「Web請求書を導入する3つのメリット」IT製品の比較・資料請求サイトは「ITトレンド」

紙の請求書によって発生する課題

【課題1】業務効率が悪い

請求書のやりとりを紙で行うことは、余計な手間やコミュニケーションコストをかける要因でもあります。なぜなら、紙で請求書を作成する場合、書類のステータス管理、用紙の出力、封入、宛先の発送、紙文書の保管まで全て自身で作業する場合がほとんどだからです。

また、請求書出力後の入力ミスによって、再度印刷をし直す必要があることや、ミスプリントされた紙の廃棄の問題や繁忙期には請求書を送り忘れるなどもあります。紙での請求書の課題はこうした人為的なミスが発生してしまうことで、単純作業にかかる時間が増え、業務効率が悪くなってしまいます。

【課題2】コストがかかる

1枚の請求書を紙で発行するだけでも、紙・封筒・インク・資材・切手・郵送費などさまざまなコストが掛かっています。こうした、印刷・封入、投函・メール作成などが各部署から何百通、何千通と送られていると考えると、これらは大きなコスト要因と呼べるでしょう。

また、書類作成、保存をするため保存場所を設ける必要もあるので、紙による請求書の発行で人件費もかかりますし、スペースも必要になってしまいます。 こうした課題は多くの企業が抱えていることでしょう。

【課題3】情報漏洩・紛失

紙で請求書を発行、管理することはそれだけ情報漏洩や紛失の危険にさられることにつながります。 例えば、社内でも請求書を出力し、うっかりプリンタに放置したままであったり、取引先から送られてきた請求書を紛失してしまい、再発送を依頼するなどです。

こうした問題は個人の問題だけでなく、会社としての信用を失うことにもつながりかねません。紙による請求書の発行はつねにこうしたリスクと隣合わせの状況なのです。

Web請求書のメリット

こうした紙による請求書発行の課題は、ほぼWeb請求書によって解決できます。ここでは、請求書の電子化によるメリットについて解説します。

【メリット1】業務効率の改善

請求書をWeb上で作成・発行することで、コスト削減につながるだけでなく、業務効率も大幅に改善されます。

今までのようにエクセルに項目や金額を打ち込み、印刷するなどの工数が掛からず、業務工程が少なくなり、請求書作成の時間短縮になります。

また、時間や場所にとらわれず、外出先でもスキマ時間に請求書が作成できるので、時間を効率的に使えます。

【メリット2】印刷・郵送コストの削減

Web請求書を利用することで、印刷代や郵送コストを大幅に削減できることができます。

請求書を紙で印刷する際に必要な、紙代・インク代や、郵送するときにも封筒代・郵送代、さらにはそれらの業務をおこなう人件費が掛かりますが、これらをすべてWeb請求書のサービス上で完結できるので、大幅なコストカットにつながります。

これらのコストを一括して削減できることは、請求書の電子化に踏み切る大きな理由のひとつでしょう。

【メリット3】情報セキュリティへの対応

Web請求書を活用することで、情報のセキュリティ面においてもWeb上で万全なセキュリティで管理できるため、紛失・盗難などの危険性もありません。

Web請求書を活用する際にはクラウド上でデータの保管・保存をおこなうことがほとんどです。

そこで気になるのがセキュリティ対策ですが、「24時間365日の監視体制のもとで、顧客情報や書類データを保管」と記載があるような安全性の高いデータセンターサーバーを使用することや、SSL暗号によって、データの漏洩や盗聴の防止、常時データのバックアップを行うことなどで、大切な請求書のデータもしっかりと守ることができるのです。

請求書は「紙」から「電子」へ

Web請求書を活用することで、紙の請求書を郵送などで送付するよりも大幅な業務効率の改善やコスト削減につながります。ぜひ、現状の経営課題をあぶり出す際には、「請求書を発行する時間とお金に関するコスト」についても見直しをはかってみるべきでしょう。