上場準備にワークフローの見直しが必要？システム導入例も紹介

上場準備におけるワークフロー見直しの重要性

まずは、上場を見据えたとき、ワークフローの見直しがなぜ重要なのか見ていきましょう。

内部統制の強化

上場審査の際、企業内容やリスク情報開示の適切性、企業経営の健全性、事業計画の合理性、といった適格要件を満たす必要があります。つまり、企業内で何が行われているか明確にし、内部統制を強化しなければなりません。

もし、内部統制が機能していない場合、不適切な会計処理が行われたり、内部不正によるデータ改ざん事件が発生したりする可能性があります。こうした不正はワークフローが原因であることが大半です。

ワークフローとは、業務手続きにおける一連の流れを指します。たとえば、備品の発注業務においては、現場の社員が注文したい旨を申請し、直属の上司や管理部長の承認を得て、総務が発注を行います。

申請内容によっては、承認の人数やステップが増え、ワークフローは複雑化するでしょう。そうなれば、事務処理のミスはもちろん、悪意に基づく不正が発生しやすくなるため、ワークフローの見直しが重要です。

上場申請に必要な書類の管理

上場審査では、膨大な量の書類を提出する必要があります。その際、財務諸表など過去の決裁書類をまとめた上場申請書も作成し、承認を得てから提出します。上場申請書は正確性が求められ、全社的な協力体制のもと早期に作成しなければなりません。

しかし、紙文書でワークフローを運用している場合は文書管理が煩雑で、必要な情報をすぐに引き出せなかったり、上司の不在により承認スピードが遅くなったりします。これでは、上場申請書の完成までに時間と手間がかかってしまいます。

膨大な量の決裁書類を管理し、スピーディーに上場申請書を完成させるには、ワークフローの見直しが必要です。さらに、ワークフローをシステム化すると効率が上がるでしょう。

上場準備にワークフローシステムを活用するメリット

ワークフローシステムとは、申請・決裁業務をシステム化し、業務効率化を図るツールのことです。では、上場準備にワークフローシステムを活用すると、どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

決裁権限が明確になる

ワークフローシステムを活用する前に決裁権限などを設定します。しかし、決裁までのフローやルールが決まっていないと、誰に決裁権限を付与すればいいかわからず、運用がうまくいきません。

要するに、システムの活用をきっかけに、曖昧だった決裁までのフローやルールを見直すことができるのです。見直しの結果、決裁権限が明確になり、システム上で正しく運用されます。

特に決裁権限の明確化は、内部統制の強化において重要であり、上場審査でプラス評価になるでしょう。

承認履歴が明確になる

上場審査では業務プロセスも審査対象になります。ワークフローシステムを活用すれば、申請・決裁業務を効率化するだけでなく、そのプロセスを記録として残せます。どの担当者がいつ承認・決裁したのかを明確に履歴を残すことで、内部統制の強化につながります。

さらに承認履歴から、無駄なプロセスがなかったか、など問題点を見つけて改善に活かせるでしょう。

書類検索が容易になる

先述したとおり、上場申請書を作成する際に、過去の決裁書類が必要になります。

しかし、紙文書で申請・決裁業務を行っている場合、該当書類を探し出すのに苦労するでしょう。文書管理されていれば良いのですが、書類の量が多いとそれは困難です。

そういった課題は、ワークフローシステムで解決できます。決裁書類は電子データとして記録され、システム上で文書管理された状態になります。

さらに、文書管理されたことで、書類の検索がしやすくなります。日付や担当者などで検索条件を絞れば、該当書類を見つけることは容易です。検索性の向上により、上場申請書の作成がスムーズになるでしょう。

ワークフローシステムの導入事例

上場準備にワークフローシステムを活用する際は、他社の導入事例を確認しておくと実際の運用をイメージしやすいでしょう。導入事例を2つ紹介します。

申請・決裁業務の正確性が向上し、内部統制を強化

A社では上場を考えていましたが、必要な承認者を飛ばして決裁されたり、申請書類を紛失したりという問題がありました。

そこで、決裁フローを正確にするため、ワークフローシステムを導入しています。決裁権限を事前に設定し、誰が何を行ったのか履歴を残せます。

その結果、上場審査に必要な内部統制を強化でき、決裁完了までスムーズになりました。今まで２週間かかっていた処理が３日で済むこともあり、大幅な業務改善を実現しています。

紙文書での管理を廃止し、業務スピードが向上

B社では、紙文書による申請・決裁業務が煩雑化していることが課題でした。

申請書を印刷・回覧して、決裁後はスキャンした電子データをファイルサーバに保管し、原本はキャビネットで保管していたのです。さらに、決裁を集約しているのが遠隔地であったため、申請書を郵送し、決裁完了までに時間がかかっていました。

そこでワークフローシステムを導入したところ、ペーパーレスが実現し、申請書の印刷や郵送・保管の手間を省けました。その結果、決裁完了までの時間は半減し、上場準備など別の業務に集中することができています。

上場準備にワークフローシステムを活用し、審査へ備えよう！

上場審査を通過するためには、内部統制の強化が求められます。また、上場申請に必要な書類は多く、決裁書類の管理や上場申請書の作成をしなければなりません。

ワークフローシステムを活用すれば決裁権限や承認フローが明確になり、内部統制を強化ができます。さらに決裁書類の検索性が増し、上場申請書の作成がスムーズです。

上場準備にワークフローシステムを活用し、審査に備えましょう。