請求書発行システムとは？製品や選ぶポイント・メリットをご紹介！

代表的な請求書発行システムを５つ紹介！

請求書発行システムとは、名前の通り請求書を発行するシステムです。請求書発行システムにはさまざまな種類がありますが、今では電子化しメールやWebで請求書を送ることが一般的になっています。システムを活用することで、今までエクセルなどで１件ずつ作成していた請求書が、社内システムと連携することで一括で大量に発行することが可能になりました。

請求書を毎月1,000件以上送るような企業であれば、請求書を作成し、送付する一連の業務の負担が大きくなるため、システムを使い効率化すると良いでしょう。

自社に合った請求書発行システムを選ぶためには、どのようなシステムがあるか知ることが大切です。では、具体的にどのような商品があるのでしょうか。ここからは代表的な請求書発行システムを紹介していきます。

楽楽明細

楽楽明細は株式会社ラクスが提供している請求書発行システムです。

クラウド型のシステムであり、請求書以外にも自社の会計システム・顧客管理システムで発行している納品書・明細書を簡単に発行します。作成した請求書を印刷し、郵送することも可能ですが、電子請求書としてメールで送ったり、Webサービスを通じて送ったりできます。

また、郵送する場合も自社で印刷する必要もなく、郵送代行サービスを利用することで手間を削減し、業務効率を改善することができるでしょう。CSVデータをアップロードすることで請求書を作成しますが、帳票化されたPDFデータもそのままアップロード可能です。

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請求書発行の手間をゼロにする！ 「楽楽明細」

eco Deliver

eco Deliverはインフォコム株式会社が提供している請求書発行システムです。このシステムでは「メールアドレス自動収集機能」があり、自社のさまざまなシステムから請求書を送る取引先の情報を収集しリスト化するため、請求書を送る担当者の業務負担を軽減します。

また、企業によっては電子請求書に対応していないこともあり、このような企業に無理矢理電子請求書を送るとクレームに繋がります。このシステムでは取引先に電子請求書を送っても良いか、自動でアンケートを取り、「Yes」の回答だった企業をリスト化できます。クラウド版で導入する場合は、１ヶ月間の無料トライアル期間があり、試してから導入することが可能です。

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請求書 納品書等の郵送＆FAX配信をWebで電子化・自動化 eco Deliver Express

Misoca

Misocaは株式会社Misocaが提供している請求書発行システムです。このシステムに請求書データをCSV形式でインポートすることで、大量の請求書を一括で作成することができます。請求書を郵送する場合も、印刷から発送までをワンクリックで行うことができるため、郵送対応する場合も業務効率を向上します。

スマートフォンで使えるアプリ版もリリースしており、インターネット環境があればどこでも使えるため、外出先や移動中のスキマ時間も効率的に使えます。また、請求書を送付した後の管理も簡単に行うことができ、売上レポートを表示し、入金までのステータスを管理することが可能です。

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Misoka

ナビエクスプレス

ナビエクスプレスはNTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社が提供している請求書発行システムです。クラウド型のシステムであり、請求書や明細書をメールかFAXで簡単に効率良く配信します。

基本的にシステムと連携することで請求書を送る業務を全て自動化できるため、担当者の業務負担を大幅に削減できるでしょう。既存の請求書などの帳票類のフォーマットはそのまま使うことができるため、スムーズな導入が可能です。また、請求書のフォーマットを指定してくる取引先の要求にも柔軟に対応できます。

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信頼のNTTグループが提供する 明細書配信サービス「ナビエクスプレス」

BtoBプラットフォーム 請求書

BtoBプラットフォーム請求書は株式会社インフォマートが提供している請求書発行システムです。このシステムではWeb請求書の作成・発行から受取り・保管までシステム内で一元管理できます。

多くの会計システム・販売管理システムと連動し、帳票を発行するだけでなく、保管までも自動で行うことができるため、帳票類が関わる業務全体を効率化できます。ほかにもWeb請求書以外にもさらに支払通知書などの帳票の送付、入金取消し・督促連絡などの帳票業務に必要な機能が充実しています。

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請求業務のコスト削減と時間短縮を実現！ BtoBプラットフォーム 請求書

