Web請求書システム導入後に行う5つのステップ

Web請求書導入後の5つのステップ

ステップ1.　取引先へシステム移管の説明を行う

Web請求書システムを導入後、Webで請求書を発行するためには、まず取引先や顧客の了承を得る必要があります。

現在、発行している請求書や明細書などの宛先となっている取引先一覧を元に、Web請求書を導入することによるフローの変更を説明し承諾を得ます。承諾を得るポイントは、2つあります。

• ・対象となる書類の電子化についての承諾
• ・メール連絡、メールアドレス登録についての承諾及び送付先メールアドレス

企業によっては、明細書は電子化しても良いが、請求書は書面が必要といった要望が寄せられる可能性もあります。それぞれの取引先や顧客について、どの項目について承諾をもらったかなどを一覧化しておきましょう。

ステップ2.　請求先を顧客登録する

次のステップが顧客登録です。Web請求書システムでは、あらかじめ顧客登録しておくことで、毎月定期的に行う請求書発行業務が効率的になります。

顧客登録を行う際の登録項目で重要なものがメールアドレスです。今後請求書をWebで発行する際の宛先となるためです。複数の担当者宛に送付が必要な場合もあるため、間違いがないがないよう確実に登録を行います。

ステップ3.　書類発行業務に沿って請求情報を登録する

次は、発行業務に沿って、請求に関わる業務や情報を登録していきます。具体的には、請求書の締日や発行日、送付日、そして自社や取引先の決済日などです。これにより、業務を行うスケジュールを明確化できます。

一部のWeb請求書システムでは、会計システムや経理システムと連携していることもあります。その場合は、入金と同時に消込を行う場合や、入金がなかった場合に自動的に未収金として計上する場合もあります。機能を最大限に利用するには、システムとの連動において必要な情報やタイミングを登録しておきましょう。

ステップ4.　運用ルールを策定する

ステップ3で登録した情報に対して、運用ルールを策定します。策定しておくべき項目は主に3つあり、Web配信日、郵送日、FAX配信日です。いずれの項目においても、誰がどの会社に対していつ行うかを設定します。

ステップ1において、すべての取引先が書類のWeb化を承諾すれば、郵送日やFAX配信日の策定は不要です。ただし、請求書のWeb化が進んでいるとはいえ、やはりまだ書面やFAXが必要となる企業は多く存在しています。取引先の便宜を最優先に考えルール化しましょう。

ステップ5.　電子帳簿保存法に基づく対応を確認する

改正された電子帳簿保存法（平成28年度の税制改正）に基づき、最近では多くの企業が書類の電子データ化を進めています。 Web請求書システム導入に伴い、電子データ保存に移行することを検討している場合は、その運用について確認します。電子帳簿保存法に対応している一部のシステムでは、書類作成から税務用の保存までのすべての過程をサポートしている場合もあります。

電子帳簿保存法に則り電子データとして保存を希望する場合は、書類の保存方法についてどのような運用を行うか確認しておきましょう。

取引先の利便性と業務フローの確定が重要なWeb請求書

今回ご紹介した5つのステップのうち、特に重要なポイントはステップ1の取引先の承諾を得ることです。Web請求書の導入を成功に導くには、自社の利便性だけにとらわれることなく、取引先の要望を取り入れることが重要です。そのためには早くから準備を始めることが肝となります。

Web請求書システムは、企業の金銭に関わる重要な業務システムです。システム導入後は、取引先や経理担当者が正しく利用できるようサポートや十分な情報連携を行うなど働きかけが必要となります。