Web請求書システムの歴史

Web請求書とは？

Web請求書とは今まで紙に出力し、郵送していた請求書の発行とその発送業務を電子化させる手法です。請求書を発行する際に販売管理ソフトやクラウドサービスを用いてそれらに登録した請求データを利用、PDFの電子請求書を発行し、電子請求ツールを活用して電子送付します。

請求書を送付された側には、Web請求書を閲覧するためのURLが届き、Web上で請求書の閲覧・ダウンロードができるという仕組みです。

Web請求書のトレンド

働き方の多様化やそれを後押しするクラウドサービスの普及により、ネットに繋がる環境さえあれば「いつでもどこでも」仕事ができる時代になりました。

そんな時代背景もあり、請求書を作成するうえでも場所や時間にとらわれないWeb請求書は、今の時代に最適なツールでしょう。

Web請求書サービスのトレンドとしては、クラウド型やオンプレミス型などさまざまですが、請求書作成を自動化したり、郵送する場合でも印刷・封入を肩代わりしてくれるなど、業務効率化やコスト削減につながり、またペーパーレスで地球環境に優しい企業のエコ活動を促進するなどメリットも多く、企業に導入されているケースが増加しています。

請求書の電子化が進んだ背景

企業活動などで発生する契約書、請求書などのさまざまな文書には、多種多様な法律によって保存を義務づけられているものがあります。2005年のe-文書法が制定されるまでは、そのような文書はすべて「紙」で保存しなければなりませんでした。

2000年代初頭には情報技術がめざましく発展していくなかで、企業活動の多くの業務もIT化されていきました。その環境下で、紙による文書の保存義務は、経営活動や業務運営の効率化阻害、保管にかかる負担の増大といった多くの課題が生じるようになりました。

このような「文書を紙で保存」するという、時代錯誤な状況を受けて経済界からは「電子保存の範囲を拡張してほしい」という声が数多く聞かれるようになったのです。

国家による文書の電子化の推進

その一方で、IT技術が発展していくなか、以前は難しかった電子化文書の保存を可能にする技術的な基盤が整ってきた背景もあり、2004年にはついにe-文書法立案の指針として「e-文書イニシアティブ」が国家としての企業競争力を高めるためのIT戦略であるe-JAPAN戦略Ⅱへと反映されることになりました。

そうして、翌2005年4月には、法的保存義務のある文書に関しては、原則すべての文書の電子化を容認するe-文書法が施行されることになったのです。

こうした一連の流れが、今では常識となりつつある請求書の電子化の基盤であり、企業間での電子データのやりとりに拍車をかけました。

e-文書法が制定されたことで、いままで紙で保存しなければならなかった文書をスキャニングした電子文書で保存でき、また電子取引の推進により企業間での取引を効率的に行うことが可能になったのです。

企業の電子請求書活用の動向

弊社独自の調査では、中小企業の利用意向が高く、中堅・中小企業で、売上高10〜100億円規模の企業や従業員数101人〜300人の企業では利用に前向きであり、一方で、企業規模が大きくなるほど、利用意向度は減少するようです。

このことは、より効率が求められる中堅・中小企業では請求書の電子化によって業務効率な大幅な改善が期待できるのに対して、大企業がそれに踏み切るためには、大規模なシステムやルール変更が必要となるため、実施に踏み切れないのではないか。という見解があります。

昨今、ますます効率化が求められる企業活動においては、Web請求書導入は今後も増加していくのではないかと予想されます。