稟議を効率化する方法とは？承認を得るための書き方やシステムを紹介

稟議書とは？

稟議書とはどのようなものなのでしょうか。

経費で物品の購入・システムの導入許可を得るために利用する文書

稟議書は、業務で必要になる物品やサービスを経費で購入する際、企業の責任者からその許可をもらうための書類です。いつ何がどのように必要なのか、どのくらいの費用がかかるのかなどを記載し、責任者から承認印をもらいます。企業の総意を確認するための手続きといえるでしょう。

稟議書は日本の会社で多く採用されている

海外にも稟議書はありますが、多くの責任者の承認をもらわなければならないのは日本特有の様式といえます。海外では稟議書を提出した社員本人が属する部署などで承認を受ければよいのに対し、日本の企業では多くの責任者から承認を得る必要があります。つまり、日本の稟議書は企業の総意として意思決定するための方法といえるでしょう。また、あらかじめ決まっている事項について改めて稟議書で承認を行うことも多いです。そのため、情報が上手く伝わっているか、計画が順調に進んでいるかを確認する方法ともいえるでしょう。

稟議書の作成・承認が非効率になりやすい理由とは？

稟議書の作成や承認は非効率になりがちだといわれています。その理由について見ていきましょう。

理由１．複数人の承認を得る場合は根回しが必要

スムーズな承認を得るためには、根回しをしておく必要があります。稟議書を送るだけで承認を得られればそれが一番早いのですが、もしその結果不利益が生じてしまったら、承認した人物も責任を負うことになります。そのため、責任者は安易に承認できません。

しかし、前もって根回しをしておくことで責任者に納得してもらいやすくなります。あらかじめ少しでも稟議書の内容を伝えておけば、いきなり稟議書を送ってこられるよりも承認しやすくなるでしょう。特に複数人の承認が必要な場合は、全員に速やかに納得してもらえるよう根回しをしておくことが大切です。

理由２．承認を得るために時間がかかり意思決定が遅れる

稟議書に承認をもらうには、時間がかかります。複数人から承認印を押してもらうためには、その責任者に順番に稟議書を回していかなければなりません。小規模な企業であればあまり問題になりませんが、大規模企業では責任者がそれぞれ散在していることもあり、全員が稟議書に目を通すだけでも多くの時間を要してしまいます。

理由３．時間をかけたからとって必ず承認されるわけではない

稟議書に目を通してもらうだけでも時間がかかります。それによって確実に承認されるわけではありません。仮に稟議が承認されたとしても、さらにその後の決済で承認されなければ、結局物品やサービスを購入できません。時間をかけてもすべて徒労に終わる可能性があり、非効率的です。

稟議書の作成・承認を効率的にするステップは？

稟議書の作成や承認を効率的に行うためには、どのようなステップを踏めば良いのでしょうか。

ステップ１．承認を得るために十分な情報を準備する

稟議書は責任者を説得するための書類です。そして、説得するには相応の情報が必要となります。特に、責任者が業務内容に詳しくない場合は注意しましょう。業務に直接関わりのない人物が見ても分かるように、情報を補足して稟議書を提出しましょう。

ステップ２．情報を定期的に発信し稟議が承認される状況をつくる

稟議書をいきなり送るより、あらかじめ稟議書の内容に関する情報を発信しておいたほうが、よりスムーズに承認されます。どのような業務で何が必要なのか、またそれはなぜなのかといったことを、普段から発信しましょう。承認する責任者はあらかじめ多くの情報を知らされていたほうが安心して承認できるはずです。 また、稟議書を送る前に一言伝えておくのもよいでしょう。前もって知らせておくことで、物事が順調に進んでいる印象を与えられます。

ステップ３．社内コミュニケーションを通して信頼関係を築く

責任者は稟議書に承認印を押すとき、稟議書の内容だけを見ているのではありません。同じ内容の稟議書であっても、それを提出した社員が信頼のおける人物であるほうが、安心して承認できるでしょう。 相手を説得するうえで信頼関係は切っても切れない存在です。普段から積極的にコミュニケーションをとり、信頼関係を構築しておきましょう。

承認を得やすい稟議書を作成するポイントは？

承認を得やすい稟議書を作成するとき、どのようなことを意識すればよいのでしょうか。

ポイント１．誰でも理解できるよう具体的な背景や経緯も説明する

稟議書には、なぜその物品やサービスが必要なのか、どのような経緯で購入を考えたのかを記載しましょう。購入・導入の必要があることをうまく伝えられるかどうかが鍵になります。責任者が稟議書の内容に納得し、安心して承認できるよう心がけることが大切です。

ポイント２．情報と論理を使い簡潔な文章を心がける

文章でだらだらと説明し、何を言いたいのか分からない稟議書にならないよう気を付けましょう。 文章は簡潔で分かりやすく書くことが大切です。目的や金額、日程など必要な項目を簡潔に盛り込みます。箇条書きを利用するなど、視覚的に分かりやすくする工夫も良いでしょう。 また、数値をうまく活用しましょう。物品の導入によって業務に要する日数を○○日短縮できるなど、具体的な数値を見せることで納得してもらいやすくなります。

ポイント３．かける費用と見込まれる効果を明確にする

責任者が稟議書を承認するとき不安に思うのが、承認したことによって不利益が生じないかということです。もし結果的に会社にとって不利益が生じた場合、その責任は稟議書を承認した責任者も負うことになるからです。そのため、稟議書にはどのくらいの費用がかかり、その結果どのような効果が得られるのかを明記しましょう。

稟議書の作成・承認を効率化する方法とは？

稟議書の作成や承認を効率化するにはどうすればよいのでしょうか。

方法１．稟議書を電子化する

稟議書を電子化することで、紙のように物理的に移動させる手間がなくなります。稟議書に記入する際も電子上であれば簡単です。仮に稟議書の内容にミスが見つかっても、修正にあまり時間がかかりません。稟議書を作成する側と承認する側の双方が時間を短縮できるでしょう。

方法２．ワークフローシステムを導入する

ワークフローとは、業務などの一連の流れのことです。そして、ワークフローシステムとは一連の流れをコンピュータで管理するためのシステムです。稟議書のワークフローシステムにおいては、次に誰が稟議書に目を通すのか、誰が承認を下すのかといったことを管理できます。

スマートフォンやタブレットに対応したシステムもあるため、物理的な場所を選ぶことなく稟議書を確認・承認できます。

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稟議書の作業を効率化するワークフローシステムにはどのようなものがあるのでしょうか。ITトレンドでおすすめの製品を３つ紹介します。

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まとめ：稟議書を効率化してビジネスを加速させよう！

稟議は日本の企業に根付いた文化として重要な役割を担っていますが、非効率な側面があるのも確かです。その効率を高められれば、企業の意思決定がよりスムーズになるでしょう。稟議書の効率化は、稟議の電子化やワークフローシステムの導入によって可能です。ぜひ自社に合ったシステムの導入を検討し、ビジネスを加速させてみてください。