シフト管理・人員計画（WFM）システムのメリット

シフト管理・人員計画システム導入前の企業が抱える課題

シフト管理・人員計画システム導入前の企業が、抱えている課題には主に以下のようなものがあります。

• スタッフの最適配置ができておらず、シフトに欠員が生じている
• シフト管理を紙ベースで行っており、シフト全体の管理が不十分かつ不正確である
• スケジューリングがいい加減で、パートスタッフに時間外給与を払い過ぎている
• 過去のデータが蓄積されてなく、合理的なシフト計画が立てられていない

シフト管理は企業の収益・利益に直接影響を与えます。シフト管理・人員計画システムを導入することでこうした課題を克服し、さまざまなメリットが得られるようになります。以下に詳細を解説しています。

シフト管理・人員計画（WFM）システムの導入メリット

導入メリット1．スタッフの最適配置が可能になる

■スタッフの最適配置

シフト管理・人員計画システムで得られる最大のメリットはスタッフの最適配置が可能になることでしょう。最近のシフト管理・人員計画システムでは時間毎の来店客予測等の営業中の繁忙バランスを予想し、最繁忙期に最適スタッフを配置するといった機能を提供するものもあります。特にある程度の専門性が求められる部署においては、最繁忙期に優秀なスタッフを配置することにより業務の最適効率化を実現し、同時に顧客満足度を向上させることが可能になります。

■部署間でのスタッフのやりとりや告知メールの送信も

シフト管理・人員計画システムを導入することで、例えば部署間でスタッフをやりとりし、余剰スタッフを足りない部署に配置するといったユニット連携を図ることもできます。また、シフト管理・人員計画システムの中には配置するスタッフに求められる知識やスキルをあらかじめ登録しておき、必要な人材が足りない場合に自動的に候補者へ告知メールを送信することが可能なシステムもあります。

導入メリット2．シフト表・スケジュール表を自動生成

最近のシフト管理・人員計画システムは、管理者が専用の管理者画面にログインして管理するため、管理者は紙によるシフト管理から解放されるでしょう。また、多くのシフト管理・人員計画システムはオンラインでスタッフのシフトとスケジュールを自動生成し、稼働状況がリアルタイムでわかるようになっています。

シフト管理・人員計画システムを導入することで管理者は従来求められていた煩雑な管理業務から解放され、より生産性の高い業務に時間を投じることができるでしょう。

さらに、最近のシフト管理・人員計画システムはクラウドベースで提供されるものも増えてきており、これを導入することで管理者は社内のパソコンやサーバーに管理ソフトをインストールする必要がなくなります。物理的なサーバも必要なく、バックアップ等のメンテナンスも必要なく運用することが可能になります。

導入メリット3．オペレーションコストの削減

シフト管理・人員計画システムの導入により、オペレーションのスタッフ配置が最適化されるため、結果的にオペレーション全体のスタッフにかかる人件費が削減される可能性もあります。特にコールセンターのようにオペレーションコストの人件費率が高い部署においてはシフト管理・人員計画システムの導入による高いコスト削減効果が期待されます。また、余剰人員を他の部署に振り分けることにより、従業員の労働生産性を全社的に高めることが可能になります。

導入メリット4．コンプライアンスの順守

シフト管理・人員計画（WFM）システムによっては、たとえば小売りチェーン店を想定した場合、スタッフのシフト管理にシフト管理・人員計画システムを導入し、15分刻みでスケジューリングを行い、すべてのスタッフが一週間に40時間以上の労働時間を上回らないように管理する、といったことが可能になります。

これにより、同チェーンではスタッフへの時間外労賃の支払いを防止し、同時に労働に関する法令順守というコンプライアンスを実現することができます。こうしたメリットは、飲食店や小売店といった、スタッフの勤怠管理と給与システムが連動している業態においては特に大きく享受できるでしょう。

シフト管理・人員計画システムを導入する大きなメリットは、自社の人的資源を最適に活用し、その結果オペレーションコストを最適化し、顧客満足度を向上させ、得られたアイドルタイムをより生産性の高い分野に投入できるようになることです。自社の生産性を高め、会社全体で創るバリューを最大化させるために、シフト管理・人員計画システムの導入は非常に効果的であるといえます。