Web請求の課題と打ち手

Web請求とは、従来の紙による送付ではなく、Webを活用した送付になります。コスト削減や業務効率化を図ることが知られていますが、うまく活用できず導入をあきらめる方もいらっしゃいます。課題に対する理想の打ち手は、送付形態の柔軟性・クラウド化・シンプルなシステムへの変換などがありますが、実際のところ運用がスムーズに行くところは少ないとされています。それでは、どのような課題があるのかご紹介していきます。

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Web請求の課題事例

事例その１

課題

Web請求に移行することで、顧客が離反してしまうのではないか。という不安を持たれるケースがあります。請求書をWeb化するには、自社には明確なメリットがあるものの、顧客側には、一部の取引きだす業務変更を強いられるため、顧客によっては否定的になるのも無理はありません。強引に請求書をWebに移行するやり方は避けるべきでしょう。

解決策

一部の顧客からでも要求された形式で、請求書を郵送やFAXを使用して柔軟に対応する必要があります。そのため、顧客へのやり取りはWebの請求書送付だけではなく、郵送とFAXを混在して使用することも必要でしょう。

しかし、これでは業務が複雑化され、誤送ミス・送付遅れがでてしまうのではないかという懸念があります。

Webからの送付に無理に統一していないことは必要ですが、顧客への説明・交渉を粘り強く続ける必要があります。一定の移行期間を設定することで完全Web化に成功している事例は多くあります。

事例その2

課題

業務の効率を目指そうとしても、かえって現場が混乱してしまう事例があります。取引先の顧客が、Web請求に関して不慣れであるために、習慣的に郵送してこないものは覚えておらず、支払いをついつい後のばしにされてしまうケースがあります。毎度、自社の社員が確認の連絡をすることも可能ですが、手間を考えると確認の連絡も自動で行う必要があります。

解決策

そもそもWeb請求は、ネットワーク環境下ではどこにいても請求書を確認することができます。たとえ、顧客が出張で多忙でいても、出張先からスマホでみることができるのです。

しかし、それでも、ついつい見逃してしまう恐れがあります。経理の方は、過密なスケジュールの方も多いと思います。そのため、アラート機能を利用しましょう。毎月○日には顧客へ確認のメールが送れるようにできます。

このようにして、レスポンスの遅い顧客からの支払いが滞る恐れも少なくなるでしょう。

事例その３

課題: 郵送による請求書送付には慣れているものの、Webを通じた請求書送付は未経験のため、不安がある場合もあるでしょう。導入後、請求書のレイアウト・定義をするスタート段階からで四苦八苦し、請求データを変換することができない、PDF化するための設定が難しい、などもあるでしょう。自社のWeb請求の理解が浅いため、取引先にWeb化への変更も理解されず、導入したものの活用が進まないこともあるでしょう。

解決後

請求書のフォーマット変換などができない場合、導入後もサポートをしてくれる業者を選びましょう。近年では、運用がスムーズに行くまで手厚いサポートサービスを提供するところも多くなっています。画面共有でのレクチャー、現場での相談、説明会など開いてくれる場合もあります。

まとめ　Web請求書の理解、そして導入へ

Web請求のシステムの現状の課題を理解していただけたでしょうか。送付形態の柔軟性・アラート機能の活用・サポート支援を受けるといった解決策を紹介しました。

選定の際には自社の状況をまず理解しておくとよいでしょう。事前に、顧客がどの程度紙媒体でこだわっているのか、現状どのくらい支払いの延滞があるのか、自社のWebリテラシーはどの程度のものなのかなどです。自社によりあった請求書をWeb化する移行ステップを考えてください。

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