請求書など取引帳票を電子化しWeb配信 Paples（パピレス/請求書電子配信）

■PDF添付メール自動送信ソリューションとは

　請求書だけでなく、取引先や拠点、社員などに送付する様々な帳票を電子保管し、PDFに自動変換。予め設定されたルールで紐付けられた送付先にPDFをメールに添付し自動送信します。郵送費用や仕分け・封入作業コストを削減し、機密性の高い帳票もセキュアに配信可能です。


■課題

　・帳票作成後の印刷・仕分け・封入・配布作業を廃し、郵送費用を削減したい
　・請求書の作成から送付までを自動化したい
　・請求書控えの印刷・ファイリング作業が煩雑


■特長・効果

　・請求書など毎月決まった相手に送付する大量の取引帳票について、帳票作成から電子保管・メール添付送信までを自動化
　・郵送や仕分け・配布のコストとリードタイムを削減し、取引を迅速化
　・PDFにパスワードを付加するなどセキュリティ強化対策も可能
　・元本の帳票はPaplesに電子保管されているので、問い合わせ時は素早く検索し再送付が可能
　・電子帳簿保存法に対応した申請を行うことで請求書控えの印刷・ファイリングが不要に


■概要

　・帳票データ内のコードからメールの送付先をPaplesReports（帳票フォーム作成）
　　により自動紐付けし、メールサーバに連携
　・PDF化する際に帳票データ内のコードに紐付いた送付先ごとにパスワードの設定が可能
　・帳票作成後、電子保管、PDF化、メール添付送信をリアルタイムに実行

■企業間帳票Web公開ソリューションとは

　企業間の取引で利用する帳票を電子保管しWeb上で公開・共有し、受け渡しの作業コストや送付費用を削減します。郵送で発生していたタイムラグを短縮し、帳票作成後リアルタイムに参照が可能になります。電子検印とメール通知を利用した簡易ワークフローで取引を迅速化します。帳票私書箱サービスとの連携も可能です。


■課題

　・企業間の取引で利用する帳票の印刷や取引先への送付、返送、再発行や過去の
　　帳票に関する問い合わせの手間と費用を削減したい
　・取引先との帳票の受け渡しを郵送で行うと時間がかかりすぎる
　・請求書や注文書、発注書などの控えの保管作業が煩雑


■特長・効果

　・帳票作成後リアルタイムでWeb公開が可能な為、送付によるタイムラグをなくし取引を迅速化
　・取引先へ帳票の封入・郵送・送付・捺印・返信する手間やコストを削減し、取引先
　　へのサービスも向上
　・取引先がWeb上で過去の取引帳票を検索でき、問合せの手間が省ける
　・電子帳簿保存申請を行うことで、請求書や注文書、発注書などの控えも電子保管が可能となり、
　　印刷やファイリングが不要に


■概要

　・各種業務システムで作成された取引帳票を自動的に取り込み電子保管すると
　　同時にWeb上に公開し、担当者にメール通知
　・取引先はWeb画面から帳票の検索や参照、ダウンロード、電子検印が可能
　・取引先が電子捺印を行うと帳票作成元に通知メールを送信

■電子契約サービス連携ソリューションとは

　電子契約サービスと連携することにより、システム上での契約締結が可能となり、請求書や注文書、契約書などの取引文書を、様々な法律の法的効力を保持した状態での長期電子保管を実現します。

■課題

　・取引先との契約帳票のやり取りを全体をシステム化したい。
　・各種取引帳票を法的効力を保持したまま長期電子保管を行いたい。

■特長・効果

　・帳票作成後すぐに取引先との取引・契約文書のやり取りが可能となり、帳票受け渡しの省力化と迅速化を促進
　・印紙代節約にも貢献
　・システム化により内部統制対応や各種監査対応、過去の取引状況検索の迅速化が可能
　・電子契約データはバックアップ等で複製を行っても元本性が保持でき、BCP対策が容易に