請求書発行システムを選ぶポイント

ここまでのように請求書発行システムにも複数の種類があり、それぞれ特徴があるため、内容をしっかりと理解することが大切です。請求書発行システムを選ぶポイントを把握しておけば、自社に合ったシステムを導入でき、システム選びに失敗することも少なくなるでしょう。ここからは請求書発行システムを選ぶポイントを説明していきます。

ポイント１：システム形態はオンプレミス型かクラウド型か？

システムの導入形態には大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の２種類があります。

オンプレミス型のシステムは社内にサーバを設置し、システムを構築する方法です。

【オンプレミス型のメリット】

月額のサービス利用料などは発生しない

社に必要な機能をカスタマイズし、既存のシステムの連携も可能

社内ネットワークのみを利用するため、セキュリティリスクが低い

【オンプレミス型のデメリット】

導入にコストと稼働するまでの時間が大きくなる

保守や運用は自社で行う必要がある

導入や運用には専門知識と技術があるエンジニアが必要

クラウド型のシステムは、サービスを提供している会社のサーバにインターネットを介して接続してサービスを利用します。

【クラウド型のメリット】

環境を構築する必要がなく、導入コストが低い

保守や運用を行う必要がない

インターネット環境があれば利用でき、場所を選ばない

【クラウド型のデメリット】

利用人数が多いと月額利用料が大きくなる

カスタマイズを行えないため、機能に制約がある

セキュリティリスクがあるため対策が必要

請求書発行システムに「Web請求書」の機能を求める場合はクラウド型が良いでしょう。

サーバはセキュリティが強固なデータセンターに保管されているため、サイバー攻撃を受け重要な情報が外に漏れる可能性も少なくないからです。

ポイント２：取引先によって郵送対応やフォーマット変更できるか？

電子請求書を活用するときに注意が必要なことは、取引先によってはWebサービスに消極的であったり、会社のルールで紙の請求書でないと処理ができないという企業があることです。また、会社指定のフォーマットで請求書を作成する必要がある場合も発生します。

このように、企業によって請求書を指定される場合もあるため、郵送対応を行ったり、フォーマットを変更したりなど柔軟に対応できるシステムが求められます。取引先の数が多くなれば、電子請求書を受け付けない企業が一定数出てくるため気をつけることが大切です。

ポイント３：クラウドの場合セキュリティは安全か？

クラウド型のシステムを利用する場合は、重要な個人情報を取り扱うため、セキュリティ強度が高く安全に利用できるサービスを選ぶ必要があります。クラウドサービスを選ぶ場合は、サーバを設置している場所や、保管しているデータセンターのセキュリティレベルを確認することが重要です。

ポイント４：システム導入後のサポート体制があるか？

システム導入後にサポート体制があるかどうかも重要です。請求書の発行業務はお金が関係するため、遅れがないように万全の準備を行い実行する必要があります。

取引先に請求書を送ろうとしたタイミングで不具合が発生すれば、業務に支障が出てしまいます。このような万が一の場合にも問い合わせができるかどうか、システムを提供している企業のサポート体制を確認しておくことが大切です。

特に休日も稼働している企業であれば、土日もサポートしているどうか確認しなければなりません。

そもそも請求書発行システムとは

自社に合った請求書発行システムを選ぶためには、システムについてよく知ることが大切です。請求書発行システムの特徴や機能だけでなく、メリット・デメリットを知ることで選びやすくなります。ここからは請求書発行システムについてシステムについて説明していきます。

請求書の作成・送付をオンラインで行うシステム

基本的に請求書発行システムは自社の会計システムや販売管理システムと連携し、請求書を発行することができるシステムです。近年ではクラウド型のシステムが増えているため、請求書の作成から送付までの一連の流れを全てオンライン上で行うことができるでしょう。

１つのシステムで請求書に関する業務を効率化したり、システムによっては自動化することも可能です。また、請求書だけを発行するのではなく、納品書や明細書などさまざまな帳票類を発行できるものもあれば、営業社員が見積書を作成した段階で請求書や検収書・納品書も同時に作成することができるものもあります。

PDF請求書とは添付方法が違う

近年ではさまざまな書類が電子化しており、ビジネスを行いやすくなっています。請求書も数が少なければ、エクセルで作成したものをPDF形式で保存することで電子化することが可能です。請求書発行システムでは、このように請求書をPDF形式で発行し、そのままメールで送信することもできます。

