延や渋滞の発生、電話網の分断や携帯電話の通話制限などの事態が考えられるでしょう。

テレビ会議システムは、インターネットを使うのでこのような災害に強いです。災害の中、会議場所へ向かわずに済みます。社員の安全を確保しながら、会議を定刻どおりに始められるのです。さらに、システムは社員の安否や被害状況の確認にも使えます。画面を通じて状況をリアルタイムで確認できます。

テレビ会議システムの活用事例

A社は多拠点で支店を展開しています。テレビ会議システムを導入したきっかけは、東日本大震災です。震災当時は固定電話が繋がらず、唯一繋がったのは個人の携帯電話です。状況確認と指示がスムーズに行えなかったのを教訓にし、緊急時の連絡手段としてシステムの導入を決定しました。しかし、連絡手段として以外にも思わぬ効果を実感します。

テレビ会議システムの導入が、研修にかかる移動時間や交通費などのコスト削減につながったのです。社員が研修を受けるためにかかる時間や費用は１年間で相当なものになります。本社での研修をテレビ会議での研修に切り替えることで、大幅なコスト削減に成功しました。

それだけでなく、社員のモチベーションにもプラスに働きました。移動時間の削減で、本来の業務に注力できるようになり、営業活動の強化が実現したのです。

テレビ会議システムとWeb会議の違い

テレビ会議システムとWeb会議は一見似ているように思われますが、線引きできるポイントが２つあります。それぞれを見ていきましょう。

使用する回線・利用シーン

Web会議はソフトウエアを利用します。パソコンや小型のWebカメラ、イヤホンがあれば誰でも自席から会議に参加できます。マイクスピーカーを使えば複数人での利用も可能です。スマートフォンに対応している製品であれば、外出先からでも会議に参加できます。利用シーンは少人数の会議やミーティング向きです。

テレビ会議システムの機器は会議室に設置されます。外部と接続する場合は、各接続先でシステムや専用機器が必要です。専用のカメラはズームで大勢の参加者を撮影でき、高性能なマイクでクリアに音声を拾えます。会議用途向けのシステムといえますが、中でも大人数での会議や社員研修に最適でしょう。

導入の難易度・コスト

テレビ会議システムの導入・運用には多くのコストが発生することを考慮しておきましょう。専用機器の購入や設置工事、保守、そして経年劣化による故障の修理などにかかる費用の多くが高額になりがちです。

Web会議は、インターネットに接続できるパソコンや簡易カメラ、イヤホンがあればすぐに会議を開けます。カメラやイヤホンは比較的安価で入手できます。また、ソフトウエアを使用するため劣化がなく、バージョンアップも随時行われるので低いコストで最新の状態を保てます。このように、Web会議はテレビ会議システムに比べて導入・運用コストを抑えることが可能です。

テレビ会議システムについて理解し、導入検討を！

テレビ会議システムのメリットは以下のとおりです。

• ■コミュニケーションの活性化
• ■意思決定の効率化
• ■移動時間、出張費の削減
• ■災害時のリスク回避

また、テレビ会議システムとWeb会議では使用回線や場面、導入時のコストが異なります。利用目的に合わせて最適なものを選択しましょう。テレビ会議システム導入の効果を実感している企業も多いです。システムへの理解を深め、導入を検討しましょう。