稟議を効率化する方法とは？承認を得るための書き方やシステムを紹介

稟議書の作成・承認を効率化する方法とは？

稟議書の作成や承認を効率化するにはどうすればよいのでしょうか。

１．稟議書を電子化する

稟議書を電子化することで、紙のように物理的に移動させる手間がなくなります。稟議書に記入する際も電子上であれば簡単です。仮に稟議書の内容にミスが見つかっても、修正にあまり時間がかかりません。

また、決裁後の書類の管理も、今まで以上に正確に素早くできます。電子化によって申請者・承認者・決裁者だけでなく管理者の負担も軽減できるでしょう。

稟議書の電子化については以下の記事で詳しく紹介しています。

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２．ワークフローシステムを導入する

ワークフローとは、業務の一連の流れのことです。そして、ワークフローシステムを使えばこの一連の流れを電子化し、自動化できます。

稟議書の処理にワークフローシステムを使うと、次に誰が稟議書に目を通すのか、誰が承認を下すのかといったことを明確にした上で、そのやり取りをシステム上でいつでもどこでも処理できます。

スマートフォンやタブレットに対応したシステムもあるため、物理的な場所を選ぶことなく稟議書を確認・承認できます。

以下の記事では、オススメのワークフローシステムをご紹介しています。具体的なシステムを知りたい方はぜひクリックしてご覧になってみてください。

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稟議書の作成・承認が非効率になりやすい理由

稟議書の作成や承認は非効率になりがちだといわれています。その理由について見ていきましょう。

１．複数人の承認を得る場合は根回しが必要

スムーズな承認を得るためには、根回しをしておく必要があります。稟議書を送るだけで承認を得られればそれが一番早いのですが、もしその結果不利益が生じてしまったら、承認した人物も責任を負うことになります。そのため、責任者は安易に承認できません。

しかし、前もって根回しをしておくことで責任者に納得してもらいやすくなります。あらかじめ少しでも稟議書の内容を伝えておけば、いきなり稟議書を送ってこられるよりも承認しやすくなるでしょう。特に複数人の承認が必要な場合は、全員に速やかに納得してもらえるよう根回しをしておくことが大切です。

２．承認を得るために時間がかかり意思決定が遅れる

稟議書に承認をもらうには、時間がかかります。複数人から承認印を押してもらうためには、その責任者に順番に稟議書を回していかなければなりません。小規模な企業であればあまり問題になりませんが、大規模企業では責任者がそれぞれ散在していることもあり、全員が稟議書に目を通すだけでも多くの時間を要してしまいます。

３．時間をかけたからとって必ず承認されるわけではない

稟議書に目を通してもらうだけでも時間がかかります。それによって確実に承認されるわけではありません。仮に稟議が承認されたとしても、さらにその後の決済で承認されなければ、結局物品やサービスを購入できません。時間をかけてもすべて徒労に終わる可能性があり、非効率的です。

稟議書の作成・承認を効率的にする３ステップ

稟議書の作成や承認を効率的に行うためには、どのようなステップを踏めば良いのでしょうか。

１．承認を得るために十分な情報を準備する

稟議書は責任者を説得するための書類です。そして、説得するには相応の情報が必要となります。特に、責任者が業務内容に詳しくない場合は注意しましょう。業務に直接関わりのない人物が見ても分かるように、情報を補足して稟議書を提出しましょう。

２．情報を定期的に発信し稟議が承認される状況をつくる

稟議書をいきなり送るより、あらかじめ稟議書の内容に関する情報を発信しておいたほうが、よりスムーズに承認されます。どのような業務で何が必要なのか、またそれはなぜなのかといったことを、普段から発信しましょう。承認する責任者はあらかじめ多くの情報を知らされていたほうが安心して承認できるはずです。

また、稟議書を送る前に一言伝えておくのもよいでしょう。前もって知らせておくことで、物事が順調に進んでいる印象を与えられます。

３．社内コミュニケーションを通して信頼関係を築く

責任者は稟議書に承認印を押すとき、稟議書の内容だけを見ているのではありません。同じ内容の稟議書であっても、それを提出した社員が信頼のおける人物であるほうが、安心して承認できるでしょう。 相手を説得するうえで信頼関係は切っても切れない存在です。普段から積極的にコミュニケーションをとり、信頼関係を構築しておきましょう。

承認を得やすい稟議書を作成するポイント

承認を得やすい稟議書を作成するとき、どのようなことを意識すればよいのでしょうか。

誰でも理解できるよう具体的な背景や経緯も説明する

稟議書には、なぜその物品やサービスが必要なのか、どのような経緯で購入を考えたのかを記載しましょう。購入・導入の必要があることをうまく伝えられるかどうかが鍵になります。責任者が稟議書の内容に納得し、安心して承認できるよう心がけることが大切です。

情報と論理を使い簡潔な文章を心がける

文章でだらだらと説明し、何を言いたいのか分からない稟議書にならないよう気を付けましょう。 文章は簡潔で分かりやすく書くことが大切です。目的や金額、日程など必要な項目を簡潔に盛り込みます。箇条書きを利用するなど、視覚的に分かりやすくする工夫も良いでしょう。

また、数値の上手な活用も有効です。物品の導入によって業務に要する日数を○○日短縮できるなど、具体的な数値を見せることで納得してもらいやすくなります。

かける費用と見込まれる効果を明確にする

責任者が稟議書を承認するとき不安に思うのが、承認したことによって不利益が生じないかということです。もし結果的に会社にとって不利益が生じた場合、その責任は稟議書を承認した責任者も負うことになるからです。そのため、稟議書にはどのくらいの費用がかかり、その結果どのような効果が得られるのかを明記しましょう。

稟議書の書き方をもっと知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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稟議書を効率化してビジネスを加速させよう！

稟議は日本の企業に根付いた文化として重要な役割を担っていますが、非効率な側面があるのも確かです。効率的に稟議処理ができれば、企業における意思決定がよりスムーズになり、社内全体の業務効率の向上に繋がるでしょう。

稟議書の効率化には、ワークフローシステムを使った電子化が非常に有効です。ぜひ自社に合ったシステムを導入して、ビジネスを加速させてみてください。

ワークフローシステムは、以下の記事で詳しくご紹介しています。

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