テレビ会議の進め方とは？簡単に効率化できるコツも紹介！

テレビ会議の進め方

テレビ会議はどのように進めれば良いのでしょうか。効率的なテレビ会議を行うための３つのポイントを見ていきましょう。

必要な機器を事前に準備する

テレビ会議にはネットワーク環境以外に、パソコンやモニター、カメラ、マイク、スピーカーといった機器が必要です。

スムーズな会議の進行には、これらの機器を事前に準備することが重要です。会議室に常設の機器を使う場合は、いつでも使える状態にセットされているので、管理者以外は必要以上に触らない方が良いでしょう。

マイクではなく、ヘッドセットを使う場合はUSBタイプがおすすめです。パソコンが自動認識し、適切な設定を行ってくれるので特別な作業はありません。しかし、上手く認識できないときもあるため、使用するヘッドセットを事前に確認しましょう。ヘッドセットを利用しない場合はマイクとスピーカーが必要ですが、一体になったマイクスピーカーもあります。

カメラは会議室の規模に合わせて適切な製品を選びましょう。大規模な会議の場合は、参加者がきちんと映る視野角の広いカメラがおすすめです。パソコンとモニターの出力端子が一致していることを確認してください。

本番で失敗しないためリハーサルを行う

テレビ会議はインターネットを介し、さまざまな機器を使って複数拠点をつなぐため、セットアップが重要です。機器や接続に不備があると進行に支障をきたし、会議が間延びした雰囲気になります。

そのため、会議前日までに各拠点の会議室で機器の動作テストを行いましょう。このとき、同僚に手伝ってもらうとテストがしやすいです。

まず、カメラを接続して正常に動作するかを確認しましょう。そして、参加者の顔がきちんと映る適切な高さに設定します。続いて、マイク・ヘッドセットの音声確認をします。音声がはっきりと聞き取れるか、ノイズが入っていないかなど、機器が正常に動作するかをチェックしましょう。

最後に、インターネットを介した拠点間の接続テストを行います。

会議終了時に内容を総括する

テレビ会議をなんとなく終わるのではなく、決定事項やアクションアイテムと担当者・期限といった内容を簡単に総括し、会議を終わるようにしましょう。

また、貴重な時間を使って有意義な会議が行えて良かったなど、会議参加に対し、感謝の意味を込めてポジティブな総括を行うと、コミュニケーションの活性化を期待できます。

なお、テレビ会議終了後は、内容を簡単にまとめたメールを出席者へ可能な限り早く送るようにしましょう。

効率的にテレビ会議を進めるコツ

テレビ会議を効率的に進めるにはどのようにすれば良いのでしょうか。対面会議と違い、テレビ会議で陥りやすい問題を解消するために、実践して欲しい４つのコツを紹介します。

自分が話すとき以外はマイクをミュートする

周囲が静かな場所なら大丈夫ですが、マイクがONのままだと、想像以上に周囲の音を拾います。自分の発言以外のときはマイクをOFF（ミュート）にし、こまめなON・OFFを心がけてください。特に、ヘッドセット使用時にマイクがONのままだと雑音を多く拾うため、聞く側は発言を聞きづらくなります。中には会議に集中できない出席者もいるかもしれません。

皆が良い環境で会議に参加できるよう、周囲に配慮した行動に努めましょう。

資料や画面を共有する

テレビ会議前に出席者が資料に目を通していればスムーズな進行が可能です。アイデアや意見を求める会議の場合は、出席者にその旨を伝え、あらかじめそれらを取りまとめておくのをおすすめします。あるいは、出席者に会議のときに発言をお願いしましょう。

こうした準備をしておけば、出席者の発言待ちで会議がストップしたり長引いたりするのを防げるので、建設的な会議が可能です。そして、会議中はテレビ会議のメリットを活かし、パソコン画面をモニターに表示させて意見やイメージを皆で共有しましょう。

パワーポイントやワードなどを駆使し、些細なことでも良いので意見やイメージを画面越しに共有してください。イメージであれば、言葉や文字では難しい微妙なニュアンスも伝えられ、活発な意見交換を実現できるでしょう。

相槌係を決める

対面会議では、発言に頷く出席者の姿が発言者の目に入るので話しやすいです。テレビ会議の場合、出席者の反応を捉えにくく、発言者は相手が聞いているのかどうかわからないので不安になります。

また、会議が静寂に包まれると、出席者は発言のタイミングを掴みづらいです。ほかの出席者と同時に発言しないよう気を遣ってしまいます。

そこで、相槌係を決め、会議をスムーズに進めましょう。相槌後に出席者が発言をする、というリズムを作るのです。小さい声で相槌するだけで、テンポよく会話ができ、主催者も会議を進行しやすくなります。また、相槌係の任命が難しいときは、その都度誰か一人を指名し、返事を求めるのも良い方法です。

発言者や話している相手を明確化する

対面の会議では相手の目を見たり、身体の向きを変えたりすることで「誰が誰に対して話しているのか」がわかりやすいです。しかし、テレビ会議では画面越しに特定の相手と目を合わせたり身体の向きを変えたりできません。

そこで、テレビ会議のときは発言方法の工夫をおすすめします。

たとえば、「Aさん、意見をお願いします」「〇〇と思うのですが、Aさんはどうでしょうか」というように、話しかける相手を明確化します。名指しされた側も、「はい、Aです。〇〇ではないでしょうか」と返事をした後で、意見を述べるようにするのです。

このようにすれば、話し手・聞き手双方で意思疎通しやすく、円滑にテレビ会議を進めることができるでしょう。

ポイントを押さえて、円滑にテレビ会議を進めましょう

テレビ会議は、カメラやマイクといった必要な機器をまず準備しましょう。そして、前日までにリハーサルで接続チェックを行い、終了後は内容を簡単に総括してください。

効率的にテレビ会議を進めるコツは以下のとおりです。

• ■発言者以外のマイクはミュート
• ■資料は事前配布し、会議中は意見やイメージを画面越しに共有
• ■相槌係の選定
• ■発言者、受け手の明確化

以上を踏まえ、テレビ会議の円滑化に努めましょう。