Web請求書で解決できる6つの課題と導入メリット

Web請求書の6つの課題

顧客への請求書作成、発行業務はどのような企業でも毎月必ず行っている業務です。そして会計や費用に関わる重要な業務です。

• 毎月、請求書の作成業務に追われている。印刷、封入など手間と人件費がかかっている
• 人為的ミスによる誤配送が起こってしまったことがある
• 請求書の作成枚数が多く、印刷・郵送費コストが負担
• 請求額の確定や請求書発行済みなどの進捗状況は、担当者自身でのみ把握している
• 請求書発行後、指定口座への入金額を1件1件照らし合わせて確認している
• 明細書や見積書、納品書など、請求書と同じ金額で似た内容のファイルを複数作っている

このような請求書作成・発行業務における課題を解決するための方法の1つとして、Web請求書システムがあります。

これからご紹介する6つのメリットを持つWeb請求書は、請求書作成・発行業務に関わる課題を解決し、当たり前のように行っていた毎月の業務フローを改善に導きます。

Web請求書システムの6つのメリット

メリット1. データ取り込みで作成業務をスリム化・人件費カット

Web請求書は、請求書作成に伴う手間や労力を大幅に軽減します。Web請求書を導入すると、CSVファイルなどで請求データや支払データを一括で取り込むことで請求書を作成できます。

その後、顧客へメール送信することで発行業務を完結できます。面倒な印刷、封入の手間がなくなり、人件費を大幅にカットできます。

メリット2. システム上のデータ取り込み・顧客登録で人為的ミスを防ぐ

人の手で印刷や封入している場合、人為的ミスを0にすることは難しいものです。Web請求書は、データの取り込みをシステム上で行うため、ミスが発生する頻度を大きく減少させます。また、事前に顧客登録を行うことで送信間違いを防ぐことができ、さらに人為的ミスの可能性を低くします。

もし万が一、間違った請求書を送信してしまうなどの誤配送が起きてしまっても、閲覧できる請求データを随時差し替えが可能なことも、Web請求書のメリットです。

メリット3. メールで請求書を送付することで印刷・郵送費コストを大幅削減

Web請求書は、メールで請求書を配信できるため、印刷や郵送にかかるコストをカットできます。プリンタインク、切手代などがかからないため、Web請求書を利用し始めたときからコスト削減が可能です。 顧客によっては、紙での請求書発行が必須という場合もあるかもしれませんが、その場合も格安で郵送代行を請け負うオプションサービスが用意されています。

メリット4. 請求額確定・請求書発行済など進捗状況の表示

請求書を作成するにあたっては、まずは事前に請求額の確認を顧客へ行うことが一般的です。Web請求書を導入すると、金額を確認済みかどうか、請求書を発行したかどうか、など業務の進捗状況が表示されます。これにより、複数の担当者での情報共有や、全社でその状況を確認でき、業務効率を高めるメリットがあります。

メリット5. 会計ソフトとの連携で、請求額と入金額を自動確認

Web請求書システムの中には、会計ソフトと連携しているシステムがあります。会計ソフトと連携しているWeb請求書を導入すると、請求書を発行すると同時に帳簿へ入力され、入力の手間を減らせます。 また、指定の口座への入金額と請求額を自動的に照らし合わせ、帳簿の消込や未収金といった詳細な対応を行うこともできます。帳簿入力の手間を減らすことにつながる点もメリットです。

メリット6. 請求書だけでなく、明細書や納品書もワンクリックで作成

請求書以外にも、見積書・明細書・納品書・検収書などを発行している企業も多いでしょう。金額や作業内容が同じものについて、それぞれの意図に沿った書類です。 一部のWeb請求書では、一定の項目を入力するとそれらすべての資料をワンクリックで作成できる機能があるシステムもあります。それぞれの資料を作成する負担がなくなり、人件費カットにつながります。

Web請求書でコスト削減を

昨今、法改定により、多くの企業で請求書をWeb化する動きが見られます。Web請求書を導入することにより、人件費・郵送費・印刷費などさまざまなコストをカットできます。 ぜひ一度、Web請求書の導入をご検討してみてはいかがでしょうか。