サテライトオフィスにおける課題は？ワークフロー改善の方法も紹介！

サテライトオフィスにおける課題は？

近年、本社とは離れた場所に構えるサテライトオフィスの利用が注目されています。しかし、いくつかの課題もあります。ここでは３つ見ていきましょう。

コミュニケーションの機会促進

サテライトオフィスは地理的に本社とは離れています。そのため、本社とサテライトオフィス間でのコミュニケーション不足の解消が課題となります。

最近ではWeb会議システムなどの利用も普及し、遠方でもスムーズに連絡を取れるようになりました。しかし、同じオフィスで働くのと同様にはいきません。意識的に連絡を取るようにしなければ、コミュニケーション不足が生じる可能性があります。

また、都市部から離れた場所のサテライトオフィスでは、手に入る情報量が少なくなるのも問題です。インターネットによる情報収集が可能とはいえ、セミナーや研修は都市部や本社で行われるのが一般的だからです。

セキュリティの確保

一口にサテライトオフィスと言っても、その形態にはいくつかの種類があります。そして、その中でセキュリティ面に気をつけなければならないのが、シェア型のサテライトオフィスです。

シェア型のサテライトオフィスは、複数の企業や個人がワークスペースを共用する形態で利用します。そのため、セキュリティに十分な配慮をしていなければ、社外の人物に情報が漏れるリスクがあります。

たとえば、パソコンの画面を覗き見られたり、電話の声を聞かれたりしないように注意しなければなりません。多くのサテライトオフィスでは鍵付きの個室や防音室を使えますが、小さな油断が大きな損失を招きかねません。

あらかじめ利用方法を決めておくなど、情報漏洩のリスクを最小限にする工夫が必要になるでしょう。

ワークフローの迅速化

サテライトオフィスで働く場合、本社で働くよりもワークフローが遅くなりがちです。

たとえば、本社にいるのであれば書類の提出はそのオフィスでできます。しかし、サテライトオフィスにいる場合は直接持って行ったり郵送したりしなければなりません。必然的にやり取りが遅くなり、業務の迅速性が損なわれることになります。

サテライトオフィスの利用でも支障が出ないように、ワークフロー全体を見直す必要が生じるでしょう。

課題を解決する「ワークフローシステム」とは？

ワークフローを迅速化するうえで有効なのが、ワークフローシステムです。これは、ワークフローの流れの一部を自動化するITシステムです。

たとえば、申請書の作成や提出をシステム上で一括して行えます。紙に印刷したり、手書きで記入する手間が要りません。また、申請した書類はあらかじめ設定しておいた流れに従って担当者に渡っていきます。

そのほかにも、製品によってさまざまな便利機能を備えています。システムの導入により、自社のビジネスを全体的に加速できるでしょう。

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ワークフローシステム導入のメリットは？

続いて、ワークフローシステムの導入によって得られる具体的なメリットを解説します。

申請業務の円滑化

紙の書類で申請をやり取りする際に問題となるのが、担当者の不在などで流れが滞ることです。仕方のないこととはいえ、これによる遅延は企業の意思決定を鈍くする大きな要因となります。

ワークフローシステムを導入すればこの問題を解決できます。システム上で操作できるため、担当者がオフィスにいる必要はありません。タブレットやノートパソコンを使い、出張先からでも承認が可能です。

また、申請書を提出した後に、今誰が確認しているのか分からないという問題も解決できます。システム上では手続きのフローをリアルタイムで可視化できるため、承認を待つ間のストレスも軽減するでしょう。

内部統制の促進

紙の書類では、担当者不在時にほかの社員が捺印したり口頭だけで許可したりし、あとでトラブルになることがあります。これらは、いつ誰が何の手続きに関わったのかが不透明なために生じる問題です。

ワークフローシステムの導入によってこれらの問題を回避できます。システム上での申請や承認は、担当者本人にしかできません。いつ誰が何をしたのかが明確化されるため、慣れ合いによるトラブルが生じにくくなります。

また、仮に問題が起きてもシステム上の履歴から状況を確認できます。これらの特徴により、ワークフローシステムの導入は内部統制の観点からも有益といえるでしょう。

ワークフローを見直し、サテライトオフィスの業務を改善！

サテライトオフィスでは、本社での業務と比べて、以下の課題がより重要になります。

• ■コミュニケーション促進
• ■セキュリティ確保
• ■ワークフロー迅速化

ワークフローを迅速化させるには、ワークフローシステムの導入が有効です。以下のメリットを得られます。

• ■申請業務の円滑化
• ■内部統制の促進

この機会にワークフローシステムの導入も視野に入れて、サテライトオフィスでの業務円滑化を目指してはいかがでしょうか。