しかし、メールで請求書を送るとデータが盗まれ、情報漏えいする可能性も否めません。そのため、セキュリティを強化するためには、Web上で作成した請求書をそのまま送るのではなく、請求書にアクセスできるURLをメールに添付して送ることが有効です。

請求書発行システムの機能

請求書発行システムには複数の機能があります。請求書発行システムによって機能の有無はありますが、共通している機能もありそのため、共通している基本機能とシステム独自の機能をよく把握することが重要です。ここからは請求書発行システムの機能について説明していきます。

機能１：オンライン帳簿・伝票作成機能

請求書発行システムのメインの機能はシステム上で帳簿をつけ、帳票類を作成することです。クラウド型のシステムであればオンライン上で作成など処理を行うことができます。

取引先の数が多ければ発行する帳票類の数が多くなり、サーバに対する負荷が高いです。クラウド型のシステムであれば、大量の帳票を作成しても自社のリソースを使うことがないため、安定して業務を行うことが可能です。また、システムを活用することで大量の帳票も一括で発行することができるでしょう。

機能２：郵送代行機能

クラウド型のシステムの中には郵送代行を受け付けているサービスもあります。請求書の電子化は普及していますが郵送対応を指定する企業も少なくありません。このような場合に、郵送代行機能を使うことで、請求書の印刷、封入、発送までの業務を全て任せることができます。

郵送する数が少なければ自社で作業を行った方が安上りです。しかし、郵送対応しなければならない企業が多い場合は、代行機能を使うことで業務を効率化できるでしょう。

機能３：会計ソフトとのデータ連携機能

請求書発行システムが請求書を発行するときの元になるデータは、既存の会計システムや販売管理システムです。システムの種類によっては既存のシステムと柔軟に対応します。

また、システムと連携して自動化ができなくても、既存のシステムから必要となるCSVデータをアウトプットし、請求書発行システムにインポートするだけで請求書を発行可能です。連携している場合は請求書を発行した後に、帳票を発行した履歴が残ったりステータスを変更したりできます。

請求書発行システム利用のメリット

ここまでのように請求書発行システムの機能を利用することで、業務を効率化することが可能です。今までの業務負担を大きく削減することができるため、企業にとってメリットは大きいです。ここからは請求書発行システム利用のメリットを説明していきます。

メリット１：オンラインで完結できるのでコストが削減できる

この請求書発行システムはオンライン上で業務を行うことができ、今まで紙で発行していた請求書を電子化することで、大幅にコスト削減ができます。紙の請求書であれば、紙代・インク代・封筒代・送料が発生していましたが、請求書発行システムを使い、電子化請求書を使ったオンラインで業務を完結することで、紙の請求書を発行するときに発生するコストを削減できるでしょう。

メリット２：請求書発行プロセスが簡略化し業務効率があがる

請求書発行システムを使えば、手間がかかる帳票作成業務を一括で行うことが可能です。また、オンラインで完結できスケジュール機能を使うことで自分でシステムを操作しなくても、自動で業務を行うことができます。この業務を効率化することにより、コスト削減にも繋がります。

メリット３：請求書データ一括保存・管理によりセキュリティが高まる

請求書発行システムでは請求書のデータをサーバ内で一括保存・管理することが可能です。先程のように、クラウド型の請求書発行システムでデータセンターを活用することで、サイバー攻撃に対して強固なセキュリティレベルになるため、安心して請求書などの重要書類を管理できます。

まとめ：自社にあった請求書発行システムを利用し業務改善をしよう！

ここまで紹介してきた請求書発行システムのように、今まで手作業で請求書を発行していた場合、大幅に業務を改善することができます。場合によっては、請求書発行システムを利用することで、紙の請求書に必要だったコストや業務に関わっていた従業員の人件費を１／10にする場合もあります。

しかし、どのような請求書発行システムを導入したとしても、業務改善に繋がるとは限りません。まず、自社の業務フローや課題を明確にし、請求書発行システムの機能を知ることが重要です。自社に合った請求書発行システムを利用することで業務改善を行いましょう。