Web請求書のギモン一気解決！

Web請求書に関する疑問に回答します！

疑問１．税務関連の事務所に渡す時には印刷しなくてはいけないのですか？

【回答】　不要です。

「税務関連の事務所には紙に印刷して渡す」という法令も指導もありません。
しかしながら「紙でいただかないと当事務所では処理できないので……」という税理士もいます。これは業務フローあるいは電子化のレベルの問題です。あまりないとは思いますが、税務を依頼している税理士が紙で処理すると決めている場合は、従わざるを得ません。

同様に、これもないとは思いますが、税務処理をシステム化していない事務所では紙で出さざるを得ません。頑なに紙にこだわる税理士事務所との付き合いは考え物です。すでに時代も環境も変わっています。

疑問２．社判を捺印しなくてもよいのでしょうか？

【回答】　必要ありません。

発注書、請求書など対外的な各種書類を印刷して、社判を押すのはビジネスでは常識でした。しかし、請求書などをメールで代行する現代、社判の有無は心配になるところです。正式な書類として認められないのではないかと思う方もいることでしょう。

ところが、これはあくまで会社同士のルールであり、法で定められているわけではありません。
一方、従来通り社判が欲しいというのであればAdobe Acrobatの「電子印鑑」機能を使うことができます。印鑑を電子化し、印鑑のイメージを貼ることができます。これを請求書としてメールに添付して発送します。

疑問３．Web請求書の収入印紙はどうすればいいのでしょうか？

【回答】　お客様次第です。

収入印紙とは、国が発行する証憑です。取引によって利益が発生した場合、印紙税を納税するために貼るもので、領収書に貼るケースなどがあります。 収入印紙は、お客様が領収書を必要としなければ、Web請求書に収入印紙を貼る必要はありません。領収書を電子的に発行する場合も、紙媒体ではないということで、収入印紙を貼らなくてもよいと認められています。

疑問４．ファイル形式はどうすればいいのでしょうか？

【回答】　PDFや画像ファイルなど改ざんされづらい形式にします。

専用の販売システムや経理システムを構築する場合は、電子帳簿保存法に対応するシステムを選択します。通常どおり業務を進めていくことで、各種帳簿を電子化して保存できます。

小規模な事業主の場合、Officeアプリケーションのワードやエクセルを利用して、請求書を発行しているかもしれません。

しかし、ワードやエクセルのファイルをメールに添付してそのまま請求書として利用してはなりません。簡単に書き換えられてしまうからです。いったんPDF化することをお勧めします。OfficeアプリケーションにはPDF化の機能が用意されています。プリンターに用意されていることもあります。

疑問５．領収書はどうすればいいのでしょうか？

【回答】　金額に制限なく電子保存できます。

2005年4月から施行された｢e-文書法｣（正式名称は「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」）によって、経理関係の書類をスキャナで電子化して保存できるようになりました。

多くの企業が喜んで制度を導入するかと思われましたが、致命的な2つの制限がありました。1つ目が領収書の金額。記載金額が3万円未満の領収書しか認められていなかったのです。3万円を越えたら従来どおり原本で管理しなければなりません。

2つ目が期間。7日以内に全国1ヵ所で電子化することと決まっていました。全国各地の事業所から受領後7日以内に1ヵ所に集め、スキャニングするというのは現実的ではありません。

このため、この制度を利用する企業はほとんどありませんでした。そこで、2016年3月から規制が大幅に緩和され、金額は無制限、期間は通常の業務処理に要するサイクル（1ヵ月以内）の経過後7日以内となりました。

まとめ～ Web請求書を利用するチャンス到来 ～

規制緩和やビジネス自体の電子化の潮流もあって、Web請求書を検討する企業が増加しています。税務関連のコスト削減や業務効率化のほか、Web請求書はエコにも貢献します。この機会に検討してみませんか。