テレビ会議システム導入で解決できる課題を教えます。

参加者が集合する従来型の会議　5つの課題

企業として重要な意思決定の場である会議。大人数から少人数まで、毎日のように行われています。 ところが、参加者が1つの場所に集まって行う従来型の会議では、さまざまな課題に直面します。代表的な課題をご紹介します。

• 交通費、宿泊費、人件費など出張コストが高い
• 各拠点間の全体会議やを開催しづらく、集合研修やトレーニングの効率が悪い
• 重要な会議があるときは外出できない
• 海外拠点とはメールか電話だけのコミュニケーションになってしまう
• 地方拠点では経営サイドからの重要なメッセージを録画視聴するためタイムラグがある

週に1回の役員会議、月に1回の部内会議、年に2.3回行われる経営者の年頭挨拶や売上報告など、それぞれの会議に応じて上記のような課題を感じている企業が増えてきています。これらの課題を解決する方法の1つがテレビ会議です。

テレビ会議は、企業の意思決定の場である会議で起こる課題を克服する、有力なツールとなります。

テレビ会議システム導入のメリット5つ

メリット１．出張コスト・移動コストの削減

会議を行うにあたり、移動や出張を伴う場合は、移動や出張のためのコストが発生します。テレビ会議は、必要な機材があればその場ですぐに会議を始めることができるため、出張費や移動費のコスト削減につながります。

費用だけでなく、出張や移動に伴うスケジュール調整や交通の手配など、人件費の削減も期待できます。そして、緊急を要する場合や即座に意思決定が必要な場合、すぐに会議を開催できるテレビ会議は、ビジネスチャンスを掌中に収めることができます。

メリット２．本社と拠点を端末1つで接続　研修やトレーニングにも活用

テレビ会議では、遠隔地との接続が可能です。そのため全国各地に支社や拠点を構えている企業にとって、コミュニケーションツールとして有効活用できます。社員研修やトレーニングも同様です。移動を伴う場合は、代表者や数名のみが参加しているかもしれませんが、テレビ会議では大画面で映し出されるため、大人数での開催も可能です。

テレビ会議は本社・支社・拠点などを接続するコミュニケーションツールとして活躍します。

メリット３．外出先からも会議に参加できるマルチデバイス対応

重要な会議がある日はスケジュールを調整して、社内に滞在する工夫をしている人も多いかもしれません。

テレビ会議の中にはタブレット端末などマルチデバイスに対応しているシステムもあります。この場合、自宅や出張先、外出先などから会議に参加することができるため、会議と予定のどちらも両立することができます。また、帰社する必要もなくなるため、時間を有効活用できます。

メリット４．全社共有事項をリアルタイムで共有できる

会議形態によっては、経営者や代表のメッセージなど、全社員が視聴するべき内容もあります。その場合、ビデオ撮影したものを編集し、後日録画配信していることもあるかもしれません。

テレビ会議はプロジェクターなどを利用することで大画面を通じて、全社員がリアルタイムでその場に参加できることがメリットです。経営者の理念や息遣いなどが伝わるライブ映像は、社員のモチベーションアップにもつながります。

メリット５．海外拠点とも接続可能　出張費や通信費を大幅にカット

国際事業展開を行っている企業では、海外拠点とのコミュニケーションに頭を悩ませているかもしれません。

テレビ会議では、海外の拠点とも接続が可能なため、高額になりがちな出張コストを抑え、密なコミュニケーションを実現できます。距離が離れビジネス文化の異なる海外拠点とのやりとりに、テレビ会議は重要な架け橋として機能します。

まとめ

会議に要する時間は1時間から長くて3時間かかります。遠方から会議のためだけに集まる社員は、それ以上の時間を移動に使っている場合もあります。移動や出張コストの削減、人件費カットにもつながります。

特に海外拠点を含む拠点数が多い企業の会議、他店舗展開をしている本部と店舗間のコミュニケーションにおいては、非常に大きなコスト削減につながるはずです。しかし、テレビ会議の導入メリットはコスト削減だけではありません。

テレビ会議を導入すると、会議の形を大きく変え、業務効率を根底から改善します。このような導入メリットは、効率化によるコスト削減や業界前だけに留まりません。会議の質が向上することは、全社の意思疎通、組織間の連携など、大きな影響範囲を持ち、全社の生産性を大きく向上させることにつながります。ぜひテレビ会議の導入をご検討ください。