テレビ会議システムで解決できる課題とは？システムの導入効果も

企業における従来型会議の４つの課題

会議は、大人数から少人数まで、毎日のように行われています。ところが、参加者が1つの場所に集まって行う従来型の会議では、さまざまな課題に直面します。ここでは、代表的な４つの課題をご紹介していきます。

１　出張コストが高い

地方へ出張に行く際に、交通費、宿泊費、人件費などの出張コストが高いことが問題となっております。また国内出勤だけでなく、海外出勤になった際には、もっと莫大なコストがかかります。

２　アサインメンバー全員の予定を合わせるのが難しい

社内の従業員はみんなそれぞれ違う行動をしています。そのなかで、会議のアサインメンバーが全員集まることは容易ではありません。また、会議の様子をビデオで録画しても内容の時間軸がずれてしまい、正確に内容を理解することは難しいでしょう。

３　他拠点の部署とコミュニケーションが取れない

各拠点に事務所がある会社では、他の拠点の社員とコミュニケーションをとる機会がなかなかありません。そのため、いざ他拠点オフィスとプロジェクトを行うとなったときに、円滑に進められない可能性があります。

４　集合研修やトレーニングの効率が悪い

新人社員を育成するために、同じ講義やトレーニングを何度も行ったり、海外などの他拠点まで足を運んで、社員の研修を行うなど、社員の育成には膨大な時間やコストが必要になります。

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テレビ会議システムの４つの導入効果

上記の課題に対応するテレビ会議システム。実際にどのように課題を解決していくのか、導入による効果を以下で詳しく紹介していきます。

１　出張コスト・移動コストの削減ができる

移動や出張を伴う会議は、移動や出張のためのコストが発生します。テレビ会議システムは、必要な機材があればその場ですぐに会議を始めることができるため、出張費や移動費のコスト削減につながります。

また、出張や移動に伴うスケジュール調整や交通手段の手配にかかる人件費の削減も期待できるのです。

２　本社と各拠点を簡単に接続できる

テレビ会議システムを活用することで遠隔地との接続が可能です。そのため全国各地に支社や拠点を構えている企業にとって、テレビ会議システムはコミュニケーションツールとして重要な役割を果たすことになるでしょう。また、会議だけでなく他拠点の社員研修やトレーニングにも活用することができるのです。

テレビ会議システムの活用方法について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にして下さい。

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３　社内情報をリアルタイムで共有できる

テレビ会議はプロジェクターなどを利用することで大画面を通じて、全社員がリアルタイムでその場に参加できることがメリットです。経営者の理念や息遣いなどが伝わるライブ映像は、社員のモチベーションアップにもつながります。

４　海外拠点とも対面コミュニケーションを実現できる

テレビ会議システムでは、海外の拠点とも接続が可能なため、高額になりがちな出張コストを抑え、密なコミュニケーションを実現できます。ビジネス文化の異なる海外拠点とのやりとりにおいて、テレビ会議システムは重要な架け橋として機能します。

テレビ会議システムの導入効果について解説してきましたが、早速製品を見てみたい！という方は、以下でテレビ会議システムの国内シェアについて紹介していますので、是非参考にしてください。

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テレビ会議システムを導入して課題を解決しよう

テレビ会議システムを導入することで、従来の会議の形式を大きく変え、業務効率を根底から改善することができます。会議の質が向上することは、全社の生産性を大きく向上させることにつながります。自社が抱える課題と照らし合わせながら、テレビ会議システム導入をじっくり検討してみてください。

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