Ｗeb請求書のメリット・デメリットと選定ポイントをご紹介！

Web請求書システムのおさらいをしよう！

まずはWeb請求書システムについて、概要や機能を理解しておきましょう。

Web請求書システムとは？

Web請求書システムとは、これまで紙で対応していた請求書の発行や郵送を電子化するシステムです。Web請求書を利用することで、請求業務の様々な負担を軽減し、効率化することができます。

請求書の電子化というと、PDFデータを送付するというイメージをもつ方もいるかもしれません。しかし、送付するのは請求書データのURLと閲覧するためのパスワードです。Web請求書システムでは、請求書を作成・保存し、そのデータのURLとパスワードをお客様へメール送信します。受け取った相手は、そのURLからデータをダウンロードし、確認することができるという仕組みなのです。

どんな機能があるの？

Web請求書システムの主な機能をご紹介します。

請求書作成機能

請求書のフォーマットを選択し、請求データをもとに請求書を作成します。取引先に応じて異なるフォーマットでも対応することが可能です。これまで企業ごとにExcel管理していた方法よりも、簡単・スピーディーに作成することができます。また、請求書だけでなく、見積書や納品書なども作成できる機能を備えた製品が多く登場しています。

自動送信機能

取引先を登録し、一括で請求書をメール送信することができます。ただ、取引先によっては、郵送やFAXを指定しているところもあるでしょう。製品によってはメールだけでなく、郵送やFAX代行のサービスを提供しているものもあり、取引先の要望にも柔軟に対応することができます。

顧客登録機能

顧客情報を登録することができます。あらかじめ取引先情報を登録しておくことで、送付業務をスムーズにおこなうことができます。

保管・検索機能

請求書情報をデータとして保管しておくことができます。過去の請求書データを閲覧したい場合でも、検索が簡単におこなえるため作業の効率化に繋がります。また、取引先からの問い合わせにも迅速に対応することができます。

請求書データ化のメリットは？

請求書をデータ化することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは6つご紹介します。

コスト削減

請求書発行には、紙・封筒などの資材や印刷代、切手代などのコストがかかっていました。送付先が多ければ多いほどコストはかさみます。Web請求書システムを導入することで、ペーパーレス化が実現でき、コストを削減することができます。また、請求書発行のための人件費や保存するための物理的スペースも大幅に削減することが可能です。

検索や管理がかんたん

これまでは紙でファイリングしていたため、請求書を探す際に手間と時間がかかっていました。しかし、システム導入によりデータで保管できるため、検索や管理が容易になります。顧客からの問い合わせにも素早く検索・回答が可能することができます。

業務効率化

請求書作成から送付までの一連の流れをシステム化することで、工数を削減でき、大幅な業務効率化が期待できます。また、従来のように郵送で送付していた場合、到着までに時間がかかっていましたが、電子送付することですぐに到着・閲覧してもらうことができます。

紛失などの心配がない

紙での請求書発行では、郵送時の紛失などといったリスクがありました。しかし、すべての請求書情報がセキュアな環境下でデータ化・保存されるため、こうしたリスクを低減することができます。

人的ミスのリスク低減

請求書データの入力や送付先の指定など、これまで人の手でおこなっていた業務には、ミスのリスクが潜んでおり、作業のやり直しなどで業務効率を下げていました。これらの業務がシステム化されることにより、ミスや誤送信などの発生を抑えることができます。

インターネット上であればどこでも作業可能

インターネット環境とPCがあれば、どこでも作業することができます。そのため、在宅勤務者でも対応することができ、多様な働き方に柔軟に対応することが可能です。

知っておきたいデメリット

一方で、導入することのデメリットにはどのような点があるのでしょうか。

インターネット環境が必須

Web請求書システムはインターネットを介してやり取りされます。そのため、自社と取引先の両方でネット環境がないと活用することができません。企業であればほとんど問題はないかもしれませんが、飲食店など店舗にネット環境やPCがない場合は、Web請求書のやり取りは難しいでしょう。

情報漏えいのリスク

多くの製品でセキュリティ対策がされているとはいえ、電子データが第三者に抜き取られる可能性もゼロではありません。情報漏洩が起きた場合は、企業にとっても大きな損害をもたらす可能性があることは理解しておきましょう。

データ化する手間

導入後は効率化できても、これまで保存してきた紙媒体の書類はデータ化が必要となり、その分手間と時間がかかってしまいます。データが膨大な場合は、データ化のする・しないについてや、もしデータ化する場合はどの期間までデータ化するかなどを社内で話し合ったほうがよいでしょう。

改ざんのリスク

第三者による改ざんの危険性があることを理解しておきましょう。そのため、電子データが改ざんされていないことの証明として「タイムスタンプ」を付与するなどの対策も合わせておこなうことをおすすめします。

導入前の注意すべきポイント

実際に製品を導入することになった場合、どのようなポイントに注意すればよいのでしょうか。以下、3つご紹介します。

セキュリティチェックをしておこう

デメリットで前述したとおり電子データの改ざんリスクがあるため、選定の際にはセキュリティ項目を確認しておきましょう。データを管理するデータセンターやサーバーの監視体制や、SSL暗号化などのセキュリティ対策が万全な製品を選定することがポイントです。

システムのカスタマイズが必要か確認しておこう

自社、および取引先の状況を鑑みて、システムのカスタマイズが必要かどうか、事前に確認しておきましょう。自社でシステムを構築するオンプレミス型はカスタマイズを自由におこなえますが、クラウド型だと提供会社のシステムを利用しているため、機能追加やシステム変更が難しい場合があります。カスタマイズが必要な場合は、製品が対応しているかどうかを確認することが重要です。

他システムとの連携が可能か確認しておこう

会計・販売管理システムなどと連携できると、請求額の入力が自動でできるなど、さらに請求書発行を効率化することができます。現在は連携可能な製品が多く登場していますが、念のため確認しておくとよいでしょう。

まとめ

いかがでしたか。請求書発行には多くの手間と時間がかかりますが、Web請求書システムを導入することでえられるメリットを理解いただけたかと思います。導入する際にはデメリットも理解したうえで、自社に最適な製品を選定しましょう。